電算會(huì)計(jì)網(wǎng)絡(luò)化管理

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[摘要]電算會(huì)計(jì)的網(wǎng)絡(luò)化已成為會(huì)計(jì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。網(wǎng)絡(luò)化的電算會(huì)計(jì)將改變?cè)緯?huì)計(jì)業(yè)務(wù)的流程。本文從六個(gè)方面闡述了電算會(huì)計(jì)網(wǎng)絡(luò)化對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的影響。

[關(guān)鍵詞]網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程

進(jìn)入21世紀(jì),互聯(lián)網(wǎng)開始在全世界范圍內(nèi)普及。人們的生活、學(xué)習(xí)、工作無一不和網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生了密切的聯(lián)系。作為輔助生產(chǎn)重要手段的會(huì)計(jì),也正順應(yīng)歷史的腳步,邁向網(wǎng)絡(luò)化。上世紀(jì)90年代,會(huì)計(jì)電算化曾對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的流程產(chǎn)生了巨大影響,現(xiàn)今,網(wǎng)絡(luò)也將給電算會(huì)計(jì)帶來變革。

一、會(huì)計(jì)工作非專業(yè)化

在網(wǎng)絡(luò)化電算會(huì)計(jì)中,財(cái)務(wù)的各項(xiàng)工作無須再由專業(yè)會(huì)計(jì)人員完成。傳統(tǒng)電算會(huì)計(jì)時(shí)代,會(huì)計(jì)憑證的錄入、審核等只能由專業(yè)會(huì)計(jì)人員完成。企業(yè)成立了專職的財(cái)務(wù)部門,并聘用了大量會(huì)計(jì)人員從事該項(xiàng)工作。但隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,分支機(jī)構(gòu)的增多,這樣的設(shè)置明顯不能適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展。從用人成本方面考慮,企業(yè)無法為每個(gè)分支機(jī)構(gòu)都增派會(huì)計(jì)人員。

網(wǎng)絡(luò)化的電算會(huì)計(jì)中,以前只能由專業(yè)會(huì)計(jì)人員完成的工作,可以由普通人員來進(jìn)行?？偣镜臅?huì)計(jì)主管可以對(duì)普通人員進(jìn)行授權(quán),由這些人員來完成基本的進(jìn)貨、銷貨等信息的錄入。信息錄入的過程相對(duì)簡單,只要經(jīng)過簡單的培訓(xùn)即可勝任。

二、分工更加細(xì)致

傳統(tǒng)的電算會(huì)計(jì)中,經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)流程和普通會(huì)計(jì)幾乎沒有區(qū)別。每個(gè)環(huán)節(jié)都要相關(guān)人員提供原始憑證,并需要簽字、蓋章等繁瑣的手續(xù)。但在網(wǎng)絡(luò)化電算會(huì)計(jì)中,這些人員遠(yuǎn)在異地,根本無法見面,由此就需要賦予不同的權(quán)限。權(quán)限的賦予人不僅僅是會(huì)計(jì)人員,還包括普通工作人員。例如業(yè)務(wù)員報(bào)銷差旅費(fèi),需要登陸財(cái)務(wù)系統(tǒng)提交報(bào)銷申請(qǐng),負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)審核過關(guān)后,經(jīng)由會(huì)計(jì)人員將報(bào)銷款項(xiàng)直接匯到業(yè)務(wù)員的銀行賬號(hào)并完成相應(yīng)憑證的錄入。相關(guān)人員無須見面,但卻能完成了個(gè)財(cái)務(wù)流程。

網(wǎng)絡(luò)化電算會(huì)計(jì)中,需要為每位員工都賦予權(quán)限。員工的權(quán)限要根據(jù)其職責(zé)不同而不同。例如領(lǐng)導(dǎo)要賦予相應(yīng)的核準(zhǔn)權(quán)限,但只能在自己的職責(zé)范圍內(nèi)。普通工作人員、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)人員以及會(huì)計(jì)人員的權(quán)限要分開,不能相互跨越權(quán)限。

