高校會計電算化管理

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【摘要】筆者結(jié)合高校實行電算會計管理的實際，分析高校實施會計電算化管理中存在的不足，提出了完善會計電算化管理的幾點建議。

【關(guān)鍵詞】高校；會計；電算化管理

會計電算化是指將計算機技術(shù)應(yīng)用于會計工作領(lǐng)域，用會計軟件指揮各種計算機替代手工或手工很難完成、甚至無法完成的會計工作的過程。計算機技術(shù)的發(fā)展，高校理財環(huán)境的變化，對財務(wù)管理工作提出了更高的要求，計算機技術(shù)在高校經(jīng)濟管理和財務(wù)管理中的運用越來越普及。目前，高校已基本實施會計電算化，并逐步向財務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、財務(wù)管理信息化邁進。但是，由于會計電算化管理在科目核算、項目輔助核算、往來款核算、固定資產(chǎn)核算、年末結(jié)轉(zhuǎn)等方面存在著不足，一定程度上制約了高校財務(wù)管理信息化的進程。

一、會計電算化管理系統(tǒng)的特點

根據(jù)《事業(yè)單位會計準(zhǔn)則》和《高等學(xué)校會計制度（試行）》，結(jié)合會計核算實際，高校適用的會計核算軟件一般具有完整的會計核算功能，特點是以會計科目為中心，實現(xiàn)對部門（項目）經(jīng)費、往來款項、固定資產(chǎn)等進行輔助核算和管理。

在會計電算化管理中，橫向以傳統(tǒng)手工會計核算模式下的科目核算為中心完成賬務(wù)處理；縱向以“項目管理”為中心實現(xiàn)對部門經(jīng)費、科研課題經(jīng)費、專項經(jīng)費、代管款項等經(jīng)費的核算，實現(xiàn)對各類經(jīng)費的管理、分析和控制。以科目核算為主線完成賬務(wù)處理過程，以項目管理、往來款管理、固定資產(chǎn)管理等為輔助核算手段，為加強預(yù)算管理、往來款項管理、固定資產(chǎn)管理等財務(wù)管理方面提供更為準(zhǔn)確、及時的信息。

二、會計電算化管理系統(tǒng)的變化

傳統(tǒng)的手工會計管理模式，會計核算具體反映會計科目之間的關(guān)系。高校會計核算主要反映資產(chǎn)類會計科目、負債類會計科目、凈資產(chǎn)類會計科目、收入類會計科目以及支出類會計科目之間的關(guān)系。

會計電算化管理模式，會計核算一方面反映會計科目之間的關(guān)系；另一方面也要反映各會計科目與項目、往來款項各科目與往來款項責(zé)任人、往來款項各科目與往來款項項目、固定資產(chǎn)各科目與項目等方面的關(guān)系。它們之間的關(guān)系如下：

項目輔助核算的會計科目余額累計

=所有項目余額累計；

應(yīng)收款項會計科目余額累計=所有項目應(yīng)收款項余額累計；

應(yīng)收款項會計科目余額累計=所有應(yīng)收款項責(zé)任人余額累計；

應(yīng)付款項會計科目余額累計=所有項目應(yīng)付款項余額累計；

應(yīng)付款項會計科目余額累計=所有應(yīng)付款項責(zé)任人余額累計；

固定資產(chǎn)會計科目余額=所有項目固定資產(chǎn)余額累計。

三、會計電算化管理中存在的不足

由于受傳統(tǒng)會計管理模式的影響，高校使用會計電算化系統(tǒng)進行會計管理的經(jīng)驗欠缺，使得高校在會計電算化核算和管理中，在初始化處理、往來款管理、固定資產(chǎn)管理、年終結(jié)轉(zhuǎn)處理、與其他管理系統(tǒng)信息共享等方面存在不足，在一定程度上制約了財務(wù)管理電算化的實施，影響了財務(wù)管理工作的效率。

（一）初始化處理

傳統(tǒng)手工會計管理，重會計科目核算，輕項目核算，難以提高管理水平。會計電算化系統(tǒng)初始化處理主要包括參數(shù)設(shè)置、科目余額、項目余額、往來款余額初始化等。在會計電算化初始化處理中，部分高校存在重參數(shù)設(shè)置，重科目余額與手工賬務(wù)（或以往電算系統(tǒng)）科目余額核對相符，輕科目余額與項目余額勾稽、往來款科目余額（分責(zé)任人）與項目勾稽、固定資產(chǎn)會計科目余額與項目勾稽等問題，不能通過會計科目和

項目核算實現(xiàn)二維核算或多維核算，不利于加強內(nèi)部考核和管理，也不利于提高內(nèi)部管理效率和水平。

（二）往來款項管理

高校往來款管理，重責(zé)任到人。責(zé)任人設(shè)置主要以內(nèi)部職工或?qū)W生為分戶輔助核算對象。在電算會計核算方式下，通過編制記賬憑證錄入科目、金額和責(zé)任人信息這種簡單的內(nèi)部責(zé)任人分戶核算的模式進行管理。該模式不利于往來款管理按部門（項目）責(zé)任考核，難以進行賬齡分析，難以實現(xiàn)向?qū)嵸|(zhì)責(zé)任人進行催款和核對，易形成呆賬和長期掛賬，資金使用效率低。

