會計電算化條件管理

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〔摘要〕會計電算化使會計工作的質(zhì)量和效率提高的同時，也對原有的企業(yè)內(nèi)部控制制度造成了極大的沖擊，許多新問題急需得到解決，因此需要建立一套適合會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)控制度。

〔關(guān)鍵詞〕會計電算化；企業(yè)內(nèi)部控制；系統(tǒng)；管理

電算化會計系統(tǒng)的建立使企業(yè)會計核算和會計管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化，為企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了許多前所未有的新問題，對企業(yè)內(nèi)部控制制度造成了極大的沖擊，本文在會計電算化的前提下，分析目前企業(yè)內(nèi)部控制薄弱的表現(xiàn)和原因，談?wù)勅绾谓⒁惶走m合會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)控制度。

一、會計中出現(xiàn)的新問題

1會計存在無紙化的問題二、電算化會計處理系統(tǒng)下內(nèi)部控制的轉(zhuǎn)變

1由單一的制度控制轉(zhuǎn)變?yōu)槌绦蚩刂坪椭贫瓤刂撇⒋?/p>

手工操作下的一些內(nèi)部控制，如編制科目、憑證匯總表，總賬、明細賬的核對，在電算化中沒有了存在的必要性，其部分內(nèi)部控制功能在電算化后轉(zhuǎn)移到計算機內(nèi)，如憑證借貸平衡校驗、余額平衡檢查等功能。因此，內(nèi)部控制也由單一的制度控制轉(zhuǎn)變?yōu)槌绦蚩刂坪椭贫瓤刂撇⒋妗?/p>

2增加了內(nèi)部控制內(nèi)容

會計電算化的應(yīng)用，給會計工作增加了新內(nèi)容，不僅要保存好相關(guān)的紙質(zhì)數(shù)據(jù)文件，還要保存、保管好已存儲在電子介質(zhì)中的各種會計數(shù)據(jù)和計算機程序。如編程、維護人員與計算機操作人員內(nèi)部控制、計算機機內(nèi)及磁盤內(nèi)會計信息安全保護、計算機病毒防治，以及計算機操作管理等。

3內(nèi)部控制環(huán)境發(fā)生了變化

企業(yè)使用計算機處理會計和財務(wù)數(shù)據(jù)后，企業(yè)會計核算的環(huán)境發(fā)生了很大的變化，會計部門的組成人員從原來由財務(wù)、會計專業(yè)人員組成，轉(zhuǎn)變?yōu)橛韶攧?wù)、會計專業(yè)人員和計算機數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的管理人員及計算機專家組成。會計部門不僅利用計算機完成基本的會計業(yè)務(wù)，還能利用計算機完成各種原先沒有的或由其他部門完成的更為復雜的業(yè)務(wù)活動，如銷售預(yù)測、人力資源規(guī)劃等。隨著遠程通訊技術(shù)的發(fā)展，會計信息的網(wǎng)上實時處理成為可能，業(yè)務(wù)事項可以在遠離企業(yè)的某個終端機上瞬間完成數(shù)據(jù)處理工作，原先應(yīng)由會計人員處理的有關(guān)業(yè)務(wù)事項，現(xiàn)在可能由其他業(yè)務(wù)人員在終端機上一次完成；原先應(yīng)由幾個部門按預(yù)定的步驟完成的業(yè)務(wù)事項，現(xiàn)在可能集中在一個部門甚至一個人完成。因此，要保證企業(yè)財產(chǎn)物資的安全完整、保證會計系統(tǒng)對企業(yè)經(jīng)濟活動反映的正確和可靠、達到企業(yè)管理的目標，企業(yè)內(nèi)部控制制度的建立和完善就顯得更為重要，內(nèi)部控制制度的范圍和控制程序較之手工會計系統(tǒng)更加廣泛，更加復雜。

三、加強電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度建設(shè)的具體措施

1建立全面、規(guī)范的會計基礎(chǔ)管理制度

管理基礎(chǔ)主要指有一套比較全面、規(guī)范的管理制度和方法，以及較完整的規(guī)范化的數(shù)據(jù)。會計基礎(chǔ)工作主要指會計制度是否健全，核算規(guī)程是否規(guī)范，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準確、完整等，這是搞好電算化工作的重要保證。沒有很好的基礎(chǔ)工作，電算化會計信息系統(tǒng)無法處理無規(guī)律、不規(guī)范的會計數(shù)據(jù)，電算化工作的開展將遇到重重困難。2加強對操作程序的控制

