會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制

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摘要:文章認(rèn)為,企事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化實(shí)施后,帶來了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理的內(nèi)容和方式,會(huì)計(jì)信息載體等方面的變化,大大增加了會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的難度和復(fù)雜性。應(yīng)從組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制度、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)操作制度、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)軟硬件管理制度及會(huì)計(jì)資料管理制度等方面入手,建立和完善電算化會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度。

關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)電算化;內(nèi)部控制;會(huì)計(jì)業(yè)務(wù);會(huì)計(jì)信息;硬件;軟件

企事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施,就是建立會(huì)計(jì)電算化的整個(gè)過程,是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。在整個(gè)系統(tǒng)的實(shí)施過程中,包括會(huì)計(jì)電算化工作的規(guī)劃,會(huì)計(jì)信息的建立與管理,人員的分工與培訓(xùn),各種制度的建立與實(shí)施等諸多內(nèi)容,都必須采用系統(tǒng)工程的方法與原理進(jìn)行安排組織,這樣才能使會(huì)計(jì)電算化工作順利正確的進(jìn)行。下面僅就會(huì)計(jì)電算化工作涉及的內(nèi)部控制進(jìn)行探討。

控制是指按照一定的條件和預(yù)定的目標(biāo),對一個(gè)過程或一系列事件施加影響,使其達(dá)到預(yù)定目標(biāo)的一種有組織的行為。內(nèi)部控制是指企業(yè)內(nèi)部的管理控制系統(tǒng),即為保證經(jīng)濟(jì)活動(dòng)正常進(jìn)行所采取的一系列必要的管理措施,不僅包括企業(yè)高層用來授權(quán)與指揮經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的各種方式方法,還包括對企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行綜合計(jì)劃、控制和評(píng)價(jià)而制定的各項(xiàng)規(guī)章制度?？刂频哪繕?biāo)是保證企業(yè)財(cái)產(chǎn)、檢查有關(guān)數(shù)據(jù)的正確性和可靠性、提高經(jīng)營效率、貫徹既定的管理方針。新《會(huì)計(jì)法》第27條明確規(guī)定,各單位必須建立本單位的內(nèi)部監(jiān)督制度。內(nèi)部控制關(guān)系到企業(yè)財(cái)產(chǎn)物資的安全完整、關(guān)系到會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)對企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)反映的正確性和可靠性。所以,企業(yè)為實(shí)現(xiàn)其既定的經(jīng)營管理目標(biāo),提高其經(jīng)濟(jì)效益,必需加強(qiáng)管理,建立一整套內(nèi)部控制制度,以保證企業(yè)穩(wěn)定、健康有序地發(fā)展。企業(yè)在建立了電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)后,企業(yè)會(huì)計(jì)核算和會(huì)計(jì)管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化。

一、會(huì)計(jì)電算化帶來的一些變化

1.會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理的內(nèi)容和方式的變化

企業(yè)使用會(huì)計(jì)電算化軟件處理財(cái)會(huì)數(shù)據(jù)后,企業(yè)的會(huì)計(jì)核算工作的環(huán)境和傳統(tǒng)的工作方式相比有許多不同,財(cái)會(huì)部門人員的構(gòu)成從原來的財(cái)會(huì)專業(yè)人員,轉(zhuǎn)變?yōu)橛韶?cái)會(huì)專業(yè)人員和會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)管理員、維護(hù)員等構(gòu)成。財(cái)會(huì)部門能夠高效地完成傳統(tǒng)會(huì)計(jì)核算工作要求的核算內(nèi)容,還可以應(yīng)用計(jì)算機(jī)完成各種企業(yè)經(jīng)營管理方面的其他工作,如財(cái)務(wù)預(yù)測、成本控制、銷售預(yù)測、企業(yè)資源規(guī)劃等。隨著電子信息通訊技術(shù)的發(fā)展,傳統(tǒng)會(huì)計(jì)工作中需要花費(fèi)很長時(shí)間的會(huì)計(jì)信息的處理,可以在終端機(jī)上瞬間完成,由會(huì)計(jì)人員處理的有關(guān)財(cái)會(huì)業(yè)務(wù),可由其他有關(guān)人員在終端機(jī)上完成;由幾個(gè)部門按原規(guī)定的步驟才能完成的業(yè)務(wù)事項(xiàng),現(xiàn)在可以由一個(gè)部門甚至一個(gè)人完成。因此,需要建立一套新的控制范圍與控制程序符合新形勢的內(nèi)部控制制度,以保證企業(yè)財(cái)產(chǎn)物資的安全完整、保證會(huì)計(jì)系統(tǒng)對企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)反映的正確和可靠、達(dá)到企業(yè)管理的目標(biāo)。

2.會(huì)計(jì)信息載體的變化

企業(yè)應(yīng)用會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算后,財(cái)會(huì)業(yè)務(wù)處理的方法和程序發(fā)生了很大的變化,各類會(huì)計(jì)憑證及報(bào)表的生成方式、財(cái)會(huì)信息的儲(chǔ)存方式及載體也與傳統(tǒng)的方式不同。手工處理時(shí)期的反映財(cái)會(huì)業(yè)務(wù)處理過程的各種原始憑證、記帳憑證、匯總表、分配表、工作底稿等作為基本會(huì)計(jì)資料的書面形式的資料有所減少。由于電子信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用,某些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)交易發(fā)生時(shí),有關(guān)信息由經(jīng)辦人員通過計(jì)算機(jī)直接操作、計(jì)算機(jī)自動(dòng)記錄,手工操作財(cái)會(huì)業(yè)務(wù)時(shí)期使用的每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須具備的各種憑證、單據(jù)有些被部分取消,在核算過程中進(jìn)行的各種必要的核對、審核等一些工作變?yōu)橛捎?jì)算機(jī)自動(dòng)完成。原來書面形式的各類會(huì)計(jì)憑證改為以磁、光介質(zhì)為媒體進(jìn)行存儲(chǔ),因此,電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度相比,控制的重點(diǎn)應(yīng)有所不同,控制的重點(diǎn)由對人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ?、機(jī)的控制為主,控制的程序也應(yīng)當(dāng)與計(jì)算機(jī)處理程序相一致。

