企業(yè)秘書素質(zhì)管理

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摘要：現(xiàn)代社會的秘書，作為一種專業(yè)人才，是隨著商品經(jīng)濟的發(fā)展和進行社會服務(wù)的第三產(chǎn)業(yè)的興起，而日益顯示其重要信息服務(wù)的社會職能，為社會所大量需要的。在工業(yè)發(fā)達的西方國家中，秘書是一門很“俏”的職業(yè)。本文著重探討作為現(xiàn)代社會的一名合格的秘書應(yīng)該具備哪些素質(zhì)和能力。

關(guān)鍵詞：秘書;素質(zhì);能力;專業(yè)

一、引言

隨著我國的改革開放向深度和廣度推進，商品經(jīng)濟日益發(fā)達，信息服務(wù)的市場擴大，對秘書的需求量也日益增大?？梢灶A(yù)測，到下世紀(jì)初，隨著工業(yè)化的現(xiàn)代結(jié)構(gòu)的生成以及我國經(jīng)濟的逐步發(fā)展，秘書工作將更受社會的重視。它已不僅僅是一種較高級的職業(yè)，而且會成為吸引千萬勞動大軍的一門新興行業(yè)。企業(yè)秘書必須是思想品德上的“馬列者”,工作上的“老黃?！?文字能力上的“作家”,綜合素質(zhì)上的“軍師”,辦事上的“經(jīng)紀(jì)人”,思想上的“戰(zhàn)略家”。

二、秘書的能力構(gòu)成

現(xiàn)代企業(yè)制度的建立,是現(xiàn)代經(jīng)濟高速發(fā)展的必須,同時也對秘書工作提出更高的標(biāo)準(zhǔn),與傳統(tǒng)意義的“秘書”相比,現(xiàn)代企業(yè)要求秘書更是“全才”,必須具有科學(xué)(教學(xué)案例，試卷，課件，教案)的預(yù)見和廣博的知識,集多能于一身,構(gòu)建自身的能力結(jié)構(gòu),同時,還必須具有高尚的職業(yè)道德和良好的心理素質(zhì)。

1.具有較高的文化專業(yè)素質(zhì)

企業(yè)文秘人員應(yīng)具有廣博的基礎(chǔ)文化知識。(1)是社會科學(xué)(教學(xué)案例，試卷，課件，教案)基礎(chǔ)文化知識,如歷史(教學(xué)案例，試卷，課件，教案)、政治(教學(xué)案例，試卷，課件，教案)、思想史,社會發(fā)展史,哲學(xué)理論等。在世界經(jīng)濟日趨一體化的今天,企業(yè)要生存發(fā)展,必然要進入世界市場參于競爭,這就要求文秘人員不僅要了解本國文化,而且要了解國外業(yè)務(wù)伙伴所屬國家的歷史(教學(xué)案例，試卷，課件，教案)變遷和民族文化形成。例如日本企業(yè)倡導(dǎo)的是儒家理論,強調(diào)職員、公司是一家。而美國企業(yè)則更多地倡導(dǎo)開拓、奮斗、競爭精神,強調(diào)創(chuàng)新和自我實現(xiàn)。了解本國文化,了解不同國家的歷史(教學(xué)案例，試卷，課件，教案),準(zhǔn)確把握不同國家的特點,對于開展辦公室工作有很大幫助,在經(jīng)濟聯(lián)系日益國際化的今天,這一點更是突出;(2)是自然科學(xué)(教學(xué)案例，試卷，課件，教案)基礎(chǔ)文化知識。當(dāng)代社會的工作與生活離不開自然科學(xué)(教學(xué)案例，試卷，課件，教案)知識,高科技含量的企業(yè)生產(chǎn),以自然科學(xué)(教學(xué)案例，試卷，課件，教案)知識為基礎(chǔ)。同時,現(xiàn)代辦公設(shè)備日益復(fù)雜化、高技術(shù)化,沒有一定的自然科學(xué)(教學(xué)案例，試卷，課件，教案)知識很難學(xué)習(xí)了解其原理和性能。總之,文秘人員沒有一定的自然科學(xué)(教學(xué)案例，試卷，課件，教案)知識,就很難學(xué)習(xí)掌握辦公自動化的新技術(shù),就不能為企業(yè)內(nèi)各部門提供高效率的服務(wù)。

