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數(shù)字化管理理念范文第1篇

關鍵詞：檔案管理；數(shù)字化

中圖分類號：C93 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）025-000-01

隨著生活與醫(yī)療條件的改善，中國老齡化的步伐進一步加快，老年大學是適應社會老齡化、豐富老年人文化生活、建設“終身學習”和諧社會的最恰當體現(xiàn)。老年大學的檔案是學校發(fā)展的重要歷史記錄，它記錄和反映了學校各個時期的行政文書、人動、教學管理、學員信息、學員成績與作品、聲音影像、宣傳刊物以及設施設備器材等資料，是老年大學提高教學質(zhì)量和規(guī)范教學行為的重要基礎。在社會信息化高速發(fā)展的今天，如何讓老年大學的檔案管理工作與時俱進，緊跟信息化時展的需求，如何推進高效、專業(yè)的老年大學數(shù)字化檔案管理進程，筆者結(jié)合自己多年從事老年大學檔案管理工作經(jīng)驗，略抒已見，希望能夠給其他各個領域的檔案管理工作以啟發(fā)與借鑒。

一、觀念上的更新

傳統(tǒng)保管方式，在管理和使用過程中存在不易存儲、占空間大、不易查閱，時間長了易失真等諸多不利因素。社會信息化的飛速發(fā)展，沖擊著各領域，老年大學的檔案管理也不例外。檔案數(shù)字化管理是隨著互聯(lián)網(wǎng)技術、掃描技術、OCR技術、數(shù)字攝影 （錄音、錄像） 技術、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術等的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，形成一個有序結(jié)構的檔案信息庫，以網(wǎng)絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，供及時查詢、修改、利用，實現(xiàn)資源共享。目前，檔案的數(shù)字化已非常普遍。我們的觀念必須與時俱進，檔案數(shù)字化管理勢在必行。

二、硬件、軟件上的配備

要實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，必要的硬件配置不可少，例如互聯(lián)網(wǎng)、計算機、掃描儀、刻錄機、數(shù)字照相機、數(shù)字攝影機等數(shù)字化設備，以保證能夠?qū)崿F(xiàn)利用現(xiàn)代化信息處理技術對紙制檔案、文書、照片及其他各種載體的檔案資料進行數(shù)字化處理和存儲。

同時，要以相應的軟件系統(tǒng)為載體，依托檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)和數(shù)字化平臺實現(xiàn)數(shù)據(jù)處理、信息傳輸、交換和資源共享。例如，可以依托有關技術力量，創(chuàng)建先進、適用和可靠的檔案管理軟件，通過數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建數(shù)字化平臺，以滿足大量的數(shù)據(jù)歸類、存儲、查詢、修改等功能，通過數(shù)字化平臺呈現(xiàn)交互，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。

三、技術上的提升

（一）資料處理

檔案的數(shù)字化處理必須做到不可變更，即“固定化”。如對于紙質(zhì)檔案，要盡可能采用掃描儀進行圖片掃描或利用照相機進行拍照的方式，做到對紙質(zhì)檔案內(nèi)容的保真。對于錄音錄像資料，除保持數(shù)據(jù)原樣永久存儲外，還要利用刻錄機刻錄復本進行備份存儲。對于電子文檔要做到草稿、修改稿、正文一并歸檔，修改稿要保留草稿字樣和改稿人姓名、修改內(nèi)容、修改時間、并做到整套歸檔的電子文件不可改變。同時，要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術在檔案管理中的應用，以達到靈活建檔實現(xiàn)數(shù)字化目的。

（二）安全保密

檔案內(nèi)容涉及到安全、保密，數(shù)字化檔案信息通過網(wǎng)絡系統(tǒng)向社會公眾提供高效快捷的檔案信息服務，所以，提高檔案資源數(shù)字化的安全管理是檔案信息化建設首要的前提條件。必須要采用一套完整的安全措施，保證系統(tǒng)信息傳輸?shù)倪^程中重要信息不會泄漏或被篡改。

