內(nèi)部控制中內(nèi)部監(jiān)督

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【摘要】本文就監(jiān)控和內(nèi)部監(jiān)督等內(nèi)容進(jìn)行論述。

【關(guān)鍵詞】監(jiān)控；內(nèi)部監(jiān)督；設(shè)計(jì)缺陷

內(nèi)部監(jiān)督作為內(nèi)部控制的基本要素之一，對于內(nèi)部控制的有效運(yùn)行，以及內(nèi)部控制的不斷完善起著重要的作用。美國COSO委員會(huì)的《內(nèi)部控制框架》和《企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理框架》中均規(guī)定監(jiān)控為其構(gòu)成要素。監(jiān)控這一概念實(shí)際與我國《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》中作為內(nèi)部控制基本要素之一的內(nèi)部監(jiān)督的概念是一致的。

一、《內(nèi)部控制框架》中的監(jiān)控

根據(jù)《內(nèi)部控制框架》使用的監(jiān)控的概念，是指對內(nèi)部控制在一定時(shí)期內(nèi)的運(yùn)行質(zhì)量進(jìn)行評估的過程。監(jiān)控是通過持續(xù)監(jiān)控活動(dòng)、個(gè)別評價(jià)或兩者的結(jié)合實(shí)現(xiàn)對內(nèi)部控制運(yùn)行進(jìn)行監(jiān)控。通過持續(xù)監(jiān)控和個(gè)別評價(jià)的結(jié)合，能夠保證內(nèi)部控制體系在一定時(shí)期內(nèi)保持其有效性。

（一）持續(xù)監(jiān)控活動(dòng)

持續(xù)監(jiān)控活動(dòng)發(fā)生在經(jīng)營活動(dòng)過程之中，內(nèi)含于企業(yè)管理活動(dòng)之中，它包括日常管理和監(jiān)控活動(dòng)，以及員工在履行其職責(zé)時(shí)所采用的其他行動(dòng)。持續(xù)監(jiān)控活動(dòng)嵌入企業(yè)日常的重復(fù)的經(jīng)營活動(dòng)之中，對企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)實(shí)施實(shí)時(shí)的監(jiān)控，能夠動(dòng)態(tài)地應(yīng)對環(huán)境的變化。持續(xù)監(jiān)控活動(dòng)涉及內(nèi)部控制各個(gè)要素的主要方面。持續(xù)監(jiān)控活動(dòng)通常能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，相對于個(gè)別評價(jià)更為有效。

（二）個(gè)別評價(jià)

個(gè)別評價(jià)是從某一角度對內(nèi)部控制進(jìn)行測評，它直接關(guān)注內(nèi)部控制的系統(tǒng)有效性。個(gè)別評價(jià)的范圍和頻率主要取決于風(fēng)險(xiǎn)評估和持續(xù)監(jiān)控程序的有效性，對于應(yīng)對優(yōu)先考慮的風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)部控制和對降低風(fēng)險(xiǎn)最為重要的內(nèi)部控制，一般應(yīng)當(dāng)經(jīng)常地進(jìn)行評價(jià)。在企業(yè)主要戰(zhàn)略或管理層發(fā)生變更、進(jìn)行重大的收購或處置，或者經(jīng)營或財(cái)務(wù)信息處理方法發(fā)生重大變化的情況下，一般需要對整個(gè)內(nèi)部控制系統(tǒng)進(jìn)行評價(jià)，此時(shí)應(yīng)當(dāng)關(guān)注企業(yè)所有重要活動(dòng)有關(guān)的每一內(nèi)部控制構(gòu)成要素，其評價(jià)范圍應(yīng)當(dāng)根據(jù)所需要實(shí)現(xiàn)的內(nèi)部控制目標(biāo)來確定。

個(gè)別評價(jià)通常采用自我評價(jià)形式，即由負(fù)責(zé)某一業(yè)務(wù)或職能的人員負(fù)責(zé)對其活動(dòng)的內(nèi)部控制的有效性進(jìn)行評價(jià)，也可以聘請注冊會(huì)計(jì)師等中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行內(nèi)部控制的個(gè)別評價(jià)。企業(yè)內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)通常將對內(nèi)部控制進(jìn)行評價(jià)作為其常規(guī)性的職責(zé)，或根據(jù)企業(yè)董事會(huì)等上級機(jī)構(gòu)的要求進(jìn)行內(nèi)部控制的評價(jià)。

