電算化會計

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摘要：新一輪的科技產(chǎn)生始終脫不開計算機的發(fā)展。自從中國加入世貿(mào)以后，無論是文化還是經(jīng)濟都受到外國的“侵略”，一些公司或企業(yè)時不時要注意市場的變化，還要提高自己的產(chǎn)品效率與質(zhì)量。面對新一輪市場浪潮的沖擊，人與電腦化的模式應運而出。特別的會計是一個比較多工作的職業(yè)，如果會計能通過電算化處理，保證會計信息資料真實、合法、完整，公司的效率將會事半功倍。

關鍵詞：電算化，會計，電算化

引言：本文首先引入電算化會計信息的某些概念，通過對**市通順工貿(mào)公司會計系統(tǒng)改進提出幾點要求，對電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的特點的分析，初步探討了其主要內(nèi)容和可能存在的問題，并對如何加強和完善電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制提出了建議。

**市**工貿(mào)有限公司是一家綜合性的企業(yè)集團，是集生產(chǎn)、經(jīng)營多位于一體的大型公司。為了發(fā)展生產(chǎn)、拓寬經(jīng)營領域，現(xiàn)廣泛聯(lián)合有識之士，聯(lián)營合作！電算化會計信息系統(tǒng)：是由計算機硬件、軟件、電算化管理制度、財會及計算機人員組成，是一個組織處理會計業(yè)務與會計數(shù)據(jù)，為企業(yè)內(nèi)外有關人員提供會計信息并輔助管理的人機系統(tǒng)。所以要加大對電算化信息系統(tǒng)的投入和改進。

過去，人工會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制形成了一整套行之有效的方法和制度，然而，隨著現(xiàn)代信息技術在財會領域的廣泛應用，使得原有的會計內(nèi)部控制制度和方法在各方面都受到了挑戰(zhàn)。筆者認為，與手工會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制相比，電算化會計信息系統(tǒng)有以下幾方面的特點：

1、會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制是指為了保證業(yè)務活動的有效進行，保護資產(chǎn)的安全和完整，防止、發(fā)現(xiàn)、糾正錯誤與舞弊，保證會計信息資料真實、合法、完整而制定和實施的政策與程序。

2、控制面廣；由于計算機是高速度運行的。計算機系統(tǒng)建立與運行的復雜性，要求內(nèi)部控制的范圍相應擴大，其中包括一些手工系統(tǒng)中沒有的控制內(nèi)容，如對系統(tǒng)開發(fā)過程的控制、數(shù)據(jù)編碼的控制以及對調(diào)用和修改程序的控制等等。

3人機組合。在計算機系統(tǒng)中，原有的手工控制手段有些仍然保留，但需要增設一些存儲與計算機程序中的程序化控制。會計信息輸出的控制、人機交互處理的控制、計算機系統(tǒng)之間連接的控制、系統(tǒng)的安全控制等方面，控制的要求也更加嚴格。當然隨著計算機應用的程度不同，程序化控制的范圍也會有所不同。一般來說，計算機應用的程度越高，采用的程序化控制也就越多。

**市**工貿(mào)有限公司要實行電算化的好處：

一、可以通過控制環(huán)境

內(nèi)部控制的環(huán)境是控制系統(tǒng)中其他要素的基礎，控制環(huán)境是各種因素共同作用的結(jié)果，可以增加或減少具體控制政策和程序的實施效果。換言之，控制環(huán)境決定著組織的整體風格，左右著組織中各成員的控制意識。例如對誠信的原則和道德價值觀、雇員品質(zhì)和能力保證、管理哲學和經(jīng)營風格、組織結(jié)構(gòu)、董事會和審計委員會、責任分配與授權、人力資源政策和程序。

二、通過評價風險；

1.顯示明確系統(tǒng)目標。電算化會計信息系統(tǒng)的目標服務于企業(yè)整體目標，包括營運目標—包括績效和獲利目標及資產(chǎn)保全目標；財務報告目標—防止報送不真實的財務報告；并可以通過一定的函數(shù)放映公司今年來的催勢。

2.可以分析現(xiàn)狀。由于以前的人工化沒有什么效率并且沒有什么質(zhì)量，所以對于公司的前景不能得出號的方法，而電算化能通過人機結(jié)合，通過機器提供的數(shù)據(jù)和人員的分析得出每年的銷售和經(jīng)營狀況。它們都是用來預防、發(fā)現(xiàn)、糾正系統(tǒng)所發(fā)生的錯誤、舞弊和故障，使系統(tǒng)能正常運行；是提供可靠和及時的信息保證。