檔案管理的安全保密工作主要涉及三方面的內(nèi)容：一是保證存儲信息的安全，數(shù)字化檔案的存儲應該使用帶自動備份功能的專用服務器，設置工作站與辦公網(wǎng)絡相連接、同時使用光盤庫定期刻錄備份，而且最好備有另一個異地保管的備份；二是保證檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)和數(shù)字化平臺運行安全，網(wǎng)絡系統(tǒng)必須采用物理隔斷和功能強大的防火墻等措施，配備入侵檢測系統(tǒng)和信息傳輸加密產(chǎn)品，安裝防病毒系統(tǒng)，防止黑客的攻擊和病毒的入侵，保證網(wǎng)絡系統(tǒng)安全性，使數(shù)據(jù)和應用系統(tǒng)不被破壞；三是保證登錄者的身份安全，需采用嚴格的身份認證和權限管理，通過登陸身份安全認證、動態(tài)口令等方式，嚴把登錄者身份，以保證檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的登錄安全。

（三）人才提升

檔案管理的數(shù)字化建設，人才是關鍵。要不斷提升管理者的技能水平，提升管理者檔案專業(yè)技能及計算機操作技能，讓管理者成為既懂檔案業(yè)務，又熟悉信息技術的復合型人才，以推進檔案管理的數(shù)字化進程。

數(shù)字化管理理念范文第2篇

傳統(tǒng)圖書管理服務的改革已經(jīng)到了勢在必行的地步?，F(xiàn)代的信息資源最主要的主題為電子信息資源，圖書館的讀者服務的內(nèi)容也逐漸由印刷版本向電子信息資源方向進行不斷的拓展與改變，隨著圖書館服務的不斷改變，其原有圖書館的印刷版本的館藏模式將會逐漸轉(zhuǎn)換為數(shù)字化館藏模式。這樣既節(jié)省了時間，實現(xiàn)了信息的實效性，且能滿足現(xiàn)代化信息的高速度與大容量的需要，大大提高信息資源的服務效率。

2、圖書館管理理念的與時俱進

圖書館可以視作是宏觀大社會的一個重要組成部分，其與社會的其他組成要素相互緊密聯(lián)系，共同推動社會的不斷發(fā)展。信息化時代的不斷發(fā)展，使得社會對于圖書館的定位與服務發(fā)生了很大的改變，同時也對圖書館的管理理念提出了新的要求。要樹立科學的觀念，改變目前圖書館管理的現(xiàn)狀，從經(jīng)濟干預以及行政干涉方面的加強不能實現(xiàn)圖書館的現(xiàn)代化要求。只有走科學與民主結(jié)合的道路，使得圖書館管理理念的與時俱進，才可以更好的適應于現(xiàn)代化信息資源服務質(zhì)量的不斷提高。圖書館的數(shù)字化建設思想理念應在其中得到體現(xiàn)。創(chuàng)新圖書館的管理理念，實現(xiàn)人才資源的有效配置，創(chuàng)造最佳的團隊，將無形的圖書館精神在管理過程中得到不斷的貫徹，形成具有知識經(jīng)濟時代獨有的信息化管理服務，進而實現(xiàn)信息化資源的最大開發(fā)與利用。

3、改變圖書館服務方式，擴大圖書館服務的范圍

圖書館管理的創(chuàng)新在于數(shù)字化圖書館對傳統(tǒng)圖書館的不斷取代、電子化信息館藏服務對傳統(tǒng)印刷版館藏的不斷取代的過程。然而隨著圖書館管理模式的不斷改變，其服務方式也必須要有所改進以適應數(shù)字化圖書館的更好運行。數(shù)字化圖書館的本質(zhì)在于建立電子化與網(wǎng)絡化的電子信息服務，實現(xiàn)圖書館的內(nèi)部資源的電子化與數(shù)字化，以滿足現(xiàn)代人們對于快速獲取知識信息的要求。因此，數(shù)字化圖書館的服務方式將不可避免發(fā)生改變，如數(shù)字化圖書館可以實現(xiàn)全天候即24小時的服務。

