會計電算化

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摘要：在實施會計電算化的過程中，初始化的工作尤為關(guān)鍵，初始化不恰當(dāng)所導(dǎo)致的后果會在今后的具體工作中逐漸地顯現(xiàn)出來。初始化的工作較復(fù)雜，單位的財務(wù)人員應(yīng)與軟件公司的項目實施人員交流協(xié)作，充分發(fā)揮電算化的特點，注意實施的關(guān)鍵點，避免一些常犯的錯誤，高質(zhì)量地完成初始化工作，起到事半功倍的作用。

關(guān)鍵詞：會計電算化；初始化

在會計電算化系統(tǒng)中，初始化工作包括設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)、設(shè)置科目、建立各種賬簿文件、定義各種輔助核算、定義報表以及錄入各種余額數(shù)據(jù)或者是發(fā)生額數(shù)據(jù)等。初始化工作只能進(jìn)行一次，并將在很大程度上影響其后的核算工作。不論是從手工核算過渡到電算化處理還是更換會計電算化軟件，都需要做初始化的工作。在初始化的工作中，將本單位要采用的核算程序、方法、規(guī)則、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入電腦，使會計軟件能適應(yīng)本單位的核算、管理需要。本文就會計電算化的核算方法、規(guī)則的選用、科目的設(shè)置、報表定義等方面需要注意的問題進(jìn)行討論。

一、在項目的具體實施工作之前，單位的會計電算化實施項目的主管人員應(yīng)該與電算化軟件公司的實施人員做好溝通、協(xié)商的工作

單位的會計主管人員對于本單位的會計管理工作比較熟悉，清楚實施會計電算化項目要實現(xiàn)哪些功能，達(dá)到何種管理的目的。但是，處于項目實施階段時，單位的會計主管人員對于電算化軟件如何實現(xiàn)某項具體的功能，如何才能達(dá)到自己需要的管理目標(biāo)，還處于摸索的階段。軟件公司的項目實施人員對于自己公司的軟件的具體功能，功能之間的細(xì)小的差別設(shè)置了如指掌。但是，對于實施單位的具體業(yè)務(wù)卻不太熟悉，不清楚實施單位需要實現(xiàn)哪些具體的管理目標(biāo)，哪些功能對單位的會計核算重要，哪些功能對該單位的會計核算無足輕重，單位要實現(xiàn)功能是否具備了客觀的條件。因此，在項目的具體實施之前，單位的會計主管人員應(yīng)該與軟件公司的實施人員做好交流溝通工作，對軟件的具體功能和單位的具體管理核算目標(biāo)進(jìn)行討論，將二者之間協(xié)調(diào)起來，以避免在具體的實施工作中產(chǎn)生不必要的誤會，并且制定出標(biāo)準(zhǔn)化的方案，標(biāo)準(zhǔn)化方案的制定應(yīng)該做到盡量的細(xì)致、明確。在制定標(biāo)準(zhǔn)化的方案中還要注意滿足單位現(xiàn)有的客觀條件，既要避免那種沒有實現(xiàn)條件的功能，又要為實施單位的進(jìn)一步會計核算管理發(fā)展的需要留有一定的空間。

二、單位在選擇會計核算程序、方法、規(guī)則時，應(yīng)充分考慮電腦處理會計信息快速、準(zhǔn)確的特點

《企業(yè)會計準(zhǔn)則》和各行業(yè)會計制度確定了很多核算程序、方法，單位應(yīng)結(jié)合自身特點進(jìn)行選擇應(yīng)用。它們各自具有鮮明的特點，且能相互補充。在手工核算方式下，我們往往選用那些計算過程不能很復(fù)雜、會計處理不能太冗長、結(jié)果要求準(zhǔn)確或較準(zhǔn)確的方法、程序。而會計電算化由電腦執(zhí)行程序自動處理會計數(shù)據(jù)，就可以不考慮計算的復(fù)雜性，只要求結(jié)果準(zhǔn)確就行了。如成本核算中的代數(shù)法分配輔助生產(chǎn)費用，它的突出特點是計算復(fù)雜但是其結(jié)果很準(zhǔn)確；再如存貨收發(fā)計價中的個別確認(rèn)法，它也是結(jié)果準(zhǔn)確而對會計核算、庫管要求甚高。所以代數(shù)法、個別確認(rèn)法等應(yīng)在會計電算化中廣泛采用。然而，在會計實務(wù)中，初始化的方法選用問題，往往由軟件公司輔助完成，將本單位的現(xiàn)行會計核算模式照搬到電算化中去，這樣就無法充分發(fā)揮電腦處理信息快、準(zhǔn)的優(yōu)點。因此，我們應(yīng)當(dāng)從會計歷史上去檢索、選用適應(yīng)電腦高速處理、結(jié)果準(zhǔn)確的方式、方法和規(guī)則。因此，在由手工賬過渡到電算化的過程中，應(yīng)該了解電算化的特點與優(yōu)點，摒棄傳統(tǒng)的一些會計核算方法，采用適合會計電算化，能夠充分發(fā)揮電算化功能的會計核算方法。