3.等應對瞬時環(huán)境，系統(tǒng)外部經(jīng)濟、產(chǎn)業(yè)以及管理等控制環(huán)境隨時都會發(fā)生變化，系統(tǒng)內(nèi)部軟件、硬件、人員等要素也后發(fā)生變化，當這些變化發(fā)生時，會計信息系統(tǒng)的活動應隨之進行改變。因此，風險評估中最關鍵的步驟就是確認內(nèi)部和外部變化的情況，并及時采取必要的行動。

三、控制自我評估和他人評估。

控制自我評估是組織的管理部門和職員共同進行定期或不定期對會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制進行評估，評估內(nèi)部控制的有效性及其實施的效率效果，以期能更好地達成內(nèi)部控制的目標?？刂谱晕以u估是為提高組織內(nèi)部控制的自我意識所作的努力，這種活動經(jīng)常以研討會的形式進行。

1.可以更清晰的認識到自己，哪個是勤奮的，哪個是不用功？那樣公司就能把握到更多員工的信息。

2.通過自我評估可以使審核部門的人員認真的對待，比如說，有些部門就是因為怕實行了電算化會導致審核變得馬虎，其實通過了自評和他評，可以看出一個人的素質(zhì)高低，那樣有針對性的對部分審核進行調(diào)查。

但電算化也存在一些問題：

1.由于運用了點算化，很多資料和有形記錄較手工會計系統(tǒng)大為減少，賬務處理結(jié)果及數(shù)據(jù)文件都存儲在計算機或磁盤等電子介質(zhì)上，不像手工會計系統(tǒng)那樣直觀，另外數(shù)據(jù)易更改，而在計算機內(nèi)部，會計數(shù)據(jù)無論是形態(tài)還是結(jié)構(gòu)卻發(fā)生了變化，如果執(zhí)行員品德不好很容易攝取資料，那樣，一個公司的安全性會受到威脅。

2.由于電算化都采取了簡單的數(shù)據(jù)記錄，很多時候管理者不知是誰做的，誰管理的？例如，對****公司，如果每個操作員都設置有自己的口令和不同的工作權限，并且每個操作員都應保守自己的口令秘密。在電算化實踐中，出現(xiàn)下面問題

（1）有的員工喜歡一人擁有幾個ID，卻往往是一個操作員身兼數(shù)職，可以以不同的TD進入系統(tǒng)進行不同的操作，這樣，財務分工的控制就會搞亂。

（2）為了做好更多的工作，一些未經(jīng)授權的計算機專業(yè)人員可以利用計算機技術和網(wǎng)絡技術輕易地瀏覽各種數(shù)據(jù)文件，造成會計機密數(shù)據(jù)被泄漏。

（3）一旦出現(xiàn)什么停電，電腦里的資料就會變空了，什么也沒有。那樣資料很難在收集，例外，有一些資料室通過卡來存儲的，但卡的技術不是很高，時不時會因為什么潮濕或什么的導致資料的安全性不高。

2.混亂，檢查難。電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理自動化、集中化，再加上計算機運行的高速性、程序運行的重復性，使得處理結(jié)果一旦發(fā)生錯誤，就像編程那樣很難檢查出是哪里的錯誤，如果檢查不出錯誤，錯誤往往就會在短時間內(nèi)迅速蔓延，造成多種數(shù)據(jù)文件、賬簿及整個系統(tǒng)的會計數(shù)據(jù)失真，并且可能使系統(tǒng)出現(xiàn)反復性差錯。也就是說如果輸入數(shù)據(jù)出錯，以后的處理環(huán)節(jié)再正確，也只能輸出錯誤的信息。特別的一些繼承性的文件，如果上一個文件錯了，下一個人必須重做第一個人的操作，那樣我們要求的人員的技術要非常的高。

3.管理和監(jiān)督的有效性差。，有些單位未完成這一環(huán)節(jié)、也未經(jīng)審批，就直接實施了會計電算化。計算機代替手工記賬的單位必須建立完善的電算化管理制度，有些單位雖然建立了內(nèi)部管理制度，但徒有虛名并沒有切實執(zhí)行。例如，按職權分離原則，系統(tǒng)開發(fā)人員不應直接接觸或者正式操作電算化會計系統(tǒng)，憑證的輸入和復核人員必須由不同的人員執(zhí)行，但有些單位系統(tǒng)開發(fā)人員則可以隨時接觸會計核算系統(tǒng)，甚至頂班操作；也有一些單位由同一個人按照不同的姓名口令進入系統(tǒng)去完成憑證輸入和復核兩項不兼容的工作

