電算化會計(jì)內(nèi)部控制

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[摘要]隨著會計(jì)電算化的普遍應(yīng)用,管理部門對由計(jì)算機(jī)產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)、報(bào)表等會計(jì)信息的依賴越來越大,這些會計(jì)信息的產(chǎn)生只有在嚴(yán)格的控制下,才能保證其可靠性和準(zhǔn)確性。必須加強(qiáng)會計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制,以保證財(cái)務(wù)實(shí)行電算化系統(tǒng)的正常、安全、有效運(yùn)行。

[關(guān)鍵詞]會計(jì)電算化;信息系統(tǒng);內(nèi)部控制;網(wǎng)絡(luò)化

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)體制改革的深化,會計(jì)電算化得到迅速普及和發(fā)展,高速度、低成本、不斷創(chuàng)新的經(jīng)濟(jì)模型改變了傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式、經(jīng)營模式和會計(jì)模式。會計(jì)已經(jīng)對企業(yè)的內(nèi)部控制產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響,提高了企業(yè)的運(yùn)營與管理效率。但是,由于計(jì)算機(jī)技術(shù)自身的問題以及會計(jì)人員業(yè)務(wù)水平和個(gè)人素質(zhì)等原因,會計(jì)信息系統(tǒng)的應(yīng)用也存在許多問題。因此,必須加強(qiáng)會計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制,以保證財(cái)務(wù)實(shí)行電算化系統(tǒng)的正常、安全、有效運(yùn)行。

一、電算化會計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制的發(fā)展

(一)計(jì)算機(jī)的使用改變了企業(yè)會計(jì)核算的環(huán)境

企業(yè)使用計(jì)算機(jī)處理會計(jì)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)后,企業(yè)會計(jì)核算的環(huán)境發(fā)生了變化,會計(jì)部門的組成人員從原來由財(cái)務(wù)、會計(jì)專業(yè)人員組成,轉(zhuǎn)變?yōu)橛韶?cái)務(wù)、會計(jì)專業(yè)人員和計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的管理人員及計(jì)算機(jī)專家組成。會計(jì)部門不僅利用計(jì)算機(jī)完成基本的會計(jì)業(yè)務(wù),還能利用計(jì)算機(jī)完成各種原先沒有的或由其他部門完成的更為復(fù)雜的業(yè)務(wù)活動,如銷售預(yù)測、人力資源規(guī)劃等。隨著遠(yuǎn)程通訊技術(shù)的發(fā)展,會計(jì)信息的網(wǎng)上實(shí)時(shí)處理成為可能,業(yè)務(wù)事項(xiàng)可以在遠(yuǎn)離企業(yè)的某個(gè)終端機(jī)上瞬間完成數(shù)據(jù)處理工作,原先應(yīng)由會計(jì)人員處理的有關(guān)業(yè)務(wù)事項(xiàng),現(xiàn)在可能由其他業(yè)務(wù)人員在終端機(jī)上一次完成;原先應(yīng)由幾個(gè)部門按預(yù)定的步驟完成的業(yè)務(wù)事項(xiàng),現(xiàn)在可能集中在一個(gè)部門甚至一個(gè)人完成。因此,要保證企業(yè)財(cái)產(chǎn)物資的安全完整、保證會計(jì)系統(tǒng)對企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動反映的正確和可靠,達(dá)到企業(yè)管理的目標(biāo),企業(yè)內(nèi)部控制制度的建立和完善就顯得更為重要,內(nèi)部控制制度的范圍和控制程序較之手工會計(jì)系統(tǒng)更加廣泛,更加復(fù)雜。

