電算化內(nèi)部控制管理

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摘要會(huì)計(jì)電算化是以電子計(jì)算機(jī)技術(shù)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中的簡(jiǎn)稱。闡述了企業(yè)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀，并有針對(duì)性地提出了改變現(xiàn)狀、解決問題的應(yīng)對(duì)之策。

關(guān)鍵詞會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)

會(huì)計(jì)電算化是以電子計(jì)算機(jī)技術(shù)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中的簡(jiǎn)稱?；谒旧淼奶攸c(diǎn)，與手工會(huì)計(jì)相比，具有運(yùn)算速度快、存儲(chǔ)容量大、高度數(shù)據(jù)共享、檢索查詢速度快捷、制作報(bào)表容易、數(shù)據(jù)分析準(zhǔn)確等特點(diǎn)。它的使用，可以節(jié)約會(huì)計(jì)人員大量人力、物力、時(shí)間。

控制與會(huì)計(jì)是不可分割的?？刂剖乾F(xiàn)代企業(yè)管理的一項(xiàng)基本職能。建立較為健全的內(nèi)控制度是現(xiàn)代企業(yè)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。內(nèi)部控制是企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中所采取的一系列具有控制功能的組織、程序、手段的總稱，包括內(nèi)部管理控制和內(nèi)部會(huì)計(jì)控制。作為內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的特殊形式───電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制則是隨著IT技術(shù)特別是以Interent為代表的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)進(jìn)一步向深層次發(fā)展。這些變革無疑給企業(yè)帶來了巨大的效益，但同時(shí)也給內(nèi)部控制帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。

1企業(yè)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的建立對(duì)企業(yè)授權(quán)與執(zhí)行、審計(jì)線索、會(huì)計(jì)信息安全、內(nèi)部控制方式等方面都產(chǎn)生了重大影響。當(dāng)前企業(yè)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制現(xiàn)狀主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.1財(cái)務(wù)軟件缺乏兼容性，系統(tǒng)內(nèi)部銜接性差，致使內(nèi)部控制難度大

目前，我國(guó)通過評(píng)審的財(cái)務(wù)軟件較多，它們都是自行開發(fā)的操作平臺(tái)和支持的軟件，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不同、編程風(fēng)格各異，由于各財(cái)務(wù)軟件公司為保密其技術(shù)，致使相互間沒有交流和溝通，沒有業(yè)界的協(xié)議，不同品牌的財(cái)務(wù)軟件之間沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，很難在不同系統(tǒng)上實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。不同的財(cái)務(wù)軟件因軟硬件環(huán)境要求不同，在內(nèi)部控制上作法不一致，例如，有的財(cái)務(wù)軟件要求年終結(jié)賬前要強(qiáng)制性備份；有的財(cái)務(wù)軟件有反結(jié)賬操作；有的財(cái)務(wù)軟件對(duì)機(jī)內(nèi)已作廢的記賬憑證不保留痕跡等。這些功能上的差異，導(dǎo)致內(nèi)部控制缺乏共性，致使內(nèi)部控制難度大。

當(dāng)前核算型財(cái)務(wù)軟件已經(jīng)成熟，但對(duì)于管理型財(cái)務(wù)軟件開發(fā)力度較小，問題較多，系統(tǒng)內(nèi)部銜接性差。各子系統(tǒng)間會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能完全實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)部自動(dòng)轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)，相當(dāng)部分仍建立在直接使用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上。電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的一體化系統(tǒng)模式尚未建立。這不僅增加了數(shù)據(jù)輸入的工作量，而且因?yàn)橛扇斯ず怂恪⑷斯ぽ斎氲热藶橐蛩?，必然增加出錯(cuò)機(jī)率，使得財(cái)會(huì)軟件不能充分發(fā)揮它的管理功效和預(yù)測(cè)功能。這些也致使內(nèi)部控制難度大。

1.2數(shù)據(jù)保密性、安全性差，致使非法篡改現(xiàn)象嚴(yán)重

在一定條件下，企業(yè)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是絕對(duì)秘密的。作為財(cái)務(wù)軟件的加密，目前主要是對(duì)軟件系統(tǒng)而言，財(cái)務(wù)軟件公司只考慮自身的經(jīng)濟(jì)利益，防止盜版，但對(duì)用戶會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)保密性、安全性涉及不多。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)基本上是以一種開放式的關(guān)系數(shù)據(jù)庫格式保存（如FOXPRO、ACCES等）。只要懂得這種數(shù)據(jù)庫操作，就很方便進(jìn)入賬套數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，從而進(jìn)行非法篡改。這樣就是在進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)加上諸如操作密碼、聲音監(jiān)測(cè)、指紋辨識(shí)等檢測(cè)手段和操作權(quán)限設(shè)置等限制手段，實(shí)際上不能真正起到數(shù)據(jù)的保密作用。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全難如人意。