（三）固定資產(chǎn)管理

固定資產(chǎn)管理，包括價值管理和實物管理，其載體分為總賬、明細賬、輔助賬和卡片賬。財務(wù)部門一般進行固定資產(chǎn)價值管理，資產(chǎn)部門和使用部門進行固定資產(chǎn)實物管理。在會計電算化管理方式下，財務(wù)部門通過編制記賬憑證錄入科目、批固定資產(chǎn)金額記賬后形成固定資產(chǎn)總賬和明細賬，反映批固定資產(chǎn)價值，但不能反映單件固定資產(chǎn)價值和固定資產(chǎn)購置資金來源；資產(chǎn)部門填制固定資產(chǎn)卡片，通過卡片信息錄入形成固定資產(chǎn)輔助賬；使用部門使用固定資產(chǎn)，根據(jù)固定資產(chǎn)卡片信息形成本部門固定資產(chǎn)輔助賬。財務(wù)、資產(chǎn)和使用部門沒有實施定期賬賬核對、賬實核對、賬卡核對以及固定資產(chǎn)總價值和單件價值、總價值和分類價值、總價值和部門（項目）價值、實物總量與單件數(shù)量、實物總量和分類數(shù)量、實物總量和部門（項目）數(shù)量核對相符。這種管理模式，使得資產(chǎn)管理信息不準(zhǔn)確，家底不清，難以實現(xiàn)資源共享，資產(chǎn)使用效率低下。

（四）年終結(jié)轉(zhuǎn)處理

高校事業(yè)結(jié)余包括經(jīng)常性結(jié)余和專項資金結(jié)余兩部分。經(jīng)常性結(jié)余按規(guī)定提取福利基金和轉(zhuǎn)入事業(yè)基金；專項資金結(jié)余，已完成的項目，應(yīng)結(jié)清賬務(wù)，并將結(jié)余資金先轉(zhuǎn)入經(jīng)常性結(jié)余，再轉(zhuǎn)入事業(yè)基金；尚未完成項目的資金，結(jié)轉(zhuǎn)到專項結(jié)余中繼續(xù)使用。在會計電算化管理方式下，按收支科目進行年終結(jié)轉(zhuǎn)，只能反映學(xué)?？偨Y(jié)余，不能反映各部門（項目）結(jié)余，不利于對各部門（項目）進行績效考核和分析。

（五）信息共享性差

高校管理信息使用，涉及教務(wù)管理、工資管理、人事信息管理、固定資產(chǎn)管理、學(xué)生管理、收費管理等部門。為提高管理工作效率，各部門應(yīng)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在同一平臺基礎(chǔ)上實現(xiàn)信息共享。但長期以來，存在部門各自為陣，各使用一套管理軟件，數(shù)據(jù)接口不開放，甚至財務(wù)管理部門內(nèi)部會計核算管理、工資管理、固定資產(chǎn)管理、收費管理等系統(tǒng)都不能實現(xiàn)信息共享，造成重復(fù)勞動，效率低下。

四、完善電算化會計管理的建議

高校電算化會計管理中存在不足，有多方面的原因。重核算輕管理、重科目輕項目、重分配輕考核等傳統(tǒng)管理思想，很大程度上制約了電算化會計管理。部分會計人員的專業(yè)知識和結(jié)構(gòu)單一，計算機使用技能較低，財務(wù)管理中習(xí)慣通過重復(fù)勞動和簡單勞動完成工作，制約了工作效率和管理效率；現(xiàn)行會計規(guī)章制度，對于電算化會計管理中如何設(shè)置會計科目、如何進行年終結(jié)算和結(jié)賬等方面缺少相關(guān)規(guī)定，高校在進行電算會計核算中沒有統(tǒng)一的處理方法，使會計信息的真實性和可比性受到影響，制約著高校會計電算化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展進程。因此，需要采取多種措施，完善高校會計電算化管理。

（一）準(zhǔn)確處理初始化數(shù)據(jù)，為二維、多維核算奠定基礎(chǔ)

高校會計電算化要實現(xiàn)由核算型向管理型轉(zhuǎn)變，會計人員需要對本單位的會計工作進行研究和探討，分析本單位財務(wù)管理的特點和需要，熟悉電算會計核算方法和程序，選用能滿足單位決策分析和財務(wù)管理需要、通用性和靈活性強、具有綜合管理功能的會計軟件。清理、核對和結(jié)清原系統(tǒng)賬務(wù)，形成電算化會計系統(tǒng)初始化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，結(jié)合財務(wù)管理需要進行參數(shù)設(shè)置、科目余額、項目余額、往來款余額初始化等。電算會計數(shù)據(jù)初始化完

