地方文獻(xiàn)管理

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1.地方文獻(xiàn)呈繳制度難以全面實(shí)施，須輔以多種措施給予扶持

為做好我市地方文獻(xiàn)征集工作，市政府于1980年批轉(zhuǎn)了市文化局《關(guān)于進(jìn)一步做好地方文獻(xiàn)資料征集工作的告》，作為正式文件發(fā)至全市各單位。該文件的下達(dá)，使我市地方文獻(xiàn)征集工作有了制度保障，并得到不少單位的支持。

但是，一方面由于該文件可操作性差，無(wú)監(jiān)督檢查措施加以配套，更無(wú)處罰措施可言；另一方面，部分單位對(duì)地方文獻(xiàn)征集工作不重視，呈繳意識(shí)和責(zé)任感淡薄，非凡是在近年市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)大潮的沖擊和影響下，一些單位更以“不能白給”為理由不再向我館呈繳有關(guān)文獻(xiàn)資料，這就給呈繳制度的全面實(shí)施帶來(lái)了較大的困難。最近我們擬由市政府再度發(fā)文重申其意義及有關(guān)制度。有同志提出：能否爭(zhēng)取在該文件中加入有關(guān)檢查、監(jiān)督乃至處罰等內(nèi)容，從而使該制度帶有地方法規(guī)的性質(zhì)。但在現(xiàn)階段條件還尚未成熟，主要是受社會(huì)法制環(huán)境發(fā)展程度的制約。目前在許多有法可依的重要領(lǐng)域中，由于多種原因，都還未能進(jìn)入正常的法制軌道，迄今我國(guó)的圖書(shū)館法都還尚未問(wèn)世。所以，在地方文獻(xiàn)征集工作一方面有了制度保障，而另一方面又未能實(shí)現(xiàn)法制化的情況下，圖書(shū)館自身應(yīng)想方設(shè)法，從多方面來(lái)推動(dòng)地方文獻(xiàn)征集工作的正常開(kāi)展。為此，我們采取了如下措施、盡量選用熟悉采訪業(yè)務(wù)、公關(guān)能力強(qiáng)、態(tài)度和藹、勤講、勤跑的同志擔(dān)任該項(xiàng)工作。在進(jìn)行征集采訪活

動(dòng)時(shí)要不失時(shí)機(jī)和不厭其煩地做好宣傳工作，爭(zhēng)取得到更多單位和個(gè)人的理解和支持；還要注重處理調(diào)節(jié)好圖書(shū)館與被征集單位和個(gè)人的公共關(guān)系。

、每隔一段時(shí)間以本館名義由地方文獻(xiàn)室組織召開(kāi)一次五、六十人參加的座談會(huì)。邀請(qǐng)與會(huì)的來(lái)賓主要有：地方刊的編輯者，各大單位負(fù)責(zé)資料交換的同志、有重要著述的地方。這樣的座談會(huì)我們于1992年初開(kāi)過(guò)一次，效果很好。來(lái)賓們紛紛表示理解和支持，還提了不少建設(shè)性意見(jiàn)，不少刊物負(fù)責(zé)人和地方也希望通過(guò)圖書(shū)館擴(kuò)大他們出版物的影響和知名度，我們也作了積極的答復(fù)。從那以來(lái)，與會(huì)來(lái)賓所在單位向我們呈送的36種期刊，除6種因故?？?，至今沒(méi)有中斷過(guò)。與會(huì)的地方也一直主動(dòng)給館里贈(zèng)予自己的著作。

、面向全市編印地方文獻(xiàn)目錄。我館歷史文獻(xiàn)部曾與市社科聯(lián)、市文聯(lián)等學(xué)術(shù)團(tuán)體合作，先后編印出版了《柳州社會(huì)科學(xué)著述目錄》和《柳州市文學(xué)工作著述名錄》。近年來(lái)，我們又著手編印《柳州地方刊、圖書(shū)目錄》、《收錄館藏地方刊250余種，圖書(shū)近千種），以向全市公布我館多年來(lái)地方文獻(xiàn)征集工作的成果。我們從1992年下半年起進(jìn)行該《目錄》初編工作，并將其信息致函給有關(guān)單位或個(gè)人后，兩個(gè)月內(nèi)就收到了過(guò)去己出版但為我館所缺藏的地方圖書(shū)78種、期刊27種，并要求補(bǔ)入該《目錄》中，這樣的效應(yīng)，顯然是館內(nèi)諸目錄難以辦到的。