2.具有較強的是表達能力

表達能力是文秘人員的重要能力之一。匯報工作、接待來客、協(xié)調(diào)溝通等都要通過表達。文秘人員應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、及時、簡潔、規(guī)范地表達工作情況,準(zhǔn)確把握何時該說什么,何時該寫什么,說該怎么說,寫該怎么寫,只有在這些問題上把握適度,才算是真正具備了較強的表達能力。表達能力靠什么?在口頭表達中,要靠駕馭語言的能力,靠豐富的詞匯量,敏捷的思維,清晰的語言以及語氣、手勢、表情、體態(tài)等。在書面表達中,要靠準(zhǔn)確的詞匯使用、嚴(yán)謹(jǐn)縝密的思維、得當(dāng)?shù)奈恼麦w式、清新流暢的語言表達等。書面表達的要求就是準(zhǔn)確、規(guī)范、簡捷。隨著企業(yè)辦公自動化水平的提高,對辦公室人員的書面表達提出了更高的要求,文秘人員必須學(xué)會熟練地在計算機上進行文字處理。四是公關(guān)協(xié)調(diào)能力。通過文秘的公關(guān)協(xié)調(diào)工作使企業(yè)與企業(yè)之間,企業(yè)與公眾之間建立良好的合作關(guān)系,為本企業(yè)提供其他企業(yè)的信息,提高企業(yè)應(yīng)變能力。協(xié)調(diào)就是協(xié)調(diào)本企業(yè)內(nèi)部上下級、各職能部門之間的和諧關(guān)系,并通過我們的工作構(gòu)建以“和諧”為核心的企業(yè)文化,追求人與人之間的和諧,人與自然和社會的和諧,營造一個祥和、互助、奮發(fā)向上的企業(yè)氛圍。由此可見,文秘人員的公關(guān)協(xié)調(diào)能力至少應(yīng)當(dāng)包括溝通能力、協(xié)調(diào)能力、組織能力、輔助決策能力和應(yīng)變能力。

3.具有主動性和一定的前瞻能力

領(lǐng)導(dǎo)交待了什么,自己便干什么;領(lǐng)導(dǎo)沒有吩咐,自己就樂得無事。像這樣被動地接受領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù),是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,一個稱職的秘書還要善于“沒事找事”。秘書要有靈活的大腦，從行為表征上就是會思考問題、會辦事情、會出點子、會應(yīng)付各種突發(fā)事件、會對過失進行補救。這“五會”有著豐富的內(nèi)涵，每一會都有很高的要求，要當(dāng)好一個現(xiàn)代的優(yōu)秀秘書，必須勤懇磨練，不斷學(xué)習(xí)，努力創(chuàng)新，適應(yīng)時展的變化和要求。在領(lǐng)導(dǎo)作出指示前,秘書頭腦中就要先有一個工作思路。凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢,秘書時刻想到領(lǐng)導(dǎo)的需要,工作走在前面,有前瞻性,及時為領(lǐng)導(dǎo)提供所需情況,主動協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好工作,既能減輕領(lǐng)導(dǎo)的壓力,促進領(lǐng)導(dǎo)提高工作成效,也有助于秘書找出差距,提高自身能力。另外，秘書是領(lǐng)導(dǎo)或企業(yè)的參謀或軍師,是領(lǐng)導(dǎo)或企業(yè)的思想庫和智囊團。秘書應(yīng)當(dāng)發(fā)揮順風(fēng)耳和千里眼的作用,把平時搜集整理的信息,特別是市場競爭信息、超前預(yù)測的方案、調(diào)查研究的情況及時、準(zhǔn)確地提供給領(lǐng)導(dǎo)或企業(yè),并把超前思考的優(yōu)良方案提供出來,以便領(lǐng)導(dǎo)或企業(yè)及時掌握情況,做出相應(yīng)的決策和反應(yīng)。這就要求秘書在完成日常性服務(wù)工作的同時,要圍繞領(lǐng)導(dǎo)的主管或分管工作,積極深入基層,開展調(diào)查研究,掌握一線實情,敏銳地發(fā)現(xiàn)問題,提供領(lǐng)導(dǎo)決策參考;廣泛閱讀報刊,收集信息資料,聽取多方意見,獲取正反兩方面情況,促進領(lǐng)導(dǎo)全面、系統(tǒng)地分析問題,做出科學(xué)(教學(xué)案例，試卷，課件，教案)決策;加強對有關(guān)單位完成領(lǐng)導(dǎo)所布置工作情況的督促檢查,確保領(lǐng)導(dǎo)的決策落實到位。

三、總結(jié)

綜上所述,企業(yè)秘書必須利用自身優(yōu)勢,發(fā)揮自身能力,以周密的思維、嚴(yán)細(xì)的作風(fēng)、勤奮的狀態(tài)、淵博的學(xué)識、出色的才華,履行崗位職責(zé),切實發(fā)揮聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外、溝通上下的樞紐作用,為領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)輔助好,服務(wù)好,為企業(yè)奉獻青春和才華。