流動人員檔案監(jiān)管革新芻議

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本文作者：張姣作者單位：銅仁職業(yè)技術學院人文社科系

管理方法、手段創(chuàng)新

目前，人才流動服務機構對流動人員人事檔案管理的方法與手段陳舊、落后，仍以傳統(tǒng)手工操作和管理紙質實體為主,勞動強度大，工作效率低。不少人才流動服務機構僅僅充當檔案保管員角色，局限于人事檔案的接收、保管及有限利用，檔案內容不能得到及時、有效的補充與更新。因此，要提高檔案工作效率，為社會、公眾提供優(yōu)質的檔案信息服務，就必須與時俱進,摒棄過去單一的手工操作方法，發(fā)揮檔案管理主體作用，充分利用計算機輔助管理和現代信息技術，建立流動人員人事檔案信息庫，集收集、整理、鑒定、保管、利用及補充、更新等工作于一身。同時，還應結合流動人員人事檔案管理工作特點與社會利用需求，建立科學的檢索工具,努力開發(fā)檔案信息管理軟件,將不屬于保密范疇和或不具有知識產權的那部分人事檔案信息實行網絡化公開服務。此外，還應充分調動和發(fā)揮檔案人員的積極性與創(chuàng)造性，積極主動開發(fā)檔案信息潛在資源，為社會、企業(yè)（單位組織）及公眾提供更廣泛的利用。

思想觀念創(chuàng)新

《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》第四條和第十九條關于人才流動服務機構的性質和服務宗旨的界定，說明人才流動服務機構本身具有一定商業(yè)色彩，對流動人員人事檔案享有獨特的管理權限。加之受“多頭管理”和“重收費、輕管理”等思想的影響，人事檔案的接收、轉移及利用手續(xù)相當煩瑣：一般須持有離職單位的證明、接收單位的證明、人事檔案保管機構的相關證明等才可轉移、利用有關檔案。這就為某些單位壟斷人才，限制個人自由發(fā)展，防止人才流失，提供了借口和特權。同時也導致了大量“棄檔族“和”死檔案“的形成，使得人們對人事檔案管理部門的工作與服務質量失去了信心，對人事檔案的可信程度、完整程度產生了懷疑，從而弱化了對人事檔案的重視。因此，面對廣泛而急劇的人才流動，我們要轉變觀念、簡化手續(xù)、健全管理制度，以維護人事檔案的完整與安全，杜絕人才壟斷或不經專門渠道或機要通道而由個人攜帶人事檔案的錯誤行為，減少人事檔案被篡改、偽造、損毀，甚至被遺棄的可能。同時，要加快改革步伐，建設社會化服務型的人事檔案保管中心，引進西方CRM管理理念[2]，并將其運用到為社會公眾服務領域,凝成“公眾關系管理理念指導我們的工作實踐。亦即建立以委托者為中心的人事檔案補充、完善、更新管理服務網絡，委托者憑身份證可以通過人才交流機構網站查詢有關的檔案法律法規(guī)、政策,組織活動及個人基本信息（包括檔案的補充、更新、繳費等）。企業(yè)組織、個人與人才交流中心都要順應時展潮流，及時更新觀念，建立良好的聯系，互通有無，以維護人事檔案的完整性、真實性、動態(tài)性及內容的豐富性。

技術、服務創(chuàng)新

多數人才交流服務機構以保管檔案實體為主，對流動人員人事檔案信息資源的開發(fā)利用甚少。尤其是流動人員人事檔案的補充與完善工作基本還是零起點。[3]因此,要加強專業(yè)技術和服務創(chuàng)新,將效益與服務統(tǒng)籌結合。

（一）要加快網絡化、電子化、信息化建設，建立和完善信息管理體制。成立專門負責信息收集、處理、、管理的信息部門，使檔案信息能夠及時、準確的得到全面收集處理和充分提供利用,提高人事檔案服務的社會效益。

（二）建立合理的收費制度，包括檔案轉移或移交手續(xù)費、保管費及咨詢服務費等。建立定期鑒定和催繳制度，派專人負責?？蓞⒄漳承┎块T的收費方法，對流動人員檔案保管費可采用由公司定期繳納或公司代為收取的方式。對于那些待業(yè)或失業(yè)人員的檔案，保管費可憑其待業(yè)或失業(yè)證明，適當給予減免。而對于有支付能力卻沒有按時繳納的可先通過郵件或電話方式及時催繳，逾期不繳者可視具體情況收取一定的滯納金，科學、合理地挖掘檔案的經濟效益。

（三）國家及地方政府部門應加大對流動人員人事檔案管理的投入，加強基礎設施建設和專業(yè)、技術人才培養(yǎng)，減輕人才交流中心的經濟壓力，使人才交流中心由商業(yè)性向社會公共服務性轉變。

（四）對流動人員人事檔案定期進行檢查，確認并及時對檔案進行補充、完善，防止檔案中斷，為檔案委托者提供良好的、全面的、優(yōu)質的社會化服務。

檔案教育創(chuàng)新

《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》要求：流動人員人事檔案管理應由專人負責,應具備專業(yè)知識。[4]但事實上多數人才交流機構流動人員的人事檔案多由行政人員兼職/專職管理，個別的專業(yè)人員也是術而不精，缺乏扎實的檔案專業(yè)基礎和管理、操作技能等知識，檔案工作人員的綜合素質普遍較低。在人才流動加劇的今天，面對不斷進步、日益開放和日趨透明的社會，必須提高檔案人員的綜合素質，以適應信息社會發(fā)展的需要。[5]因此，除對檔案工作人員進行必要的專業(yè)知識、管理技巧、手段等方面的專門教育與培訓外，還可汲取西方檔案教育的先進經驗，以培養(yǎng)檔案實用型人才為出發(fā)點，結合實踐，開設檔案專業(yè)技能培訓班、技術知識講座，開展經驗交流座談會或實地調研等活動，提高檔案管理人員的專業(yè)綜合素質和管理技術水平，保證檔案材料及時更新，維護檔案的完整、準確與安全，促進人事檔案管理的全面、規(guī)范發(fā)展，使我國流動人員人事檔案建設隊伍朝著更加完備、更加規(guī)范、更加專業(yè)、更加創(chuàng)新、更加民主的領域持續(xù)發(fā)展。

總之，現代信息技術在不斷更新和發(fā)展，未來社會將是一個不斷開放、日益規(guī)范和持續(xù)發(fā)展的社會，流動人員人事檔案管理也必將朝著規(guī)范化、創(chuàng)新化、信息化軌道持續(xù)發(fā)展。因此，要改變流動人員人事檔案被遺棄或變成“死檔案”的命運，就必須立足于“以人為本”,不斷創(chuàng)新，與時俱進，使流動人員人事檔案服務機構與檔案管理人員從傳統(tǒng)保管員的角色中脫離出來，向現代化服務型主體轉變。以“服務社會公眾”為宗旨，利用現代先進信息技術，努力開發(fā)檔案信息資源，樹立良好服務形象，積極主動為社會、為公眾提供優(yōu)質的服務，提高人事檔案的準確度、誠信度、被重視度與利用效率，促進流動人員人事檔案管理規(guī)范、穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展。