??表省級期刊，國家級期刊成，應(yīng)確保科目余額與原系統(tǒng)科目余額核對相符，科目余額與項目余額之間、往來款科目余額（分責(zé)任人）與項目之間、固定資產(chǎn)會計科目余額與項目之間等勾稽平衡，提供準(zhǔn)確初始化數(shù)據(jù)，為實現(xiàn)會計科目和項目核算二維核算或多維核算奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）加強往來款項管理，提高資金周轉(zhuǎn)和使用效益

財務(wù)利用電算會計系統(tǒng)進行會計核算和審核，應(yīng)同時提供往來款項管理相關(guān)信息。編制記賬憑證時一次錄入科目、部門（項目）、債權(quán)債務(wù)確認時間、責(zé)任人、實質(zhì)責(zé)任人、當(dāng)筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)還款情況、經(jīng)濟業(yè)務(wù)性質(zhì)等相關(guān)信息，為往來款項管理提供準(zhǔn)確信息，以做好賬齡分析，及時向?qū)嶋H債務(wù)人進行催收和核對，及時清理往來款項，以提高資金周轉(zhuǎn)和使用效益。

（三）完善固定資產(chǎn)管理，實現(xiàn)家底清楚和動態(tài)控制

為提高管理工作效率，財務(wù)部門、資產(chǎn)部門、使用部門應(yīng)利用校園網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，統(tǒng)一使用管理軟件，在同一平臺基礎(chǔ)上實現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息共享。在固定資產(chǎn)分類信息和部門信息共享的基礎(chǔ)上，對經(jīng)專家組已驗收的資產(chǎn)，由使用部門在終端錄入資產(chǎn)相關(guān)信息，形成資產(chǎn)部門待提交驗收和登記數(shù)據(jù)；資產(chǎn)部門按權(quán)限進行實物驗收和登記固定資產(chǎn)卡片，形成財務(wù)部門待入賬數(shù)據(jù)；財務(wù)部門進行賬務(wù)處理、價值核對、登記入賬，形成固定資產(chǎn)總賬和明細賬。資產(chǎn)變更、調(diào)劑、報廢、減少等數(shù)據(jù)和信息變動，程序相同。通過建立新型的資產(chǎn)管理體系，運用先進的管理手段，實現(xiàn)數(shù)據(jù)及時更新，對資產(chǎn)實行從形成、使用到處置全過程的實時管理和動態(tài)控制，定期進行資產(chǎn)盤點，適時進行資產(chǎn)價值和實物賬賬核對、賬卡核對，保證賬實相符，學(xué)校資產(chǎn)和部門資產(chǎn)、總資產(chǎn)和分類資產(chǎn)家底清楚。

（四）年終結(jié)轉(zhuǎn)分項目處理，有利于部門考核和分析

高校進行年終結(jié)轉(zhuǎn)，在年終清理結(jié)算的基礎(chǔ)上，應(yīng)編制科目余額表和科目項目余額表。試算平衡后，各收支科目余額按規(guī)定的年終沖賬辦法，分項目辦理結(jié)賬轉(zhuǎn)沖。經(jīng)常性結(jié)余和專項資金結(jié)余按規(guī)定分項目結(jié)轉(zhuǎn)分配，結(jié)清舊賬，記入新賬。年終結(jié)轉(zhuǎn)分項目進行，既反映學(xué)校收支結(jié)余，也反映各部門（項目）收支結(jié)余；既反映學(xué)校結(jié)余分配，也反映各部門（項目）結(jié)余分配，有利于學(xué)校、部門收支執(zhí)行情況分析，實施部門（項目）績效考核和分析。

（五）開放交流部門數(shù)據(jù)，實現(xiàn)管理信息共享

高校應(yīng)根據(jù)管理需要，對各部門管理軟件進行統(tǒng)一規(guī)劃，避免部門管理軟件和數(shù)據(jù)接口混亂，使數(shù)據(jù)信息在部門之間實現(xiàn)交流共享。電算化會計管理要充分利用校園網(wǎng)，建立一個相對開放、實時、快捷方便的雙向信息交流系統(tǒng)，將往來款項、工資、公積金、部門創(chuàng)收、項目經(jīng)費收支、學(xué)生交費、欠費情況等管理信息歸集上網(wǎng)，設(shè)置網(wǎng)上查詢系統(tǒng)，實現(xiàn)無紙化辦公。為內(nèi)部各單位之間信息交流提供便利，以提高會計信息收集、加工處理和綜合利用速度，從廣度和深度上擴展會計信息內(nèi)容，提高會計信息的利用效率，避免校內(nèi)各部門因信息獲取滯后而造成的工作拖延和矛盾沖突，減少會計人員重復(fù)處理數(shù)據(jù)和傳遞信息的工作量，提高工作效率。

會計電算化和網(wǎng)絡(luò)化是高校財務(wù)管理發(fā)展的必然要求。高校應(yīng)采取多方面措施，確保會計電算化管理系統(tǒng)信息及時、準(zhǔn)確、有效，以充分發(fā)揮會計電算化對高校經(jīng)濟活動的預(yù)測、決策、控制功能，促進高校財務(wù)管理信息化，促進高校健康發(fā)展。

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