制定相應(yīng)的上機守則與操作規(guī)程，是操作控制制度化的具體體現(xiàn)。上機守則主要是對電腦機房內(nèi)工作所作的一般性規(guī)定。操作規(guī)程則是提出了計算機業(yè)務(wù)處理過程的具體操作步驟和具體要求，包括各種操作命令、各種設(shè)備的使用說明以及非常情況的處理等。這些制度并不是一成不變的，還必須隨著經(jīng)營的變化而不斷修改完善。只有通過完備詳盡的制度才能減少錯誤的發(fā)生，從源頭上確保會計信息的真實性和可靠性。

3嚴格對機構(gòu)和人員的管理與控制

必須制定相應(yīng)的組織和管理控制制度，明確職責分工，加強組織控制。職責分工首先是將電算化部門與用戶部門的職責相分離。會計核算軟件投入正式使用后，原有會計機構(gòu)必須做相應(yīng)調(diào)整，對各類人員制定崗位責任制度。會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位?；緯媿徫豢砂ǎ簳嬛鞴?、出納、會計核算、稽核、會計檔案管理等工作崗位；電算化會計崗位包括：直接管理、操作、維修計算機及會計軟件系統(tǒng)等工作崗位。機構(gòu)調(diào)整必須同組織控制相結(jié)合，以實現(xiàn)職權(quán)分離，有效地限制和及時發(fā)現(xiàn)錯誤或違法行為。如規(guī)定系統(tǒng)開發(fā)人員和維護人員不能兼任系統(tǒng)操作員和管理人員等。用戶部門指產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)的部門或人員（如出納），在這兩者之間進行職責分工的目的，是盡可能保持不相容職能（如業(yè)務(wù)授權(quán)、執(zhí)行、保管和記錄）的分離，以及在電算化部門內(nèi)部的職責分離。通過進行內(nèi)部職責分工，以補救不相容職能集中化的不足。

4加強系統(tǒng)安全與網(wǎng)絡(luò)的安全控制，嚴格系統(tǒng)操作環(huán)境管理

加強系統(tǒng)安全控制主要應(yīng)從防止未經(jīng)授權(quán)的人員擅自動用系統(tǒng)各種資源、保護程序和數(shù)據(jù)的安全，減少因外界因素導致計算機故障等方面入手。主要的控制措施包括：（1）訂立內(nèi)部操作制度，禁止非電腦操作人員操作財務(wù)專用電腦；（2）設(shè)置操作權(quán)限限制；（3）操作人員身份的密碼控制，規(guī)定交接班手續(xù)和登記運行日志；（4）數(shù)據(jù)存儲和處理相隔離，嚴格控制系統(tǒng)軟件的安裝與修改，對系統(tǒng)軟件進行定期的預(yù)防性檢查，系統(tǒng)被破壞時，要求系統(tǒng)軟件具備緊急響應(yīng)、強制備份、快速重構(gòu)和快速恢復的功能；（5）機房的工作環(huán)境保護。網(wǎng)絡(luò)安全指標包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等。針對這些方面，可采用一些安全技術(shù)，主要包括：數(shù)據(jù)備份及機器的使用規(guī)范，軟盤專用及防病毒感染。數(shù)據(jù)加密技術(shù)，訪問控制技術(shù)，認證技術(shù)等。網(wǎng)絡(luò)傳輸介質(zhì)、接入口的安全性也是應(yīng)該引起注意的問題，盡量使用光纖傳輸，接入口應(yīng)保密。通過上述技術(shù)可基本確保財務(wù)信息在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)及外部網(wǎng)絡(luò)傳輸中的安全性。

5加強內(nèi)部審計

內(nèi)部審計既是公司、企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強化內(nèi)部會計監(jiān)督的制度安排。對會計資料定期進行審計，審查電算化會計賬務(wù)處理是否正確，是否遵照《會計法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，審核費用簽字是否符合有關(guān)內(nèi)控制度，憑證附件是否規(guī)范完整等；審查電子數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，如查看賬冊內(nèi)容，做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理應(yīng)及時調(diào)整；監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象；對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查，防止存在漏洞。

6實施人才培訓制度，提高會計人員素質(zhì)

要提高會計人員計算實施機業(yè)務(wù)素質(zhì)，必須大力加強人才培訓的力度。企業(yè)應(yīng)高度重視電算化人才的開發(fā)與培養(yǎng)，積極組織會計人員學習會計電算化知識，掌握計算機先進技術(shù)，培養(yǎng)或聘用一批精通技術(shù)、熟練應(yīng)用電算化程序的高級技術(shù)人才，推動企業(yè)電算化事業(yè)由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉(zhuǎn)變。

7要做好電算化會計檔案管理工作

為了更有效地做好電算化會計檔案管理工作，我們必須根據(jù)電算化會計檔案的特點，分別做好會計檔案的收集、保存、利用等方面的工作。

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