三、科目設(shè)置中應(yīng)注意的問題

建賬時要將收集到的會計科目加入軟件系統(tǒng)，建立賬務(wù)系統(tǒng)的會計科目體系。一般在建立賬套的同時，電算化軟件會根據(jù)你所選擇的單位性質(zhì)，按照會計規(guī)則默認(rèn)安裝一套會計科目。這些會計科目大都是總賬科目，一般會滿足單位的需要，不用再自行手工建立，但是各單位的會計核算的區(qū)別較大，明細(xì)科目還需要自己根據(jù)本單位會計核算的需要分別建立。在電算化賬務(wù)系統(tǒng)中除了像手工賬務(wù)一樣要使用會計科目外，還要為每一個會計科目加入一個編碼，另外還需要注意科目的性質(zhì)、余額的方向，需要輔助核算的科目還要進(jìn)行輔助核算方面的設(shè)置。在設(shè)定會計科目時需要重點注意以下問題：

（一）科目的設(shè)置要規(guī)范。財政部已制定的各行業(yè)會計制度中都系統(tǒng)地給出了總賬科目及少量二級科目的名稱和科目編碼。在設(shè)定總賬科目編碼時必須符合財政部門制定的會計制度中的有關(guān)規(guī)定，設(shè)立明細(xì)科目編碼除會計制度有規(guī)定的以外，應(yīng)該按上級主管部門和本單位的管理要求設(shè)定，以保證科目代碼的規(guī)范系統(tǒng)性和統(tǒng)一性。尤其是集團(tuán)公司，科目的名稱、代碼等一定要做到規(guī)范統(tǒng)一。

（二）科目的設(shè)置要簡潔。在滿足管理要求和適合計算機處理的前提下，力求代碼簡單明了、位數(shù)越短越好，既便于記憶又能提高錄入憑證的速度，應(yīng)當(dāng)避免那些冗長而又無用的科目影響日常工作的效率。

（三）科目設(shè)置中應(yīng)該考慮到業(yè)務(wù)的發(fā)展和會計核算的進(jìn)步，注意科目的擴(kuò)展性。會計科目體系一經(jīng)設(shè)定，其代碼結(jié)構(gòu)就無法改變。修改結(jié)構(gòu)只能通過重新建賬實現(xiàn)，而重新建賬將丟失已輸入的所有初始化數(shù)據(jù)和已輸入的憑證資料。因此在設(shè)計代碼時一定要充分考慮各方面的要求。確定某一級明細(xì)科目的代碼長度通常是以上級科目中所含明細(xì)科目最大可能達(dá)到的個數(shù)來確定的，例如，假設(shè)“應(yīng)收賬款”通常以客戶或單位為來設(shè)置明細(xì)科目，明細(xì)科目的數(shù)量不同單位差異很大，少則幾十個，多則成百上千，兩位碼長難以滿足要求，要增至三位甚至更長，由于同級科目必須使用等長的科目編碼，其他二級科目也要使用三位或更長的科目編碼先按客戶所屬地區(qū)分類，設(shè)置二級明細(xì)。如果設(shè)定的分段代碼位數(shù)較長而絕大多數(shù)上級科目所包含的明細(xì)科目個數(shù)不多時，其他科目的憑證輸入速度勢必會受到影響。為了解決這一矛盾，像這樣的科目在設(shè)置中便需要一些技巧，一般的會計軟件會提供一定的輔助核算的功能，可以將這類科目的輔助核算的性質(zhì)設(shè)置為“往來核算”，將往來單位作為輔助核算的明細(xì)項進(jìn)行核算，這樣既減少了明細(xì)科目的設(shè)置，又增加了往來核算的明晰性與靈活性。如果不想采用輔助核算可將明細(xì)科目先分類，按分類設(shè)置二級科目，然后再設(shè)置下級明細(xì)科目，如“應(yīng)收賬款”總賬科目下細(xì)科目，然后再按客戶名稱設(shè)置三級明細(xì)科目。

四、初始數(shù)據(jù)的錄入工作中應(yīng)注意的問題

完成科目設(shè)置的工作后，即可將各科目余額輸入系統(tǒng)，根據(jù)系統(tǒng)啟用的月份不同，原始數(shù)據(jù)的錄入也有區(qū)別。賬務(wù)系統(tǒng)在一月份啟用時只需輸入上年余額即可，上年余額既是年初余額又是一月份的期初余額。