(二)電算化會計(jì)系統(tǒng)改變了會計(jì)憑證的形式

在電算化會計(jì)系統(tǒng)中,會計(jì)和財(cái)務(wù)的業(yè)務(wù)處理方法和處理程序,各類會計(jì)憑證和報(bào)表的生成方式、會計(jì)信息的儲存方式和儲存媒介發(fā)生了很大的變化。原先反映會計(jì)和財(cái)務(wù)處理過程的各種原始憑證、記賬憑證、匯總表、分配表、工作底稿等作為基本會計(jì)資料的書面形式的資料減少了,有些甚至消失了。由于電子商務(wù)、網(wǎng)上交易、無紙化交易等的推行,每一項(xiàng)交易發(fā)生時(shí),有關(guān)該項(xiàng)交易的有關(guān)信息由業(yè)務(wù)人員直接輸入計(jì)算機(jī),并由計(jì)算機(jī)自動記錄,原先使用的每項(xiàng)交易必備的各種憑證、單據(jù)被部分地取消了,原來在核算過程中進(jìn)行的各種必要的核對、審核等工作有相當(dāng)一部分變?yōu)橛捎?jì)算機(jī)自動完成。原來書面形式的各類會計(jì)憑證轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募?、記錄形式儲存在磁性介質(zhì)上,因此,電算化會計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制與手工會計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度有著很大的不同,控制的重點(diǎn)由對人的控制轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ?、機(jī)控制,控制的程序應(yīng)與計(jì)算機(jī)處理程序相一致。

(三)計(jì)算機(jī)的使用增加了控制舞弊、犯罪的難度

隨著計(jì)算機(jī)使用范圍的擴(kuò)大,利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行的貪污、舞弊、詐騙等犯罪活動也有所增加。由于儲存在計(jì)算機(jī)磁性媒介上的數(shù)據(jù)容易被篡改,有時(shí)甚至能不留痕跡地篡改,數(shù)據(jù)庫技術(shù)的提高使數(shù)據(jù)高度集中,未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件,復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù)。計(jì)算機(jī)犯罪具有很大的隱蔽性和危害性,發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)舞弊和犯罪的難度較之手工會計(jì)系統(tǒng)更大,計(jì)算機(jī)舞弊和犯罪造成的危害和損失可能比手工會計(jì)系統(tǒng)更大,因此計(jì)算機(jī)會計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度與手工會計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度相比較,計(jì)算機(jī)會計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制是范圍大、控制程序復(fù)雜的綜合性控制,控制的重點(diǎn)是對職能部門和計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理部門并重的全面控制,是人工控制和計(jì)算機(jī)自動控制相結(jié)合的多方位控制。

二、會計(jì)電算化發(fā)展中存在的問題

(一)財(cái)務(wù)及管理軟件系統(tǒng)內(nèi)部銜接性差

由于當(dāng)前許多財(cái)會軟件都著重開發(fā)賬務(wù)處理與報(bào)表管理,主要解決記賬和報(bào)表處理效率問題,對于其他諸如成本核算、市場預(yù)測等功能開發(fā)力度小,使得在處理此類問題時(shí),需先將財(cái)會管理的有關(guān)數(shù)據(jù)輸出,經(jīng)人工核算后再重新輸入,從一個(gè)處理系統(tǒng)(模塊)到另一個(gè)處理系統(tǒng)(模塊),不能自動轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)格式,使得軟件不能充分發(fā)揮管理功效和預(yù)測功能。并且在Internet環(huán)境下,企業(yè)管理的內(nèi)涵也在進(jìn)一步的延伸,除了傳統(tǒng)的企業(yè)財(cái)務(wù)、庫存、銷售、采購、生產(chǎn)等管理以外,涉及整個(gè)企業(yè)價(jià)值鏈的許多環(huán)節(jié)也被要求進(jìn)入管理范疇?！昂艚兄行摹本褪堑湫偷睦又?。呼叫中心也稱為客戶服務(wù)中心,企業(yè)建立呼叫中心能夠更好地、更有效地與客戶溝通,了解客戶的需求和市場的變化,從而在銷售和服務(wù)等方面提高企業(yè)服務(wù)水平和整體形象。通過電話或Internet等各種不同類型的接口,企業(yè)可以提供大量的、連續(xù)不斷的此類服務(wù)。而提供這樣的服務(wù)的數(shù)據(jù)來源就是企業(yè)管理系統(tǒng)中各方面的信息,如產(chǎn)品價(jià)格、序列號、維修記錄等等。但目前的財(cái)務(wù)及管理軟件系統(tǒng)內(nèi)部各子系統(tǒng)之間信息還不能完全共享,使現(xiàn)有財(cái)務(wù)提供的信息單一、滯后且缺乏前瞻性,不能及時(shí)、有效的為企業(yè)決策及管理服務(wù)。