3.控制舞弊、犯罪的難度加大

隨著計(jì)算機(jī)使用范圍的擴(kuò)大,利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行的經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的犯罪活動(dòng)也有所增加,由于儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)磁性媒介上的數(shù)據(jù)容易被篡改,有時(shí)甚至能不留痕跡,數(shù)據(jù)庫技術(shù)的提高使數(shù)據(jù)高度集中,未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件,復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù)。計(jì)算機(jī)犯罪具有很大的隱蔽性和危害性,且發(fā)現(xiàn)的難度與傳統(tǒng)的手工操作相比更大,所以,造成的危害和損失可能更大,因此,電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制不僅難度大、而且復(fù)雜,必須要有各種控制的計(jì)算機(jī)技術(shù)手段。

由于上述原因,會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度與傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度相比較,會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制是范圍更大、控制程序更復(fù)雜的綜合性控制,控制的重點(diǎn)為職能部門尤其是財(cái)會(huì)部門和計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理部門并重的全面控制,它要求由人工控制和計(jì)算機(jī)自動(dòng)控制相結(jié)合的多方面的控制。

二、需加強(qiáng)和改進(jìn)的幾個(gè)方面

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度,包括組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制度、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)操作管理制度、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)計(jì)算機(jī)硬件和軟件管理制度及會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)會(huì)計(jì)資料管理制度等。

1.組織機(jī)構(gòu)設(shè)置

企業(yè)實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化后,應(yīng)對原有的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整,相關(guān)的工作人員必須通過會(huì)計(jì)電算化培訓(xùn),以適應(yīng)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的要求。組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置必須適合企業(yè)的實(shí)際規(guī)模,符合企業(yè)總體經(jīng)營目標(biāo),并且,應(yīng)按精簡、合理的原則對組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置進(jìn)行成本效益分析。

2.會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制度

要明確會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)人員的崗位劃分和各崗位的工作任務(wù),會(huì)計(jì)電算化的工作崗位一般分為:會(huì)計(jì)電算化主管、會(huì)計(jì)電算化操作員、審核記賬員、會(huì)計(jì)檔案管理員、電算審查員。同時(shí)要明確各崗位的責(zé)任制。工作人員的崗位安排除考慮每個(gè)人的工作能力外,還應(yīng)該保證按照不相容業(yè)務(wù)相分離的原則,如審核記賬員崗位不得由出納人員兼任,也不得審核自己輸入的憑證。崗位責(zé)任制的制定主要明確每個(gè)電算化崗位的職責(zé),督促工作人員及時(shí)保證工作的完成并做好相應(yīng)的紀(jì)錄,保證工作質(zhì)量、杜絕舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。

3.會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)操作管理制度

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)操作管理制度的內(nèi)容主要是系統(tǒng)使用管理、上機(jī)操作規(guī)程、帳務(wù)處理程序,這些規(guī)定是為了保證會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)安全可靠的運(yùn)行,保證所有進(jìn)入會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)真實(shí)、有效,保證企業(yè)的經(jīng)營效果通過會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)能夠正確反映出來。

4.會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)會(huì)計(jì)資料管理制度

實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后,會(huì)計(jì)資料包括貯存在軟盤、硬盤及光盤等介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和書面形式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算資料。該制度應(yīng)包括以下內(nèi)容:會(huì)計(jì)資料的管理與保密、數(shù)據(jù)備份管理、會(huì)計(jì)檔案管理。以保證會(huì)計(jì)資料的安全保管。

5.會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)計(jì)算機(jī)硬件及軟件的管理制度

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)正常、安全的運(yùn)行,除以上制度的建立保證外,還應(yīng)該建立計(jì)算機(jī)硬件管理制度、計(jì)算機(jī)軟硬件維護(hù)制度。

為使會(huì)計(jì)電算化工作健康發(fā)展,在會(huì)計(jì)電算化軟件的使用上,必需遵循國家有關(guān)機(jī)關(guān)和部門制訂的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。其中包括符合標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的開發(fā)和審批過程、合格的開發(fā)人員或軟件制造商、系統(tǒng)的文件資料和流程圖、系統(tǒng)各功能模塊的設(shè)計(jì)等等。目前我國已經(jīng)頒布的有關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范主要由財(cái)政部1994年頒布執(zhí)行的《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》、《商品化會(huì)計(jì)核算軟件評(píng)審規(guī)則》等,按標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范開發(fā)和發(fā)展計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)可以使企業(yè)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)更加可靠、更加完善,有利于對系統(tǒng)的維護(hù)和進(jìn)一步的發(fā)展、更新。同時(shí)要加強(qiáng)人員的培訓(xùn),提高會(huì)計(jì)電算化工作人員對系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)和理解,以減少使用系統(tǒng)運(yùn)行的差錯(cuò)。在系統(tǒng)轉(zhuǎn)換及程序修改控制等方面也應(yīng)該建立和完善相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),使之制度化。