三、規(guī)范更加嚴(yán)格

與傳統(tǒng)電算會(huì)計(jì)一樣,網(wǎng)絡(luò)化的電算會(huì)計(jì)仍需要將原始數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)能夠識(shí)別的源數(shù)據(jù),但規(guī)范會(huì)更加嚴(yán)格。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,數(shù)據(jù)由多個(gè)用戶進(jìn)行輸入,大量業(yè)務(wù)同時(shí)進(jìn)行。如果沒有統(tǒng)一規(guī)范格式,就無法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行集中處理,更不能生成統(tǒng)一的賬目。因此必須制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)規(guī)范,經(jīng)過轉(zhuǎn)換的數(shù)據(jù)應(yīng)有固定格式。

企業(yè)應(yīng)在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中設(shè)置緩沖池,由非專業(yè)會(huì)計(jì)人員錄入的信息錄入的信息不能直接進(jìn)入總賬系統(tǒng)生成憑證。信息經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)傳送到總公司后,要由專業(yè)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行把關(guān),如果發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)定的信息要對(duì)其進(jìn)行修改,最后生成合格的會(huì)計(jì)憑證。財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部也要建立控制體系,對(duì)輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢驗(yàn),不符合的數(shù)據(jù)則不能正常輸入。

四、交易網(wǎng)絡(luò)化

根據(jù)2007年底中國金融認(rèn)證中心(CFCA)的《2007中國網(wǎng)上銀行調(diào)查報(bào)告》顯示,有58.6%的企業(yè)使用網(wǎng)上銀行替代了超過一半以上的柜臺(tái)業(yè)務(wù);有26.1%的企業(yè)使用網(wǎng)上銀行替代了50%～60%的柜臺(tái)業(yè)務(wù);26.9%的企業(yè)使用網(wǎng)銀替代了70%～80%的柜臺(tái)業(yè)務(wù);網(wǎng)銀替代90%以上柜臺(tái)業(yè)務(wù)的企業(yè)網(wǎng)銀用戶比例也超過了5%。由數(shù)據(jù)可見,越來越多的企業(yè)傾向于使用網(wǎng)上銀行,交易網(wǎng)絡(luò)化是會(huì)計(jì)結(jié)算的必然趨勢(shì)。

企業(yè)和企業(yè)之間、企業(yè)和個(gè)人之間的交易都能通過網(wǎng)上銀行直接在網(wǎng)上進(jìn)行,不需要再跑去柜臺(tái)。目前,各大銀行開通的網(wǎng)上服務(wù)非常繁多,從銀行明細(xì)賬查詢到網(wǎng)上匯兌再到網(wǎng)上貸款。傳統(tǒng)電算會(huì)計(jì)中,由于支票的兌換、異地匯款有一定的時(shí)間差。從而導(dǎo)致了企業(yè)賬目與實(shí)際的銀行賬目無法統(tǒng)一的情況。這樣降低了會(huì)計(jì)的工作效率,也不利于企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)。實(shí)現(xiàn)交易的網(wǎng)絡(luò)化后,所有的銀行業(yè)務(wù)都可以得到實(shí)時(shí)的反饋信息?，F(xiàn)在有銀行已經(jīng)推出了短信提醒服務(wù)。當(dāng)有款項(xiàng)匯進(jìn)或匯出的時(shí)候,會(huì)發(fā)出短信提醒。交易網(wǎng)絡(luò)化讓銀行與企業(yè)的賬目之間能達(dá)到時(shí)間上的統(tǒng)一,信息可以同步。

五、電子憑證為主

傳統(tǒng)電算會(huì)計(jì)中,依舊是紙制憑證為主。會(huì)計(jì)人員要審核各種紙制的單據(jù)并加以整理。網(wǎng)絡(luò)化的電算會(huì)計(jì)中,電子憑證會(huì)代替紙制憑證。電子憑證分為內(nèi)部電子憑證和外部電子憑證。內(nèi)部電子憑證是企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)生成的憑證。比如由采購人員在進(jìn)銷貨系統(tǒng)中錄入的信息,生成憑證后傳送到總賬系統(tǒng)中。外部電子憑證則是企業(yè)與其他單位或個(gè)人在交易中產(chǎn)生的電子票據(jù),比如網(wǎng)上銀行匯款的電子回單等。紙制憑證由于摻雜了太多的人工因素在里面,不僅速度緩慢,而且容易出錯(cuò)。憑證的電子化則可以很好的解決這些問題。