(二)數(shù)據(jù)的兼容性和安全性差

從軟件技術(shù)的發(fā)展來看,目前我國的軟件生產(chǎn)還處于模仿和加工階段,沒有形成一定的產(chǎn)業(yè)規(guī)模,在操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和關(guān)鍵應(yīng)用軟件方面沒有形成完整、系統(tǒng)的自主版權(quán)產(chǎn)品,數(shù)據(jù)的兼容性差,很難實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)、信息共享。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是企業(yè)的秘密,在很大程度上關(guān)系著企業(yè)的生存與發(fā)展,但是幾乎所有的軟件開發(fā)都是把重點(diǎn)放在理財(cái)和提供多功能管理和決策上,很少放在數(shù)據(jù)的安全保密上。系統(tǒng)一旦癱瘓或受病毒侵襲,系統(tǒng)恢復(fù)起來比較困難。隨著網(wǎng)絡(luò)的迅速發(fā)展,對于新興的網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)軟件,更應(yīng)當(dāng)重視其安全保密。

(三)缺乏合格的會計(jì)電算化專業(yè)人才

會計(jì)電算化涉及計(jì)算機(jī)、會計(jì)、管理等方面的專業(yè)知識,目前,不少單位的電算化人員是由過去的會計(jì)、出納等經(jīng)過短期培訓(xùn)而來,不能靈活運(yùn)用軟件滿足工作需要,遇到超出范圍的問題,只能找軟件的維護(hù)人員,而維護(hù)人員又基本是計(jì)算機(jī)專業(yè)出身,對財(cái)務(wù)知識知之較少,雙方不能很好地配合。即使有一部分人通過會計(jì)電算化的考試也只是掌握了一些對計(jì)算機(jī)的基本應(yīng)用,不能靈活運(yùn)用軟件處理的會計(jì)數(shù)據(jù),進(jìn)行財(cái)務(wù)信息加工和分析,滿足各方對財(cái)務(wù)信息的需求。這也是制約電算化發(fā)展的原因。

三、加強(qiáng)和完善電算化會計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制的對策

1.加強(qiáng)會計(jì)電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)人員組織控制

在會計(jì)電算化系統(tǒng)環(huán)境下,要對手工系統(tǒng)環(huán)境下的結(jié)構(gòu)做出調(diào)整,對各類會計(jì)崗位進(jìn)行重新的劃分,在授權(quán)過程中運(yùn)用內(nèi)部審計(jì),按照權(quán)、責(zé)、利相結(jié)合原則建立崗位責(zé)任制。對財(cái)務(wù)軟件的開發(fā)人員、維護(hù)人員和會計(jì)業(yè)務(wù)操作員、出納員進(jìn)行合理的崗位分工。

2.加強(qiáng)會計(jì)電算化系統(tǒng)操作和維護(hù)控制

會計(jì)電算化系統(tǒng)操作和維護(hù)控制主要是通過制定一套完整而嚴(yán)格的操作和維護(hù)規(guī)程來實(shí)現(xiàn)的。會計(jì)電算化系統(tǒng)操作和維護(hù)控制主要是為了保證財(cái)務(wù)軟件操作的規(guī)范化與正確安全的運(yùn)轉(zhuǎn),防止軟件被非法修改、刪除。

3.加強(qiáng)會計(jì)電算化系統(tǒng)檔案管理

會計(jì)信息系統(tǒng)檔案主要是指打印輸出的各種賬簿、報(bào)表、憑證、存儲會計(jì)數(shù)據(jù)和程序的軟盤及其他存儲介質(zhì)。會計(jì)電算化系統(tǒng)在處理業(yè)務(wù)時(shí)所產(chǎn)生的各種賬簿、報(bào)表、憑證均應(yīng)由專人管理,并制定相應(yīng)的管理制度。磁性介質(zhì)必須及時(shí)進(jìn)行備份,并做好防止計(jì)算機(jī)病毒侵襲的工作。

