企業(yè)會計檔案管理

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摘要：隨著會計電算化的實行，由此產(chǎn)生的許多機(jī)讀數(shù)據(jù)與文件賦予了企業(yè)會計檔案管理許多新的特點，同時也產(chǎn)生了新的問題。筆者經(jīng)過幾年的會計電算化實踐與理論研究，詳細(xì)總結(jié)了電算化會計下企業(yè)檔案管理的新特點，剖析了目前會計電算化現(xiàn)實工作中會計檔案管理存在的問題，經(jīng)過成因分析，提出一系列基于電算化的企業(yè)檔案管理問題解決方案。

關(guān)鍵詞：會計電算化；會計檔案管理

一、背景簡述

計算機(jī)在會計領(lǐng)域的普及和應(yīng)用，使得企事業(yè)單位的會計核算系統(tǒng)越來越多地被計算機(jī)所取代，會計電算化成為會計工作的發(fā)展方向，成為促進(jìn)會計基礎(chǔ)工作規(guī)范化和現(xiàn)代化的一種重要手段。為適應(yīng)會計工作規(guī)范化、現(xiàn)代化的客觀要求，伴隨著電算化會計產(chǎn)生的與傳統(tǒng)形式的會計檔案既相互配合，又密切聯(lián)系的全新的電算化會計檔案管理成為會計工作發(fā)展的一個新的研究課題。

二、會計電算化下會計檔案管理新特點

要了解電算化下會計檔案管理的新特點，首先要明白會計電算化是什么。國內(nèi)外對會計電算化定義可一般表述為：以電子計算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會計實務(wù)中的簡稱，是用電子計算機(jī)代替人工記賬、算賬、報賬，以及部分替代人腦完成對會計信息的分析、預(yù)測、決策的過程。通過對電算化會計的明確定義，筆者結(jié)合電算化應(yīng)用的硬件基礎(chǔ)以及電算化規(guī)范，總結(jié)出以下幾點電算化會計檔案管理的新特點：

（1）會計檔案的載體本身發(fā)生了變化。根據(jù)1999年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規(guī)定，采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算的單位，不僅要電子會計數(shù)據(jù)，而且應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案，這就使得電算化會計檔案擁有了雙重的會計檔案載體，即傳統(tǒng)意義上的會計檔案與包括存儲在計算機(jī)硬盤中的會計數(shù)據(jù)、以其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)等形式在內(nèi)的電子會計檔案。

（2）載體本身性質(zhì)帶來的新的特點。由于不具備傳統(tǒng)會計檔案的直觀可視性，電算化下的電子會計檔案必須在特定的計算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可視；電子檔案易被修改；電子檔案的保存，受到載體本身的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲信息有效期等因素的影響。

（3）電算化操作流程及電算化信息系統(tǒng)維護(hù)要求帶來的會計檔案涉及范圍的新特點。在傳統(tǒng)的手工操作條件下，從原始憑證的制作到會計報表的編制，都是靠人工完成的，因而具有保存價值的檔案資料僅指那些反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會計憑證、會計賬簿、會計報表及有關(guān)的附屬資料。實行會計電算化以后，所有的會計核算業(yè)務(wù)都是通過計算機(jī)來完成的。由于計算機(jī)是一種特殊的操作工具，財務(wù)人員首先需要設(shè)計能被計算機(jī)識讀的程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼，然后才能借助計算機(jī)進(jìn)行會計核算。處理。由于這些程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼既是使電算化會計信息系統(tǒng)能夠運行的前提條件，又是保證電算化會計信息系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)的故障維護(hù)查詢資料，因而這些資料雖然不是會計核算活動的產(chǎn)物，沒有具體的數(shù)據(jù)和表格，但是由于沒有它們的支持，整個會計核算過程就無法進(jìn)行，所以必須作為電算化會計檔案的特殊部分予以保存。

（4）電算化會計系統(tǒng)對人員的素質(zhì)與系統(tǒng)安全操作提出了新需要。電算化會計檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會計核算工作的各項專門方法，還必須同時掌握必要的計算機(jī)操作和維護(hù)知識；而對系統(tǒng)安全性，則更因為網(wǎng)絡(luò)與計算機(jī)本身的原因而提高，同時也對個人安全操作使用提出了新的需要。

三、會計電算化下檔案管理存在的問題及成因分析

結(jié)合電算化下檔案管理的新特點，作者歸納實際電算化會計檔案管理存在的一些問題：

（1）會計檔案載體：電算化會計雖已實施，但因為實施時間不長，財會人員和單位領(lǐng)導(dǎo)對會計電算檔案的組成內(nèi)容不甚了解，缺乏管理會計檔案的經(jīng)驗，很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒有將存儲在計算機(jī)中的會計信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響會計檔案的完整性。