1.3企業(yè)對(duì)系統(tǒng)日常維護(hù)能力差，會(huì)計(jì)人員電算化水平急待提高

系統(tǒng)日常維護(hù)（系統(tǒng)操作維護(hù)）主要解決在日常操作中計(jì)算機(jī)硬件、軟件一些簡(jiǎn)單故障。盡管計(jì)算機(jī)硬、軟件商家有較好的售后服務(wù)，但一些企業(yè)對(duì)計(jì)算機(jī)出現(xiàn)的一些故障，不問其故障大小，都由計(jì)算機(jī)硬、軟件商家來人維修，這必定會(huì)增加企業(yè)管理成本。在我國(guó)，各級(jí)政府會(huì)計(jì)主管部門、社會(huì)辦學(xué)機(jī)構(gòu)對(duì)財(cái)會(huì)人員進(jìn)行了大量的電算化培訓(xùn)，但這些都是初級(jí)知識(shí)，僅僅是最一般的電算化操作技術(shù)。財(cái)會(huì)人員上崗后，只能進(jìn)行一般的電算化操作，很難適應(yīng)日常維護(hù)、電算化管理、電算化組織與實(shí)施等高層次的電算化工作，會(huì)計(jì)人員電算化水平急待進(jìn)一步提高。電算化中級(jí)人才培養(yǎng)迫在眉睫。

1.4電算化管理制度與執(zhí)行脫離

為確保電算化系統(tǒng)正常運(yùn)行和會(huì)計(jì)信息的安全、準(zhǔn)確、合法、可靠，企業(yè)需研究制訂相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算化管理方法與制度。一些企業(yè)為達(dá)到甩賬目的，根據(jù)財(cái)政部會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范要求制定了大量的企業(yè)內(nèi)部電算化管理與控制制度，一時(shí)起到很好效果，但甩賬后，這些制度不但沒有進(jìn)一步完善，反而棄之一邊，主要表現(xiàn)為操作規(guī)程混亂、職責(zé)不清；在裝有電算化的計(jì)算機(jī)上操作一些與電算化工作無關(guān)的內(nèi)容，如上網(wǎng)聊天、玩游戲；允許一些無關(guān)人員使用計(jì)算機(jī)；電算化數(shù)據(jù)檔案保管力度不夠等，上述問題均應(yīng)解決。

2企業(yè)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制對(duì)策

隨著企業(yè)會(huì)計(jì)工作的變化，及時(shí)研究?jī)?nèi)部監(jiān)控新方法，建立一套適合電算化要求的會(huì)計(jì)內(nèi)控機(jī)制非常必要。上述內(nèi)部控制現(xiàn)狀，就其產(chǎn)生的原因有企業(yè)內(nèi)部因素，也有外部因素。這就要求從內(nèi)外兩方面加強(qiáng)企業(yè)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制。

2.1全面提高會(huì)計(jì)人員素質(zhì)

內(nèi)部控制制度是由人設(shè)計(jì)、執(zhí)行的，缺乏高素質(zhì)的人員，任何控制制度措施的效用都將大打折扣，甚至形同虛設(shè)。企業(yè)必須全面提高會(huì)計(jì)人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)在內(nèi)的綜合素質(zhì)，尤其要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)學(xué)習(xí)，使計(jì)算機(jī)操作水平上檔次，同時(shí)注重管理者管理風(fēng)格、企業(yè)文化意識(shí)等精神層面的軟控制，充分調(diào)動(dòng)人的積極性。

2.2業(yè)務(wù)程序標(biāo)準(zhǔn)化，嚴(yán)把會(huì)計(jì)核算控制質(zhì)量關(guān)