因此，讀者可以根據(jù)自己的實際需要進行安排自己的閱讀時間，而不像傳統(tǒng)的圖書館受到時間的制約。且圖書館的服務可以跨地域甚至國界，我們可以通過網(wǎng)絡獲取任何地區(qū)的圖書館信息資源，使得信息的獲取更加方便與迅速。這種資源共享化的服務，更加有利于服務效率的提高。與此同時，數(shù)字化圖書館的建立，方便了最新信息資源的獲取，這不僅擴展了圖書館的管理范圍，還建設了傳統(tǒng)服務的成本與費用，并提供最新的系統(tǒng)化信息產(chǎn)品。讀者可以根據(jù)實際需要進行知識的取長補短。

4、加大圖書管理人力資源建設力度是知識經(jīng)濟時代的新要求

隨著社會發(fā)展，社會對于知識的重視程度的不斷提高，圖書館的管理也隨之受到重視，雖然圖書館人才建設的不斷改進，然而我國目前圖書館的人力資源現(xiàn)狀仍然不容樂觀。主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

第一，圖書館人力資源隊伍的結(jié)構不合理。在網(wǎng)絡環(huán)境下，圖書館人力資源的利用以不再是進行圖書的整理，而是需要對于相關最新信息的準確與及時提供，這需要大量的高層次、高素質(zhì)的復合型人才的加入。

第二，圖書館人力資源隊伍的人員分布不合理。目前我國東部地區(qū)的專業(yè)型人才比較密集，而中西部地區(qū)的專業(yè)型人才卻比較缺乏。

第三，高層次的人力資源的缺乏。現(xiàn)代圖書館的管理人員，需要對現(xiàn)代化信息有及時的了解，還需要具有現(xiàn)代化管理思想。然而現(xiàn)代圖書館管理的不斷變革，其人力資源管理卻一直沒有實現(xiàn)較大的調(diào)整，某種程度上阻礙了圖書館現(xiàn)代化建設。

5、結(jié)束語

數(shù)字化管理理念范文第3篇

 

1、公共圖書館管理面臨的新形勢

 

1.1 人們對知識的渴求增加

 

公共圖書館的功能是發(fā)揮社會教育的職能，提高公民的思想道德素質(zhì)和科學文化水平，為現(xiàn)代化建設提供強大的精神動力和智力支持[1]。公共圖書館在現(xiàn)代社會中扮演著重要的角色，是現(xiàn)代社會最為重要的社會文化機構之一，在文化和信息傳遞方面具有極為重要的作用。伴隨著知識經(jīng)濟時代的到來，人的素質(zhì)和能力在很大程度上影響著組織的競爭力。因此，學習成為一種終身的活動，已經(jīng)展開職業(yè)生涯的人員要高度重視學習，并盡可能地通過各種渠道提升自我的素質(zhì)和能力。其中，公共圖書館作為一個公共文化機構，就成為首選之一。因此，在知識經(jīng)濟時代和建設創(chuàng)新型國家的背景下，人們對知識的需求不斷增加，公共圖書館成為人們提升自我的途徑之一。

 

1.2 網(wǎng)絡的普及

 

網(wǎng)絡的普及是公共圖書館管理面臨的形勢之二。近年來，伴隨著信息高速公路的出現(xiàn)，網(wǎng)絡成為重要的信息傳遞形式。網(wǎng)絡的普及對公共圖書館管理提出了新的要求，要求信息資源數(shù)字化、信息傳輸網(wǎng)絡化，因此，公共圖書館如果不及時調(diào)整思路、采取措施，適應網(wǎng)絡環(huán)境，那么，圖書館社會職能的優(yōu)勢必將喪失[2]?；诖丝紤]，公共圖書館的管理理念、管理方法、管理模式、管理體制等都需要變化。公共圖書館要本著服務讀者、服務社會公眾、服務經(jīng)濟和社會發(fā)展的原則開展工作，適應數(shù)字化的趨勢，創(chuàng)新管理模式，開展好管理工作。

 

2、公共圖書館管理的創(chuàng)新對策

 

2.1 創(chuàng)新公共圖書館管理理念

 