《內(nèi)部控制框架》要求進(jìn)行內(nèi)部控制評價(jià)時(shí)，評價(jià)者應(yīng)當(dāng)了解企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)以及所針對的內(nèi)部控制的每個(gè)構(gòu)成要素，掌握內(nèi)部控制體系實(shí)際運(yùn)行情況，并分析內(nèi)部控制體系的設(shè)計(jì)和運(yùn)行測試的結(jié)果。此外，《內(nèi)部控制框架》還要求對評價(jià)過程進(jìn)行合理的記錄，并強(qiáng)調(diào)對內(nèi)部控制體系有效性進(jìn)行評價(jià)時(shí)，應(yīng)當(dāng)考慮編制和保存內(nèi)部控制相關(guān)記錄的情況，為有效性評價(jià)提供支持。

（三）報(bào)告缺陷

對內(nèi)部控制進(jìn)行監(jiān)控所發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)當(dāng)向上報(bào)告，其中嚴(yán)重的問題應(yīng)當(dāng)及時(shí)上報(bào)企業(yè)管理層和董事會(huì)?！秲?nèi)部控制框架》將內(nèi)部控制體系中值得注意的一種狀態(tài)定義為缺陷，明確了報(bào)告缺陷的內(nèi)容，要求不僅要報(bào)告特定的交易或事項(xiàng)，更需要報(bào)告重新評價(jià)可能發(fā)生錯(cuò)誤的內(nèi)部控制。

二、《企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理框架》中的監(jiān)控

與《內(nèi)部控制框架》中的監(jiān)控概念相同，監(jiān)控作為企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理的要素之一，在企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理中通過持續(xù)的監(jiān)控活動(dòng)、個(gè)別評價(jià)以及兩者的結(jié)合，對風(fēng)險(xiǎn)管理構(gòu)成要素的存在和運(yùn)行進(jìn)行評估。

持續(xù)監(jiān)控活動(dòng)存在于企業(yè)管理活動(dòng)過程之中，它實(shí)時(shí)地、動(dòng)態(tài)地應(yīng)對企業(yè)變化的情況，并植根于企業(yè)之中。持續(xù)監(jiān)控活動(dòng)一般由經(jīng)營管理人員或職能部門的管理人員實(shí)施。

個(gè)別評價(jià)是用于對企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理的有效性提供合理保證而進(jìn)行的評估活動(dòng)。持續(xù)監(jiān)控活動(dòng)有效性越高，則越不需要個(gè)別評價(jià)。個(gè)別評價(jià)范圍和頻率，由管理當(dāng)局根據(jù)本企業(yè)的情況作出決定，它取決于企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的重大性以及風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對和管理風(fēng)險(xiǎn)過程中相關(guān)內(nèi)部控制的重要性。當(dāng)企業(yè)的主要戰(zhàn)略或管理當(dāng)局發(fā)生變更、進(jìn)行收購或外置、經(jīng)濟(jì)或政治情況發(fā)生變化，以及經(jīng)營或信息處理方法變更時(shí)，則需要對企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理進(jìn)行全面評價(jià)。進(jìn)行全面評價(jià)時(shí)，應(yīng)當(dāng)著眼于風(fēng)險(xiǎn)管理在戰(zhàn)略制訂以及相關(guān)重大活動(dòng)中的應(yīng)用。企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理中，個(gè)別評價(jià)有關(guān)的評價(jià)主體、評價(jià)過程和方法等內(nèi)容與《內(nèi)部控制框架》的內(nèi)容基本相同。

關(guān)于缺陷報(bào)告，《企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理框架》將缺陷定義為企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理中值得注意的一種情況，它表示一個(gè)發(fā)現(xiàn)的、潛在的或?qū)嶋H的缺點(diǎn)，或者一個(gè)強(qiáng)化企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理以提高企業(yè)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)可能性的機(jī)會(huì)。企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理缺陷的信息主要來源于企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理本身，來源于對企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理的個(gè)別評價(jià)，此外還來源于企業(yè)外部。報(bào)告的內(nèi)容包括所有已經(jīng)識(shí)別的影響企業(yè)制定和執(zhí)行戰(zhàn)略，以及設(shè)定和實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)的企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理缺陷；所識(shí)別的提高企業(yè)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)可能性的機(jī)會(huì)等。報(bào)告的渠道既包括向直接的上級報(bào)告，也包括越級報(bào)告。

三、《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》中的內(nèi)部監(jiān)督

我國《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》中作為內(nèi)部控制構(gòu)成要素之一的內(nèi)部監(jiān)督，實(shí)際上等同于上述監(jiān)控概念。企業(yè)在設(shè)計(jì)內(nèi)部控制制度時(shí)，由于當(dāng)時(shí)認(rèn)識(shí)的局限或者考慮不周等原因，設(shè)計(jì)出的內(nèi)部控制不可能完美無缺；在內(nèi)部控制實(shí)際運(yùn)行過程中，由于實(shí)際情況發(fā)生變化、或由于員工對內(nèi)部控制制度理解上的差異，也可能使內(nèi)部控制不能很好地發(fā)揮其應(yīng)有的作用，導(dǎo)致內(nèi)部控制實(shí)際運(yùn)行中或多或少地存在著這樣或那樣的問題。為此需要對內(nèi)部控制運(yùn)行情況實(shí)施必要的監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)其不足和問題乃至于缺陷，從而完善內(nèi)部控制，提高內(nèi)部控制的有效性。因此，內(nèi)部監(jiān)督是保證內(nèi)部控制體系有效運(yùn)行和逐步完善的重要措施。