如果賬務(wù)系統(tǒng)在其他月份啟用，除需要輸入啟用月份余額外，還必須輸入年初余額和一月到啟用賬務(wù)系統(tǒng)之前各月的累計發(fā)生額，這是為會計報表所準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)，如不輸入累計發(fā)生額，由于會計數(shù)據(jù)缺乏連續(xù)性，在以后的查詢及報表中如需要全年累計發(fā)生額，系統(tǒng)將無法提供正確的數(shù)據(jù)。但是僅僅是錄入各月份的發(fā)生額，再查詢以前月份的賬戶的明細(xì)時，還是不能得到結(jié)果，為了解決這個問題可以采用兩種方法：一種方法是如果單位的業(yè)務(wù)量小，憑證的數(shù)量較少，可以采取手工錄入追加憑證的方法；另一種方法適用于更換財務(wù)軟件的單位，與軟件公司的人員協(xié)商，使用特定的軟件，將過去使用的軟件的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出來，再導(dǎo)入到新的軟件系統(tǒng)中，這樣做可能會存在一定的風(fēng)險，丟失某些數(shù)據(jù)?？傊跁嬆甓戎虚g實施會計電算化，數(shù)據(jù)的初始所涉及的問題較多，應(yīng)盡量在會計年度的開始或者是結(jié)尾，來更換財務(wù)軟件。

初始余額發(fā)生額數(shù)據(jù)錄入完成以后，軟件會自動地核對總賬與明細(xì)賬之間、借貸雙方之間、總賬與輔助核算之間的平衡關(guān)系，但是對這個步驟不要掉以輕心，急于進(jìn)行日常的工作，應(yīng)該將錄入的數(shù)據(jù)與手工賬之間進(jìn)行仔細(xì)核對，確認(rèn)二者之間無誤后再進(jìn)行日常的操作。原因是大多數(shù)軟件在錄入憑證后，初始的余額便無法改動，當(dāng)使用一段時間后再發(fā)現(xiàn)初始的數(shù)據(jù)有錯誤，便沒有辦法改動，只能用調(diào)整憑證進(jìn)行調(diào)整，或者是作廢掉該賬套重新再建立一賬套，重新初始化。

五、報表初始化的過程中應(yīng)注意的問題

會計報表是會計工作流程中的最后一個環(huán)節(jié)，在會計軟件中通常都預(yù)置了通用的會計報表，但除通用會計報表外，單位一定還需要其他報表，這些報表是無法預(yù)置的，需要重新設(shè)定。報表通常由表標(biāo)題、表頭、表體、表尾四部分組成，其中表體的設(shè)置是關(guān)鍵所在。表體中有兩類數(shù)據(jù)，一類是固定的表項目，另一類是變動的數(shù)值性數(shù)據(jù)。數(shù)值性數(shù)據(jù)須設(shè)置取數(shù)公式，從賬薄、其他報表中取來，隨賬薄中的數(shù)據(jù)變化而變化。但是取數(shù)公式的格式在不同的會計軟件產(chǎn)品中各不相同，必須參考會計軟件所屬的用戶操作手冊。在定義報表的過程中，需要用到很多函數(shù)，財務(wù)人員一般不容易掌握。因此在初始化的過程中，這一項工作一般由軟件公司的項目實施人員與單位的財務(wù)人員來共同完成。定義完報表以后還應(yīng)該注意報表的校驗公式的定義，校驗報表內(nèi)部、報表之間的勾稽關(guān)系，避免出現(xiàn)一些低級的錯誤。

需要注意的是，如果是集團(tuán)公司，集團(tuán)內(nèi)的各分公司向總公司提供的電子報表應(yīng)嚴(yán)格符合集團(tuán)公司所要求的格式，這樣集團(tuán)公司才能夠進(jìn)行合并、匯總工作。因此，為了做到嚴(yán)格的統(tǒng)一，像這一類的報表，集團(tuán)公司應(yīng)該首先定義出標(biāo)準(zhǔn)的報表，然后向分公司下發(fā)，分公司通過接收報表的方式，將標(biāo)準(zhǔn)化的報表接收到自己單位的賬套中，而不應(yīng)該由分公司自己定義這一類報表。

與一般的報表相比較，現(xiàn)金流量表的制作相對困難了一些。對于現(xiàn)金流量表的具體制作，不同的軟件提供了不同的方法，各種方法之間的差別也比較大，我們在這里簡單地總結(jié)一下，大致可以分為兩種方式：第一種是在制作憑證的同時將涉及現(xiàn)金流的分錄，歸納到不同的現(xiàn)金流項目中去；另一種方法是事后調(diào)整，制作憑證的時候不進(jìn)行歸類，等到會計期末，再由專門的制表人統(tǒng)一進(jìn)行調(diào)整制作。這兩種方式各有利弊，第一種方式直截了當(dāng)，做完憑證后隨時可以得到現(xiàn)金流量表，但是對于憑證的制作人員的要求較高，憑證制作人員應(yīng)熟悉現(xiàn)金流量表的制作。第二種方式對于憑證制作人員的要求較低，但是將工作量積攢到會計期末，制表人員的工作量較大，修改相應(yīng)憑證后，制表人還得重新進(jìn)行調(diào)整。單位可以根據(jù)自己的實際情況來選擇適合的方式。

總之，會計電算化的初始工作是一項技術(shù)性較強的，涉及方面較廣泛的，內(nèi)容較復(fù)雜的工作。只有在會計電算化的初始工作中注意上面所提到的問題，高質(zhì)量地完成初始化工作，才能避免在今后的工作中走不必要的彎路，才能最大地發(fā)揮軟件的功能。

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