管理理念的創(chuàng)新是一切管理創(chuàng)新的前提和先導[3]。因此，公共圖書館要改革自身以適應發(fā)展變化了的形勢首先就需要管理理念的創(chuàng)新。而管理理念的創(chuàng)新就是要本著“以人為本”的原則，創(chuàng)造性地滿足讀者的多樣化和個性化的需求。在知識經(jīng)濟時代，人們對知識的渴求增加，而公共圖書館又是滿足讀者這一需求的重要途徑。同時，生活節(jié)奏的加快，競爭壓力的增加，讀者又希望獲得便捷的服務，獲得個性化的服務。在這種情況下，公共圖書館要積極轉(zhuǎn)變觀念，明確公共圖書館的職責所在，不斷提升公共圖書館工作人員的素質(zhì)和能力，積極為讀者開展高質(zhì)量的服務，充分發(fā)揮公共圖書館的功能。

 

2.2 創(chuàng)新公共圖書館管理方法

 

為了更好地滿足社會公眾對公共圖書館的需求，還要創(chuàng)新公共圖書館管理的方法，建立數(shù)字圖書館。

 

數(shù)字圖書館實際上是將原來的文獻資料以多媒體資料的形式展現(xiàn)出來，它的特點是收藏數(shù)字化、操作電腦化、傳遞網(wǎng)絡化、信息儲存自由化、資源共享化、結(jié)構鏈接化[4]，從而便利了讀者的借閱，提升公共圖書館管理的效率，節(jié)約了讀者的時間成本。因此，為了更好地滿足讀者的需求，公共圖書館要逐步實現(xiàn)管理方法和方式的創(chuàng)新，實現(xiàn)圖書資料的數(shù)字化。首先，公共圖書館要盡快實現(xiàn)現(xiàn)有館藏資源的數(shù)字化，建立數(shù)據(jù)庫，并提供目錄檢索、全文檢索等，方便讀者的查閱。其次，公共圖書館要充分利用其它數(shù)據(jù)資源。公共圖書館要搜集和利用社會上已有的數(shù)字化的資源，并對這些資源進行整合，發(fā)揮更大的效果。

 

2.3 創(chuàng)新公共圖書館管理模式

 

為了更好地服務經(jīng)濟和社會發(fā)展，在實踐中還要不斷創(chuàng)新圖書館管理模式，建立全新的管理模式。首先，要突出公共圖書館的重要位置。各級政府要高度重視圖書館建設，為圖書館建設提供經(jīng)費保障，列入政府的工作目標，以確保公共圖書館能夠得到發(fā)展。其次，由專門機構負責公共圖書館的資源共享。國家圖書館和各省省級圖書館要充分發(fā)揮其引導作用，通過某種協(xié)作機制，實現(xiàn)各級公共圖書館的資源共享。最后，加強數(shù)據(jù)庫建設。各級公共圖書館要增強資源觀念、服務意識，根據(jù)本地用戶需要，加快具有自身特色的數(shù)據(jù)庫的建設，更好地滿足用戶需要。

 

3、創(chuàng)新公共圖書館管理體制

 

在管理體制方面，公共圖書館必須由傳統(tǒng)型向現(xiàn)代的績效掛鉤的管理方向發(fā)展[5]。在市場經(jīng)濟條件下，要找到適合公共圖書館特點的人力資源管理制度，推行聘用制度，并采取科學的管理方式，對工作人員進行充分地激勵，調(diào)動其工作熱情和積極性，更好地為讀者服務。特別是在人員激勵方面，改變過去的管理弊端，引入績效管理方法，科學評定每個人的工作績效，并將工作績效和個人薪酬掛鉤，真正鼓勵工作人員提升自我素質(zhì)、提升服務水平。

公共圖書館在促進知識和信息傳遞方面發(fā)揮著重要的作用，特別是在知識經(jīng)濟時代，扮演著更為重要的角色。如何更好地適應新形勢做出變革值得人們深思，從目前來看，管理理念、管理方式、管理模式、管理體制的創(chuàng)新刻不容緩。當然，公共圖書館的改革也不可能一蹴而就，需要在改革的實踐中不斷地探索，在探索中不斷地改革。

 

參考文獻

[1]李風梅.公共圖書館管理創(chuàng)新的思考[J].中國科技創(chuàng)新導刊,2009(1):250.