、為了有利于地方文獻(xiàn)征集工作的開(kāi)展，我

們規(guī)定：對(duì)那些長(zhǎng)期與地方文獻(xiàn)室合作，主動(dòng)向我館呈送該單位出版物的單位、其查閱費(fèi)可適當(dāng)減免。這一舉措雖使我們少了些進(jìn)款，但卻加強(qiáng)了我們同許多單位的合作關(guān)系，如市志辦、市黨史辦、市文聯(lián)、市社科聯(lián)等單位團(tuán)體不但一貫按期呈送它們出版的書(shū)刊資料，而且還經(jīng)常將他們得到的其他地方著述及出版物轉(zhuǎn)送我們。對(duì)于積極捐贈(zèng)地方圖書(shū)資料的個(gè)人，我們也擬發(fā)給優(yōu)惠卡，憑此證亦可優(yōu)惠查閱館藏地方文獻(xiàn)資料。

、由地方政府批轉(zhuǎn)的關(guān)于地方文獻(xiàn)工作的文件，作為地方文獻(xiàn)征集工作的制度保障，其根本要求和核心內(nèi)容就是四個(gè)字——“無(wú)償呈繳”。但不照此辦理的單位并非個(gè)別。對(duì)此，我們的做法大體是：凡單位出版物，一概動(dòng)員按制度無(wú)償呈繳，不成，也盡可能不向該單位花錢購(gòu)買，而采用其他途徑：首先，向其兄弟單位或上級(jí)部門打聽(tīng)了解，并憑借我們與許多單位建立的良好的人際與協(xié)作關(guān)系，通過(guò)他們?nèi)ニ魅』蚴撬麄兪稚嫌卸嗟木透纱嘤伤麄兯徒o我們一個(gè)復(fù)本，“曲線征集”；其次，假如是正式出版物，已由采編部訂購(gòu)或已在其他部門入藏的，也可從館里調(diào)撥一個(gè)復(fù)本入地方文獻(xiàn)室，而不另向編書(shū)單位購(gòu)買；其三，以我們手上把握的而又為該單位所需的館藏復(fù)本，交換回需要征集的文獻(xiàn)資料。總之，凡我市現(xiàn)行公費(fèi)出版物，我們都是盡量想方設(shè)法而且基本上做到是靠非購(gòu)買方式征集到手。這樣做的主要目的并不是為了節(jié)約幾個(gè)錢，而是要維護(hù)地方文獻(xiàn)呈繳制度的權(quán)威性。雖然目

前該制度并不具備法規(guī)性質(zhì)，而且實(shí)行起來(lái)還有諸多阻力，但這是根本路子，不容動(dòng)搖。以上“曲線征集”、資料互換等可算是折衷的辦法，目前尚實(shí)用；但動(dòng)輒花錢向有關(guān)單位購(gòu)買其出版物，等于是圖書(shū)館自己認(rèn)可人家對(duì)呈繳制度的否定，其他正常呈繳的單位也會(huì)有看法。為長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)，這樣的口子還是盡量不開(kāi)的好。

對(duì)收集地方文獻(xiàn)的專用經(jīng)費(fèi)，我們打算主要用在兩個(gè)方面：一是對(duì)缺藏的年代已久的重要地方文獻(xiàn)的收購(gòu)和復(fù)制，包括從外地圖書(shū)館購(gòu)入建國(guó)前柳州地方刊的復(fù)印件和縮微膠片等：二是對(duì)個(gè)人自費(fèi)出版而又于本部門有收藏意義的出版物或較重要的家藏文獻(xiàn)，如該人提出有償條件，也可酌情從此經(jīng)費(fèi)中支出。

2、地方文獻(xiàn)出版信息零亂散缺，須通過(guò)多種渠道全面及時(shí)地把握有關(guān)出版信息

地方圖書(shū)按出版范圍分為公開(kāi)出版和內(nèi)部出版兩大類。由于柳州市目前尚無(wú)一家正式出版社，正式出版的本市地方圖書(shū)均在外地出版，其征訂信息自然散見(jiàn)于多家征訂書(shū)目中。另外，有的地方圖書(shū)的編著者有時(shí)也會(huì)給圖書(shū)館發(fā)來(lái)征訂通知。對(duì)公開(kāi)發(fā)行的地方圖書(shū)，由于種數(shù)不多，為保證收集齊全有一定復(fù)本數(shù)，我館是采用地方文獻(xiàn)室征集和采編部訂購(gòu)兩者并行，這就要求采編部采購(gòu)員與地方文獻(xiàn)室密切配合，一旦在征訂書(shū)目中發(fā)現(xiàn)有本地方圖書(shū)或收到有關(guān)征訂通知，應(yīng)及時(shí)通地方文獻(xiàn)室，并擬適當(dāng)增加復(fù)本數(shù)。此外，我們還注重到，一些公開(kāi)發(fā)行的地方圖書(shū)的出版信息也常見(jiàn)于本地紙。據(jù)統(tǒng)計(jì)，1991至1993年3年內(nèi)我們收集到的180種正式出版物中，有82種在即將出版或出版不久在《柳州日》、《桂中日》等當(dāng)?shù)卮笊嫌嘘P(guān)消息。因此，地方文獻(xiàn)采訪人員也應(yīng)注重瀏覽本地有關(guān)紙，一旦發(fā)現(xiàn)有關(guān)信息，應(yīng)查對(duì)是否已由采編部訂購(gòu)，并及時(shí)登入地方文獻(xiàn)采訪目錄。