根據(jù)我國《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，企業(yè)在建立和實(shí)施內(nèi)部控制過程中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)以下要求，結(jié)合自身經(jīng)營活動(dòng)的特點(diǎn)和實(shí)際情況，開展內(nèi)部控制的內(nèi)部監(jiān)督：

（一）建立內(nèi)部監(jiān)督制度

內(nèi)部監(jiān)督制度是企業(yè)指導(dǎo)進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督的規(guī)范，也是企業(yè)開展內(nèi)部控制內(nèi)部監(jiān)督的依據(jù)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等的要求，制定內(nèi)部控制監(jiān)督制度。在內(nèi)部監(jiān)督制度中，應(yīng)當(dāng)明確內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)等類似其他監(jiān)督機(jī)構(gòu)的職責(zé)，明確內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)與和其他內(nèi)部機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系，明確開展內(nèi)部監(jiān)督的程序、方法和要求等。

（二）開展日常監(jiān)督和專項(xiàng)監(jiān)督

根據(jù)《基本規(guī)范》，內(nèi)部監(jiān)督包括日常監(jiān)督和專項(xiàng)監(jiān)督。日常監(jiān)督是指企業(yè)對建立與實(shí)施內(nèi)部控制的情況進(jìn)行常規(guī)、持續(xù)的監(jiān)督檢查，它實(shí)際上就是持續(xù)監(jiān)控活動(dòng)。日常監(jiān)督應(yīng)當(dāng)與企業(yè)日常的經(jīng)營活動(dòng)相結(jié)合，整合于企業(yè)的經(jīng)營活動(dòng)過程之中，與日常經(jīng)營活動(dòng)結(jié)合起來進(jìn)行；對于發(fā)現(xiàn)的內(nèi)部控制缺陷，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向有關(guān)方面報(bào)告并提出解決問題的方案，對存在的問題予以糾正。

專項(xiàng)監(jiān)督是指在企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、組織結(jié)構(gòu)、經(jīng)營活動(dòng)、業(yè)務(wù)流程、關(guān)鍵崗位員工等發(fā)生較大調(diào)整或變化的情況下，對內(nèi)部控制的某一方面或者某些方面進(jìn)行的有針對性的監(jiān)督檢查，大致與個(gè)別評價(jià)的概念相當(dāng)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期擬定內(nèi)部控制專項(xiàng)監(jiān)督計(jì)劃，確定當(dāng)期專項(xiàng)監(jiān)督的內(nèi)容和對象。對于專項(xiàng)監(jiān)督的范圍和頻率，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果以及日常監(jiān)督的有效性等予以確定。對于用于控制風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)結(jié)果確認(rèn)為具有重要性的風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)部控制以及關(guān)鍵業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先對其進(jìn)行專項(xiàng)監(jiān)督。對于專項(xiàng)監(jiān)督中發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制存在的問題，要及時(shí)向有關(guān)方面報(bào)告，提出完善內(nèi)部控制的意見和建議，并監(jiān)督對內(nèi)部控制進(jìn)行完善。

（三）制定內(nèi)部控制缺陷認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)并對內(nèi)部控制缺陷進(jìn)行認(rèn)定和報(bào)告