[2]李曉靜.略論網(wǎng)絡環(huán)境下公共圖書館管理模式[J].淮陰師范學院教育科學論壇,2006(1):98.

數(shù)字化管理理念范文第4篇

在廣州參加了由中山大學為期十天的檔案信息化管理專題講座。隨后，到廣州、深圳、海口、某省等地，就當?shù)仄髽I(yè)的數(shù)字化資料管理，進行了參觀和考察，收獲很大，下面就這次短期學習培訓淺談幾點認識。

一、要樹立先進的數(shù)字化管理理念

信息化管理，在我國起源于上世紀八十年代，經(jīng)過九十年代方興未艾的發(fā)展，尤其進入新世紀后，隨著科學發(fā)展和技術的進步，在東部的經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)，數(shù)字化文檔資料管理已日漸成熟，并在社會和生活領域中發(fā)揮著越來越重要的作用。數(shù)字檔案是建立在現(xiàn)代信息技術普遍應用基礎上，利用數(shù)字化手段，以綜合檔案信息資源為處理核心，對數(shù)字檔案信息資源進行收集、管理，通過高速寬帶信息網(wǎng)絡設施相連接和提供利用，實現(xiàn)檔案信息資源共享的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。它是以有序的信息空間和開放的信息環(huán)境為特征，包含在辦公自動化系統(tǒng)、計算機輔助設計和管理系統(tǒng)、公共信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)等更為廣闊的大系統(tǒng)之中，由分布式檔案信息資源構成的具有強大服務功能的跨機構、跨地域的信息系統(tǒng)。

二、數(shù)字檔案與傳統(tǒng)檔案的關系

數(shù)字檔案的建成，并不意味著傳統(tǒng)檔案的消亡。由于各自的主要功能不同，加之各自具備適應某種社會需求的特殊優(yōu)勢，決定了數(shù)字檔案和傳統(tǒng)檔案將，它們之間是一種互為補充、互相依存的關系。在檔案信息的加工上，傳統(tǒng)檔案信息經(jīng)過數(shù)字化加工、整序，成為數(shù)字檔案信息資源的核心組成部分，并生成各種類型的信息目錄和結(jié)構較為單純的檔案參考資料。

三、加強人員培訓，提高全體員工的數(shù)字化技術應用水平，實現(xiàn)資源共享，提高工作效率。

檔案信息化建設的關鍵是檔案工作者素質(zhì)的全面提高。數(shù)字化已經(jīng)越來越多的應用在日常生活和工作當中。這就要求我們檔案人員要提高自身素質(zhì)，加強業(yè)務學習。尤其這幾年檔案信息化已經(jīng)越來越多的運用在經(jīng)濟生活和工作領域當中，加之各級領導對檔案工作的重視，這就更進一步促使我們檔案人員對檔案業(yè)務的培訓和專業(yè)知識的加強，掌握和提高應用計算機、網(wǎng)絡技術的能力和水平，成為檔案信息化建設的行家能手，實現(xiàn)工作效率化。

四、數(shù)字化管理對本企業(yè)發(fā)展的重要意義

檔案信息化建設的目的就是實現(xiàn)檔案信息資源共享、應用信息技術提高檔案利用服務水平。信息技術發(fā)展帶來的手段和技術方法，使檔案部門可以用更快捷、更生動、更形象的方式為各級部門提供優(yōu)質(zhì)服務。作為我們石西油田這個比較新的油田，檔案完全數(shù)字化、網(wǎng)絡化還沒有完全實施，這個工程是一項系統(tǒng)工程，涉及到檔案工作的方方面面，要完全利用數(shù)字化管理，為我們企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟效益和價值。

這次數(shù)字化檔案培訓，我感受到自己還需要學習很多的東西，也感受到了我們這里與南方先進的管理理念存在一定的差距。信息技術的迅猛發(fā)展和在各行各業(yè)的廣泛應用，不僅對國民經(jīng)濟和社會發(fā)展產(chǎn)生了深刻的影響，而且對檔案工作也提出了更高的要求。這也是我此次南方之行感受較為深刻的一點，因此通過這次的學習，讓我感受到作為一名檔案工作者的神圣和她職業(yè)為社會帶來的經(jīng)濟效益的偉大。