4.加強(qiáng)會計(jì)電算化系統(tǒng)工作人員的職業(yè)道德建設(shè)

道德規(guī)范、行為準(zhǔn)則、能力素質(zhì)的建設(shè)應(yīng)直接納入內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)之中。企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)重視對財(cái)務(wù)工作人員的選用與培養(yǎng),增強(qiáng)財(cái)務(wù)工作人員的職業(yè)道德水準(zhǔn)和業(yè)務(wù)水平,達(dá)到會計(jì)電算化系統(tǒng)的主體誠信。

5.加強(qiáng)會計(jì)電算化系統(tǒng)執(zhí)行主體的控制

會計(jì)電算化系統(tǒng)的執(zhí)行主體是計(jì)算機(jī)系統(tǒng),是由硬件和軟件構(gòu)成。隨著科技的發(fā)展,互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)廣泛應(yīng)用于會計(jì)電算化系統(tǒng)。因此,加強(qiáng)會計(jì)財(cái)務(wù)軟件的研發(fā)和維護(hù)及對計(jì)算機(jī)硬件、軟件的管理,保障會計(jì)電算化系統(tǒng)在互聯(lián)網(wǎng)上的安全,將成為企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的又一項(xiàng)重要內(nèi)容。

6.加強(qiáng)會計(jì)電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作的控制

會計(jì)電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作主要包括數(shù)據(jù)的輸入、數(shù)據(jù)的處理和數(shù)據(jù)的輸出。對數(shù)據(jù)的輸入、處理、輸出過程的控制是保證會計(jì)核算系統(tǒng)有效的關(guān)鍵。只有經(jīng)過核準(zhǔn)的會計(jì)業(yè)務(wù)經(jīng)過正確的輸入,進(jìn)行恰當(dāng)?shù)奶幚砗瓦\(yùn)行,并及時(shí)的輸出,會計(jì)核算系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)自身的目標(biāo)。

隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)具有信息傳遞快速性、信息處理的集中性、信息的共享性特點(diǎn)。網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)時(shí)代無論是網(wǎng)絡(luò)還是計(jì)算機(jī)本身都經(jīng)歷了巨大的變化,網(wǎng)絡(luò)對企業(yè)會計(jì)環(huán)境的影響也是顯而易見的。就廣域化環(huán)境而言,一方面國際互聯(lián)網(wǎng)(Internet)使企業(yè)在全世界范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息交流和信息共享,另一方面企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)(Intranet)技術(shù)在企業(yè)管理中的應(yīng)用,則使企業(yè)走出封閉的局域系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息對外實(shí)時(shí)開放,同時(shí)使企業(yè)內(nèi)部包括財(cái)務(wù)部門在內(nèi)的所有部門實(shí)現(xiàn)了資源的優(yōu)化配置。

企業(yè)集團(tuán)各成員通過上網(wǎng)可以把會計(jì)信息輸入分散在多臺計(jì)算機(jī)上,通過網(wǎng)絡(luò)把其傳遞到主計(jì)算機(jī),由主計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息處理運(yùn)算,這樣就有效地提高了整個(gè)系統(tǒng)的工作效率,進(jìn)行有效的財(cái)務(wù)預(yù)測與決策。

總之,電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展,將使會計(jì)電算化系統(tǒng)不斷更新和完善。會計(jì)電算化系統(tǒng)替代傳統(tǒng)的手工會計(jì)系統(tǒng)是必然趨勢。目前,會計(jì)電算化系統(tǒng)己經(jīng)在各個(gè)企事業(yè)單位、政府部門廣泛應(yīng)用。加入WTO后,中國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展將進(jìn)入快車道,中國的企業(yè)要走入國際市場,參與國際競爭和國際分工。加強(qiáng)和完善會計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制,將成為各個(gè)企業(yè)在財(cái)務(wù)工作中以及在整個(gè)企業(yè)經(jīng)營管理工作中必須考慮的一個(gè)問題,內(nèi)部控制的好壞將直接影響到企業(yè)的管理和效益。