內(nèi)部出版的地方圖書(shū)與正式出版圖書(shū)相比數(shù)量雖多，但由于它一般是不公開(kāi)征訂的，其編著者出版者大多不向圖書(shū)館提供出版信息，這對(duì)征集工作十分不利。近年來(lái)，我們主要是通過(guò)本市內(nèi)部出版物登記審批部門進(jìn)行了解。因?yàn)樵谖沂袃?nèi)部出版的圖書(shū)，出版前必須到市委宣傳部登記

審查并辦理準(zhǔn)印證，這樣市委宣傳部就可以向我們及時(shí)提供內(nèi)部出版圖書(shū)的有關(guān)信息，并由我們轉(zhuǎn)登入采訪目錄以供及時(shí)下到有關(guān)單位征集查訪。由于尚無(wú)制度規(guī)定該部門有責(zé)任向當(dāng)?shù)貓D書(shū)館提供有關(guān)信息，目前我們僅靠良好的人際關(guān)系維系這一渠道。假如在市政府下發(fā)的有關(guān)征集地方文獻(xiàn)的文件中補(bǔ)充入這一內(nèi)容，對(duì)地方文獻(xiàn)的征集工作無(wú)疑會(huì)更加有利。

地方期刊包括本地公開(kāi)和內(nèi)部出版的紙和雜志。我市目前公開(kāi)發(fā)行的期刊僅12種，其出版信息的獲取及悉數(shù)征集并不困難，但內(nèi)部刊目前為我們所知并征集入藏的有253種，其中143種仍在刊行，估計(jì)仍有一部分內(nèi)刊還不為我們所知。據(jù)查，我市內(nèi)部刊僅有一部分是在市委宣傳部辦理準(zhǔn)印手續(xù)，另有一部分是在自治區(qū)有關(guān)部門辦理，也有一些刊是在市里和自治區(qū)辦理雙重登記的。此外，我們還發(fā)現(xiàn)，不僅是刊，位于我市的一些自治區(qū)所屬單位及柳州地委、行署所屬單位內(nèi)部出版的圖書(shū)很多也是在區(qū)出版局辦理準(zhǔn)印手續(xù)。因此，對(duì)于那些只在自治區(qū)有關(guān)部門登記而沒(méi)有在我市宣傳部登記的內(nèi)部刊和圖書(shū)，我們至今仍無(wú)法及時(shí)完整地獲取其有關(guān)出版信息。市委宣傳部曾提供給我們由區(qū)新聞出版局新聞治理處于1992年編印的《廣西內(nèi)部紙名錄》和《廣西內(nèi)部期刊名錄》各一冊(cè)，盡管有一定的查詢意義，但這僅是該年度的回溯性目錄，并不反映在此

之前和在此之后地方刊的增、改、停等變化情況、不過(guò)，筆者仍認(rèn)為圖書(shū)館從地方各級(jí)出版登記審批部門系統(tǒng)獲取內(nèi)部書(shū)刊出版信息這一做法是很可取的，但需要多方面聯(lián)手合作，最好是由自治區(qū)圖書(shū)館牽頭，假如區(qū)館地方文獻(xiàn)部把從自治區(qū)有關(guān)部門獲取的全區(qū)內(nèi)部書(shū)刊出版信息按地域加以整理，并定期通各地、市圖書(shū)館，而地、市館再據(jù)此進(jìn)行實(shí)查補(bǔ)充，也定期向區(qū)館反饋實(shí)查結(jié)果，如需要時(shí)可將征集到的若干地方書(shū)刊復(fù)本互贈(zèng)，這樣對(duì)全區(qū)地方文獻(xiàn)的征集工作將有所稗益。

地方資料包括內(nèi)容與本地有關(guān)的圖片、簡(jiǎn)訊、簡(jiǎn)、會(huì)刊、文告、產(chǎn)品目錄、零散資料等，其出版信息的獲得，一部分是通過(guò)本市準(zhǔn)印登記部門，還有就是平時(shí)下單位隨訪，考慮到地方資料種數(shù)多、篇幅短、分布廣并且參考使用價(jià)值差異很大，我們做不到而且也沒(méi)有必要將其一概悉數(shù)收集入藏，而是將那些使用價(jià)值較大的如地圖、重大會(huì)議會(huì)刊、反映本市重大事件與成就的圖片或有關(guān)資料以及具有歷史文物價(jià)值的某些資料作為查訪與征集的重點(diǎn)。