數(shù)字化管理理念范文第5篇

一、地勘單位檔案管理的現(xiàn)狀

目前，很大一部分地勘單位的檔案還處于傳統(tǒng)的手工管理階段，人工運作的傳統(tǒng)管理隨著時代的發(fā)展?jié)u漸顯露出其缺陷和不足。

（一）檔案整理不規(guī)范。面對數(shù)量眾多的庫藏檔案，有的地勘單位甚至沒有制定檔案分類標準，在檔案整理階段，幾乎都是人工操作，隨意性很大。檔案作為一個單位工作活動的歷史記錄，是極其珍貴的歷史資料，其參考憑證價值也是其他普通文字材料所不可比擬的，在查閱量很大的情況下，檔案管理人員往往忽視了文件材料的規(guī)范整理。有時還會有工作人員隨意擺放、借出的檔案沒有及時歸還等現(xiàn)象發(fā)生，這也給后期的檔案查閱工作帶來極大不便。

（二）檔案檢索效率低。目前大部分地勘單位的檔案檢索途徑有人工檢索和計算機檢索兩種方式。近年來，隨著信息技術、互聯(lián)網(wǎng)理念的深入人心，以及計算機操作等知識的普及在很大程度上促進了檔案數(shù)字化建設的發(fā)展，但就實際來看，手工檢索仍是大多數(shù)地勘單位檔案管理采用的主要查閱手段，尤其是在一些邊遠地區(qū)以及一些發(fā)展相對不均衡的地勘單位或地質(zhì)隊伍，大部分注意力都放在如何發(fā)展經(jīng)濟上，忽視了檔案數(shù)字化建設工作，從而導致了檔案檢索效率的低下。

（三）檔案毀損時有發(fā)生。地勘單位保存的檔案，尤其是一些地質(zhì)勘查資料，很多具有保密性和極高的科研價值，傳統(tǒng)檔案保管多以紙質(zhì)形式存放。大部分地勘單位成立于上世紀五六十年代，歷史久遠，不少檔案資料的形成時間較長，在借閱過程中，發(fā)生損壞是不可避免的，這對于檔案的管理十分不利。檔案資料一旦損毀難以復原，無形的損失不可估量。

（四）投入不足，人員素質(zhì)偏低。隨著數(shù)字化建設的推廣，部分地勘單位的檔案管理進行了數(shù)字化建設試點，但依舊沒有得到普及。有的是因為資金投入不足，設備無法更新，有的是因為歷史遺留問題多、包袱重的原因下不得不暫緩檔案數(shù)字化建設，還有的源于檔案管理不受單位重視，安排非專業(yè)人員進行管理，有的還是兼職，有的管理人員不思進取，安于現(xiàn)狀等，所有這些，都成了檔案數(shù)字化建設的桎梏。

二、實施檔案數(shù)字化管理勢在必行

（一）檔案保存更安全、完整。地勘單位的地質(zhì)勘查材料很多都是在野外形成，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下，第一手材料的保存和傳遞在很大程度都依賴于單位的人力、物力，并受時間、距離、氣候、溫度等的影響，而在數(shù)字化管理模式下，地質(zhì)勘查資料的保存和傳遞演變?yōu)殡娮影?，其保存將更完整、安全，時間也會更長。隨著存儲方式的多樣，存儲容量的增大，傳遞和保存將更為便捷、穩(wěn)定。

（二）檔案資源充分共享。地質(zhì)勘查、地質(zhì)災害治理等檔案資源實現(xiàn)數(shù)字化管理，不僅在單位內(nèi)部可以交流和共享，在與其他機構、兄弟單位之間也能相互傳遞和利用，除提高檔案信息的共享利用之外，還能實現(xiàn)優(yōu)勢互補、取長補短，實現(xiàn)資源的交換互補，促進了解和共同進步。