會(huì)計(jì)核算控制是電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制中的重要內(nèi)容。會(huì)計(jì)核算結(jié)果是會(huì)計(jì)預(yù)測(cè)、決策、分析的基礎(chǔ)。必須保證賬務(wù)處理的正確性、規(guī)范性、真實(shí)性。原始憑證經(jīng)過審查，在錄入處理前一切經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理必須經(jīng)過相應(yīng)的權(quán)級(jí)審批，簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確、完整地填制與錄入。不正確的業(yè)務(wù)更正與刪除，待解報(bào)單的處理等都必須嚴(yán)格按規(guī)定進(jìn)行，嚴(yán)格執(zhí)行復(fù)核制度，充分保證計(jì)算機(jī)賬務(wù)處理不錯(cuò)不亂。無論是靜態(tài)審核，還是動(dòng)態(tài)審核，都要仔細(xì)核對(duì)輸出的賬務(wù)憑證與實(shí)際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否一致。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸出必須進(jìn)行嚴(yán)格審核并簽章，認(rèn)真做好會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)日備份和月末備份，并堅(jiān)持雙重備份制度。從核算環(huán)節(jié)把關(guān)，保證整個(gè)系統(tǒng)正常運(yùn)行，做到數(shù)據(jù)真實(shí)、完整和安全，業(yè)務(wù)處理合法、有效。會(huì)計(jì)核算控制是防范和化解會(huì)計(jì)核算風(fēng)險(xiǎn)的重要環(huán)節(jié)，必須引起高度重視。

2.3強(qiáng)化操作權(quán)限意識(shí)，明細(xì)崗位責(zé)任，實(shí)行權(quán)限等級(jí)控制

企業(yè)必須從會(huì)計(jì)工作的特點(diǎn)入手，合理地進(jìn)行崗位分工，崗位協(xié)調(diào)，明確崗位職責(zé)，制定科學(xué)規(guī)范的工作規(guī)程，建立合理高效的工作流程，以最大限度地提高會(huì)計(jì)工作效率，防范和化解會(huì)計(jì)工作風(fēng)險(xiǎn)。要充分運(yùn)用財(cái)務(wù)軟件自身的程序控制功能，實(shí)行權(quán)限管理、互相監(jiān)督、互相牽制；實(shí)行集中式事后監(jiān)督與實(shí)時(shí)監(jiān)控相結(jié)合的內(nèi)控機(jī)制。操作權(quán)限控制是指按軟件系統(tǒng)開發(fā)過程中預(yù)先設(shè)定的各種不同管理、操作權(quán)限進(jìn)行業(yè)務(wù)分工，以保護(hù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)免遭不當(dāng)使用或破壞。操作權(quán)限采用資格確認(rèn)方法，對(duì)不同級(jí)別的管理、使用者授予不同的權(quán)限。電算主管享有電算系統(tǒng)最高級(jí)管理權(quán)限，負(fù)責(zé)制定相關(guān)的管理制度，采取相應(yīng)的規(guī)范，進(jìn)行權(quán)限授予，對(duì)操作信息的安全跟蹤管理；電算系統(tǒng)維護(hù)員權(quán)限負(fù)責(zé)系統(tǒng)和設(shè)備的維護(hù)；操作員級(jí)權(quán)限負(fù)責(zé)憑證的錄入與復(fù)核工作，負(fù)責(zé)憑證的審查和錄入，保證賬務(wù)處理的真實(shí)與合法。在權(quán)限等級(jí)管理中，口令密碼必須不定期地更換，特別是電算主管必須有強(qiáng)烈的保密意識(shí)，對(duì)整個(gè)電算系統(tǒng)的安全有不可推卸的責(zé)任。只有這樣才能更好地發(fā)揮互相牽制約束的作用，才能防止非法侵入，充分體現(xiàn)互相牽制原則。

2.4加強(qiáng)計(jì)算機(jī)硬件、軟件管理，重視技術(shù)控制

作為財(cái)務(wù)軟件公司在軟件開發(fā)中，必須引入安全稽核機(jī)制，對(duì)重要的操作日志進(jìn)行記載，并進(jìn)行必要的權(quán)限設(shè)置，以便能夠?qū)Ω鞣N不同的權(quán)限進(jìn)行用戶識(shí)別和遠(yuǎn)程請(qǐng)求識(shí)別。為了能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)時(shí)安全監(jiān)控，必須建立網(wǎng)絡(luò)間的安全屏障即網(wǎng)絡(luò)安全“防火墻”，按照系統(tǒng)管理員的權(quán)限，用預(yù)先定義好的規(guī)則控制會(huì)計(jì)賬套數(shù)據(jù)庫的進(jìn)出，通過對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行重新組合和對(duì)會(huì)計(jì)賬套數(shù)據(jù)庫進(jìn)行加密，使業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)只有在解密的條件下才能使用，同時(shí)必須進(jìn)行必要的身份認(rèn)證和內(nèi)容檢查，控制一些軟件的安裝，尤其是數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)軟件，以防止利用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)打開賬套數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行非法處理，拒絕一切無關(guān)人員使用計(jì)算機(jī)。建立一套完善的操作環(huán)境和軟件系統(tǒng)是進(jìn)行電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部監(jiān)控的必要手段，只有這樣才能保證會(huì)計(jì)人員相對(duì)獨(dú)立、完整地行使自己權(quán)限并達(dá)到會(huì)計(jì)內(nèi)部監(jiān)控目的，為更好地進(jìn)行會(huì)計(jì)監(jiān)控做好必要的技術(shù)支持和技術(shù)準(zhǔn)備。