企業(yè)在對內(nèi)部控制進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制缺陷時(shí)，需要對內(nèi)部控制的缺陷進(jìn)行認(rèn)定和報(bào)告。為此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的實(shí)際情況，制定本企業(yè)內(nèi)部控制缺陷認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)。另外，在對內(nèi)部控制進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督的過程中，根據(jù)確定的標(biāo)準(zhǔn)對內(nèi)部監(jiān)督所發(fā)現(xiàn)的內(nèi)部控制缺陷進(jìn)行認(rèn)定，分析缺陷的性質(zhì)和產(chǎn)生的原因，提出整改方案，采取適當(dāng)?shù)男问郊皶r(shí)向董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)或者經(jīng)理層報(bào)告。企業(yè)還應(yīng)當(dāng)跟蹤內(nèi)部控制缺陷整改情況，并就內(nèi)部監(jiān)督中發(fā)現(xiàn)的重大缺陷，追究相關(guān)責(zé)任單位或者責(zé)任人的責(zé)任。內(nèi)部控制缺陷包括設(shè)計(jì)缺陷和運(yùn)行缺陷。所謂設(shè)計(jì)缺陷，是指缺少為實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)所必需的控制，或現(xiàn)存內(nèi)部控制設(shè)計(jì)不適當(dāng)、即使正常運(yùn)行也難以實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)而形成的內(nèi)部控制缺陷，即建立的內(nèi)部控制不能充分實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)而形成的內(nèi)部控制缺陷。所謂運(yùn)行缺陷，是指現(xiàn)存設(shè)計(jì)完好的控制沒有按設(shè)計(jì)意圖運(yùn)行，或執(zhí)行者沒有獲得必要授權(quán)或缺乏勝任能力以有效實(shí)施控制而產(chǎn)生的內(nèi)部控制缺陷，即內(nèi)部控制不能按照建立階段的意圖運(yùn)行，或運(yùn)行中錯(cuò)誤很多，或?qū)嵤﹥?nèi)部控制的人員不能正確理解內(nèi)部控制的內(nèi)容和目標(biāo)等而產(chǎn)生的內(nèi)部控制缺陷。某一企業(yè)的內(nèi)部控制體系雖然設(shè)計(jì)得很完善，但由于實(shí)施過程中的偏差，導(dǎo)致內(nèi)部控制運(yùn)行缺陷。內(nèi)部控制的缺陷可以是單項(xiàng)的缺陷，也可以是多項(xiàng)組合的缺陷。

按照內(nèi)部控制缺陷影響整體控制目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的嚴(yán)重程度，內(nèi)部控制缺陷分為一般缺陷、重要缺陷和重大缺陷。重大缺陷是指一個(gè)或多個(gè)一般缺陷的組合，可能嚴(yán)重影響內(nèi)部控制整體的有效性，進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)無法及時(shí)防范或發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重偏離整體控制目標(biāo)的情形。重要缺陷是指一個(gè)或多個(gè)一般缺陷的組合，其嚴(yán)重程度低于重大缺陷，但導(dǎo)致企業(yè)無法及時(shí)防范或發(fā)現(xiàn)偏離整體控制目標(biāo)的嚴(yán)重程度依然重大，須引起企業(yè)管理層關(guān)注。除重要缺陷和重大缺陷以外的其他缺陷，則為一般缺陷。

（四）開展內(nèi)部控制有效性的自我評價(jià)

內(nèi)部控制的自我評價(jià)是對整個(gè)內(nèi)部控制系統(tǒng)進(jìn)行的評價(jià)活動(dòng)，可以等同于個(gè)別評價(jià)。企業(yè)對內(nèi)部控制活動(dòng)進(jìn)行日常監(jiān)督和專項(xiàng)監(jiān)督，前者結(jié)合各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)分散進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督，后者針對企業(yè)內(nèi)部某一特定業(yè)務(wù)或某一特定領(lǐng)域或部門進(jìn)行局部內(nèi)部監(jiān)督。由于企業(yè)內(nèi)部控制體系是一個(gè)整體，內(nèi)部控制體系的各組成部分相互配合發(fā)揮作用，因此還需要對企業(yè)內(nèi)部控制整個(gè)系統(tǒng)整體進(jìn)行評價(jià)，以論證其有效性。企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合日常監(jiān)督和專項(xiàng)監(jiān)督情況，定期對內(nèi)部控制的有效性進(jìn)行自我評價(jià)，出具內(nèi)部控制自我評價(jià)報(bào)告。內(nèi)部控制自我評價(jià)的方式、范圍、程序和頻率，由企業(yè)根據(jù)經(jīng)營業(yè)務(wù)調(diào)整、經(jīng)營環(huán)境變化、業(yè)務(wù)發(fā)展?fàn)顩r、實(shí)際風(fēng)險(xiǎn)水平等自行確定。

（五）做好內(nèi)部控制建立與實(shí)施情況記錄和資料保管

內(nèi)部控制的建立與完善是企業(yè)內(nèi)部管理制度建設(shè)的重要內(nèi)容。記錄和保存內(nèi)部控制設(shè)計(jì)和建立的資料，有利于內(nèi)部控制的實(shí)施，也有利于未來對內(nèi)部控制進(jìn)一步的完善。內(nèi)部控制實(shí)施情況記錄，反映著企業(yè)內(nèi)部控制運(yùn)行情況，是對本企業(yè)內(nèi)部控制進(jìn)行自我評價(jià)，發(fā)表內(nèi)部控制評價(jià)意見的依據(jù)，也是未來完善內(nèi)部控制體系的基礎(chǔ)資料。企業(yè)應(yīng)當(dāng)以書面或者其他適當(dāng)?shù)男问剑瑢?nèi)部控制建立與實(shí)施過程中的情況進(jìn)行合理的記錄，確保內(nèi)部控制建立與實(shí)施過程的可驗(yàn)證性，對內(nèi)部控制建立和實(shí)施有關(guān)情況的記錄，要妥善保存。