（三）辦公效率的進一步提高。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，地勘單位檔案更多地依靠人力管理和手工操作，時間成本很高，大量檔案材料占據(jù)的空間也大，由于缺乏專業(yè)人才進行系統(tǒng)的檔案管理工作，出錯率也比較大，很難達到檔案管理規(guī)范。在檔案數(shù)字化管理模式下，檔案的形成、傳遞、利用等環(huán)節(jié)都由計算機完成，使得檔案的收集、分類、統(tǒng)計、查閱等工作變得簡便、快捷、有序、高效，極大地提高了檔案管理工作的效率。

（四）檔案的機密性、實效性得到保證。多數(shù)地質(zhì)勘查檔案本身具有機密性。在傳統(tǒng)模式下，檔案通過人工傳送容易丟失延誤，容易造成泄密。實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化以后，相關管理人員可以通過設置管理權限對需要保密的檔案進行管理，從而保證檔案的安全。同時，在檔案數(shù)字化管理模式下，只要輸入相關關鍵詞就能查閱到自己想要的資料，且用戶可以在任何時間、地點通過計算機進行檢索和利用檔案信息，大大節(jié)約了人力、物力和財力。

三、實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的路徑

實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理是時代的需求，是社會科技進步的結(jié)果，是大勢所趨，地勘單位在經(jīng)濟發(fā)展新常態(tài)下，需要借助大量的檔案資源為經(jīng)濟社會可持續(xù)發(fā)展提供助力，地勘單位實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的路徑包括以下幾個方面。

（一）理念先行。地勘單位管理者要樹立信息管理意識，更新檔案管理理念。隨著我國各項工作數(shù)字化進程的推進，地勘單位檔案管理數(shù)字化成為必然，只有革新地勘單位管理人員的管理理念，才能在思想上為工作創(chuàng)新提供動力和源泉。只有認識到信息技術對檔案管理工作的重要性，才能不斷強化檔案數(shù)字化管理理念，逐步向數(shù)字化管理過渡。

（二）制度保障。地勘單位要建立健全檔案數(shù)字化進程中的各項規(guī)章制度，完善管理機制，加強制度機制建設，保障制度機制執(zhí)行力度。制度建設是做好檔案數(shù)字化管理工作的前提和保障，檔案數(shù)字化管理的制度建設包括檔案的收集、歸檔、存儲、利用等各個環(huán)節(jié)。檔案數(shù)字化管理需要單位建立健全科學完善的制度體系，通過制度來促進檔案數(shù)字化管理工作的規(guī)范化、科學化?？茖W的制度更需要有科學的機制來保證其實施，就需要將崗位職責等納入考核辦法，調(diào)動工作人員的積極性，促進工作的規(guī)范有序和健康發(fā)展。

（三）構建平臺。地勘單位檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)構建，包括數(shù)字化管理系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)分離，檔案管理辦公自動化，搭建信息共享平臺，新型檔案管理軟件開發(fā)等。在已試行檔案數(shù)字化管理的地勘單位，多數(shù)檔案管理系統(tǒng)也只是實現(xiàn)了部分檔案的目錄級管理，而更為方便、快捷、準確的全文檢索還沒有及時跟上；在有的地勘單位已經(jīng)實現(xiàn)辦公系統(tǒng)自動化的情形下，還需要搭建平臺，進一步構建一套完善的檔案管理信息系統(tǒng)，進一步提高管理效率和檔案利用率。同時，還需要注意利用物理隔離、設置防火墻等多種方式對內(nèi)外網(wǎng)進行隔離，過濾數(shù)據(jù)，以保障檔案管理系統(tǒng)的安全性。

（四）保障投入。加大扶持力度，營造良好的檔案工作環(huán)境，培育一支優(yōu)秀的檔案管理隊伍。除了為檔案工作人員提供學習、交流分享的機會，還需要單位重視對檔案數(shù)字化管理的投入，保障資金的支持力度，配置適應地勘單位發(fā)展規(guī)模的軟件硬件設備，安裝高性能高質(zhì)量的網(wǎng)絡安全軟件，確保檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的正常運行。