既然發(fā)現(xiàn)了問題，那該如何解決：

1.強化風險意識。

會計信息化是會計發(fā)展的必然趨勢，與手工會計系統(tǒng)相比，電算化會計信息系統(tǒng)具有明顯的優(yōu)越性，但是電算化系統(tǒng)有不同于手工會計系統(tǒng)的特點及其風險，必須建立更加嚴密的、系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度。各級領導和財會部門、信息部門人員都應對會計信息化樹立正確的思想認識，營造風險防范從我做起的氛圍。目前，社會中計算機犯罪行為的增加，使我們更應認識到電算化會計信息系統(tǒng)加強內(nèi)部控制的重要性。強化系統(tǒng)的內(nèi)部控制，既是預防電腦犯罪的重要措施，也是減少差錯的有效保障。

2.審批、評審和監(jiān)督相結(jié)合。

審核崗位主要負責監(jiān)督計算機及電算化系統(tǒng)的運行，防止利用計算機進行舞弊。具體包括：審查機內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性；監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全性、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象；對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查，防止存在漏洞等。各級財政部門和業(yè)務主管部門應加強審批的各項管理措施，以保證實現(xiàn)會計電算化的單位都具有良好的內(nèi)部控制制度，特別是對于商品化的財務軟件，要加強對軟件的評審管理。評審的內(nèi)容主要是針對軟件是否符合國家統(tǒng)一的會計制度，軟件的安全性、可靠性以及軟件的售后服務功能等方面。驗收工作主要是檢查與軟件相配合的運行環(huán)境和管理制度的建立情況。通過鼓勵員工監(jiān)督，并提出什么“報情”的有獎勵。認真負責自己分內(nèi)事，通過強指令的執(zhí)行，就是說哪一個檢查是不認真進行減少獎金的處罰。

4.加強內(nèi)部審計。

由于審核部門是一個比較重要的部門，筆者認為要家多一個來管理，或且通過監(jiān)督的方法來控制審核中的錯選或不合格的想象想過關的念頭。另外，會計人員不僅要具備財會知識和計算機知識，同時還要掌握一定的管理知識；最后，業(yè)務主管應當熟悉整個會計電算化處理業(yè)務，以便對系統(tǒng)會計工作流程進行監(jiān)控和指導。

5.人員控制。

通過部門的設置、人員的分工、崗位職責的制定、權限的劃分等形式進行的控制，建立恰當?shù)慕M織機構(gòu)和職責分工制度，以達到相互牽制、相互制約的目的；防止或減少錯弊的發(fā)生。其中較重要的崗位有系統(tǒng)管理和審核崗位。大家都知道人員控制是電算化系統(tǒng)管理的根本，會計電算化人才的缺乏是制約我國會計信息化工作發(fā)展的關鍵環(huán)節(jié)。為此，要加強各種的培訓，對他們的道德水平進行教育，提高他們的法律意識，通過獎勵和懲罰制度。

總結(jié)：綜上所述，電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制是一個多要素的立體框架。特別的，隨這科學的發(fā)展；隨著人們觀念的改變和市場的需求，會計電算化將得到更深層次的發(fā)展，電算化會計信息系統(tǒng)環(huán)境下，這些變革無疑也給內(nèi)部會計控制帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。因此要最大程度地提高會計工作水平和會計信息系統(tǒng)的質(zhì)量，更好地為提高企業(yè)單位現(xiàn)代化管理水平和經(jīng)濟效益服務。電算化規(guī)范和完善電算化會計信息系統(tǒng)操作和管理章程，重視內(nèi)部審計，增強數(shù)據(jù)安全意識。無疑，這是當前強化電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)的一次重大變革。會計電算化信息系統(tǒng)的實施，必將為**公司今后的飛速發(fā)展打下堅實的基礎。

文獻：

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2.傅元略.電子商務環(huán)境下會計面臨的問題。財務與會計，2000，（4）。

3.張新平.ERP戰(zhàn)略下的財務管理創(chuàng)新[J].中國會計電算化，2004（7）

4.劉利軍.網(wǎng)絡會計信息的安全與防范[J].商業(yè)會計，2004（11）

5.常劍峰.電算化會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫控制方法[J].中國會計電算化，2003（11）

6.張衛(wèi).網(wǎng)絡會計的信息安全與防范[J].市場周刊。商務，2004（12）