部分人理解中的憑證電子化只是憑證信息接收的電子化。信息接收以后,再將憑證打印出來,然后整理并保存。這并不是真正意義上的電子化。憑證電子化,應(yīng)該是紙制憑證的完全替代,不需要中間再轉(zhuǎn)化為紙制單據(jù)的過程。財(cái)務(wù)軟件從網(wǎng)絡(luò)接收到憑證信息后,經(jīng)過財(cái)務(wù)人員審核,直接錄入總賬系統(tǒng)。中間不需要人工干預(yù),更不需要將憑證打印出來。以后查詢憑證的時(shí)候也很方便,直接調(diào)閱信息庫即可,不需要再去查找會(huì)計(jì)檔案。

憑證的電子化會(huì)涉及到憑證真實(shí)性的問題。由企業(yè)內(nèi)部人員錄入的信息、由銀行傳遞來的信息,如何鑒別這些信息的真?zhèn)?比較可行的辦法是在每個(gè)信息中都加入一個(gè)電子簽名。這個(gè)電子簽名具有唯一性并且不可更改。這樣才能保證電子憑證和紙制憑證具有一樣的效力。憑證的電子化會(huì)大大提高會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的處理速度,提升會(huì)計(jì)人員的工作效率。

六、提供多元化信息

網(wǎng)絡(luò)化的電算會(huì)計(jì)可以為企業(yè)提供多元化的信息。財(cái)務(wù)系統(tǒng)與企業(yè)的各個(gè)部門、各個(gè)子公司的信息接口對(duì)接,無論是在本地還是異地,都能通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)接收財(cái)務(wù)信息。財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接收到的信息進(jìn)行整理,并加以分析。財(cái)務(wù)信息的需求者不僅僅是企業(yè)內(nèi)部員工、管理層,還包括企業(yè)外部的投資人、債權(quán)人等。根據(jù)信息需求者的不同要求,財(cái)務(wù)系統(tǒng)可以生成多方面、多層次的信息。對(duì)于專業(yè)人士可生成會(huì)計(jì)報(bào)表,對(duì)于非專業(yè)人士可輔以分析性的文字。

使用者可以從中得到一天、一個(gè)月、半年等任意時(shí)間段的信息,也能得到企業(yè)不同分支機(jī)構(gòu)的信息。使用者既可以得到原始信息,也能得到加工后的信息。但企業(yè)要注意相關(guān)信息的保密,對(duì)于重要信息要建立網(wǎng)絡(luò)防火墻,防止競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手獲知對(duì)企業(yè)產(chǎn)生不利影響。網(wǎng)絡(luò)化的電算會(huì)計(jì)提供的不僅僅是枯燥的文字信息,還可以提供圖片、語音甚至是視頻等多樣化的信息。目前,電子計(jì)算機(jī)的硬盤容量已經(jīng)達(dá)到TB級(jí),完全能滿足企業(yè)存儲(chǔ)大容量信息的需求。豐富的信息有利于幫助使用者更好地了解企業(yè)的運(yùn)行狀況。

電算會(huì)計(jì)的網(wǎng)絡(luò)化必然會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流暢產(chǎn)生影響。而作為企業(yè)管理者來說,也應(yīng)當(dāng)即時(shí)地適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化的電算會(huì)計(jì),改變業(yè)務(wù)流暢,讓會(huì)計(jì)更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn):

[1]張耀武.會(huì)計(jì)電算化.武漢大學(xué)出版社,2007,4.

[2]2007中國網(wǎng)上銀行調(diào)查報(bào)告.中國金融認(rèn)證中心,2007.12.