（2）會計載體本身性質(zhì)帶來的問題：電算化會計檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可視，因此目前許多企業(yè)因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導(dǎo)致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數(shù)據(jù)不能被調(diào)用；《會計檔案管理辦法》第十二條規(guī)定：采用計算機(jī)進(jìn)行會計核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印出紙質(zhì)會計檔案，并對保存期限作了規(guī)定，但目前由于一些單位受條件限制，沒有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī)，還在使用老的針式打印機(jī)，致使打印輸出的紙介質(zhì)會計檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限；沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標(biāo)準(zhǔn)，建立專門的電算化會計檔案保護(hù)制度；未選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會計檔案數(shù)據(jù)備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。

（3）會計檔案管理制度不完善：由于電算化會計檔案更易在不知覺的情況下被修改，因此在沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度，沒有制定相應(yīng)的會計電算檔案保管人員職責(zé)情況下，會計檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。

（4）缺乏必要的計算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才：眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專業(yè)的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)，然后就去操作系統(tǒng)，在一定層面上而言，會計人員僅學(xué)會了操作，而管理與維護(hù)對他們而言就非常陌生，由此導(dǎo)致的結(jié)果與損失也非同小可。

有果必有因，筆者根據(jù)自己企業(yè)的實際電算化會計操作與規(guī)范要求，對以上問題發(fā)生的原因作出以下可能的判斷；

（1）對會計電算化本身理解的偏差：許多企業(yè)的會計人員，僅僅將電算化看成自動運算做帳的工具，而忘記了它本身所應(yīng)包含的管理會計分析、預(yù)測、決策等功能，從而心理上缺乏對會計電算化檔案管理的重視。

（2）尚未引起有關(guān)部門的重視：不論是檔案管理部門還是檔案形成部門，對歸檔工作重視不夠，檔案部門缺乏必要的措施及相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，造成檔案形成部門交什么、交多少都任其自然的狀況，嚴(yán)重妨礙了電子文件、數(shù)據(jù)的歸檔。

（3）缺乏明確的規(guī)章制度：由于沒有完善的、針對電子文件的制度規(guī)范，電算化會計檔案的歸檔工作處于無序狀態(tài)。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法，只歸檔紙質(zhì)文件，而且是將原來用手工記錄的賬簿、報表，改成了用計算機(jī)打印出來的賬簿、報表。

四、如何改善電算化下的會計檔案管理

（1）完善硬件設(shè)施建設(shè)

提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī)，以它們作為輸出紙質(zhì)會計檔案的工具：選用功能符合本單位實際業(yè)務(wù)的電算化會計軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，如有聯(lián)網(wǎng)，注意進(jìn)行定期的補丁維護(hù)，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全，導(dǎo)致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

（2）完善電算化下會計檔案管理各項制度

a、建立電算化會計檔案的歸檔制度：會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會計檔案保管；會計數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表。

b、建立電算化會計檔案的保管制度：根據(jù)國家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)，建立電算化會計檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會計檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進(jìn)行編號，標(biāo)明時間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。

c、建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度：查閱會計檔案，需經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

d、建立電算化檔案定期備份制度：電算會計檔案應(yīng)定期將會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息；同時由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對這些會計電算檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制，以防止會計信息損壞。

e、建立電算化軟件內(nèi)的會計檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制度。對電算化會計檔案的各項內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權(quán)限。普通數(shù)據(jù)，可較大范圍共享；涉及單位機(jī)密的數(shù)據(jù)，僅供一定需要的人員使用；而設(shè)計原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等，則只有主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過這樣設(shè)置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。

（3）提高會計部門人員素質(zhì)，完善人員配置結(jié)構(gòu)

由于電算化會計，不僅僅是要實現(xiàn)傳統(tǒng)會計的功能，更有其他利用計算機(jī)高速度計算、分析能力的功能，所以必須相應(yīng)增加專業(yè)人才，加強(qiáng)對電子檔案的管理，為提供更有效的會計信息打好基礎(chǔ)；同時電算化軟件維護(hù)及系統(tǒng)安全的要求較高，這也需要會計部門相應(yīng)增加一定數(shù)量的電腦高級人才，維護(hù)日常運作，開發(fā)更合理、高效的軟件。

（4）提高思想重視程度。實現(xiàn)會計電算化的企業(yè)單位，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度認(rèn)識對電算化會計檔案資料進(jìn)行科學(xué)化管理的重要性，并督促有關(guān)制度的建立?，F(xiàn)今不少實現(xiàn)會計電算化的企業(yè)單位，對會計檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的經(jīng)驗，因此，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高電算化會計檔案管理者的素質(zhì)，把磁性介質(zhì)檔案資料的管理落到實處。

五、電算化下會計檔案管理展望

電算化會計檔案作為會計檔案的一部分，它與傳統(tǒng)形式的會計檔案相互配合、密切聯(lián)系。如果說傳統(tǒng)形式的會計檔案是電算化會計檔案的基礎(chǔ)，那么電算化會計檔案就是電算化獨特的個性，它代表著未來會計規(guī)范化、現(xiàn)代化的發(fā)展方向，因此要充分發(fā)揮電算化會計的強(qiáng)大功能，必須做好電算化會計檔案管理這一基礎(chǔ)會計工作。

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