2.5整章建制，實(shí)行電算化環(huán)境下的制度控制

針對(duì)電算化系統(tǒng)，企業(yè)必須對(duì)手工會(huì)計(jì)信息中的各項(xiàng)規(guī)章制度進(jìn)行整理，以充分適應(yīng)需要。整章建制的內(nèi)容主要有計(jì)算機(jī)管理制度、會(huì)計(jì)工作管理制度，包括崗位責(zé)任管理制度、日常操作管理制度、維護(hù)管理制度、機(jī)房管理制度和檔案制度。作為電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制工作的核心內(nèi)容應(yīng)著重在完善內(nèi)控環(huán)境上下功夫，制定嚴(yán)格的控制制度并保證得到全面執(zhí)行，設(shè)立良好的控制活動(dòng)，以不斷提高會(huì)計(jì)工作效率和經(jīng)濟(jì)效益。

科學(xué)的管理控制手段，必須建立一套與權(quán)、利對(duì)等的內(nèi)控職責(zé)，在強(qiáng)化會(huì)計(jì)人員崗位職責(zé)的同時(shí)實(shí)行效益工資制，以調(diào)動(dòng)廣大會(huì)計(jì)人員的工作積極性；實(shí)行權(quán)力與利益相分離的會(huì)計(jì)主管派駐制。在制度管理控制要求下，會(huì)計(jì)人員的工資必須與產(chǎn)出的效益相匹配，這能督促其更好地履行自己的職責(zé)。會(huì)計(jì)主管派駐制將保證會(huì)計(jì)主管能獨(dú)立地行使管理權(quán)利，將其利益與權(quán)力分離能保證其有效監(jiān)管，并不受本單位負(fù)責(zé)人干擾，從而真正做到令則行，禁則止，這是實(shí)行制度控制的有效保證。

2.6制定財(cái)務(wù)軟件業(yè)界協(xié)議

協(xié)議是規(guī)則的集合，分為低層和高層兩類，它規(guī)定了財(cái)務(wù)軟件的不同部分是如何交互的，從而保證不同品牌的財(cái)務(wù)軟件彼此間能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)傳遞或交換。作為會(huì)計(jì)電算化宏觀管理的主管部門，應(yīng)當(dāng)從技術(shù)的角度就財(cái)務(wù)軟件的數(shù)據(jù)平臺(tái)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、各功能模塊、數(shù)據(jù)傳遞模式、數(shù)據(jù)安全與保密等作出統(tǒng)一規(guī)定。這樣使各種不同品牌的財(cái)務(wù)軟件之間才能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，為企業(yè)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部數(shù)據(jù)安全的進(jìn)一步完善提供良好的外部環(huán)境。

電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制是人機(jī)控制，其中人員控制是基礎(chǔ)，也是會(huì)計(jì)監(jiān)控的重點(diǎn)；技術(shù)控制是手段，也是全面控制的必要支持。人員控制離不開必要的技術(shù)手段，技術(shù)控制又為人員控制提供必要的技術(shù)支持。會(huì)計(jì)控制必須進(jìn)行全面信息控制，全面控制離不開重點(diǎn)控制，對(duì)重要權(quán)限、重點(diǎn)環(huán)節(jié)還必須進(jìn)行重點(diǎn)控制。但重點(diǎn)控制，必須在全面控制的基礎(chǔ)上進(jìn)行，會(huì)計(jì)全面控制即對(duì)會(huì)計(jì)工作中的管理、技術(shù)、操作、核算、總結(jié)和預(yù)測(cè)等各方面的全部信息控制。工作中的僥幸心理，任何細(xì)微失誤都可能造成企業(yè)會(huì)計(jì)信息的嚴(yán)重失真。采取了上述措施，對(duì)解決企業(yè)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制中存在的不足，提高內(nèi)部控制水平無疑會(huì)有極大的作用。