會計信息系統(tǒng)控制

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【摘要】隨著電子商務(wù)與信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)（AIS）控制的局限性日益凸顯。事件驅(qū)動型會計信息系統(tǒng)（EDAIS）控制由于考慮到各種事件中可能包含的風(fēng)險，而成為會計信息系統(tǒng)控制的發(fā)展方向。

隨著電子商務(wù)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，AIS與企業(yè)的其他業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的融合越來越緊密。AIS的控制問題不再是一個局限于會計部門的孤立的問題，而成為一個涉及到企業(yè)各項活動的系統(tǒng)性問題。AIS控制問題也不再是信息系統(tǒng)自身的問題，而應(yīng)該從AIS體系結(jié)構(gòu)出發(fā)，從根本上改變AIS控制的方法與范圍。AIS體系結(jié)構(gòu)是指采集、存儲、處理、傳輸數(shù)據(jù)的步驟、方法或數(shù)據(jù)處理程序的結(jié)構(gòu)?，F(xiàn)有學(xué)術(shù)研究成果大多是在堅持傳統(tǒng)AIS體系結(jié)構(gòu)及其內(nèi)部控制制度與控制觀點的基礎(chǔ)上，從信息技術(shù)的角度探討如何加強AIS的控制。這種控制與電子商務(wù)、企業(yè)信息化的發(fā)展極不相適應(yīng)，并且大大限制了企業(yè)的運行效率。筆者從事件驅(qū)動體系結(jié)構(gòu)的角度，分析AIS控制。

一、傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)控制的局限性

（一）傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理流程

傳統(tǒng)AIS是建立在傳統(tǒng)會計體系結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)之上的。傳統(tǒng)會計體系結(jié)構(gòu)是指現(xiàn)代信息技術(shù)出現(xiàn)之前，會計人員在處理會計數(shù)據(jù)時所采用的一系列步驟和方法，即會計循環(huán)和會計恒等式。基于這種體系結(jié)構(gòu)的AIS采集和存儲的數(shù)據(jù)是有關(guān)業(yè)務(wù)事件數(shù)據(jù)的一個子集，即只采集和存儲那些改變企業(yè)資產(chǎn)、負債或所有者權(quán)益構(gòu)成的會計數(shù)據(jù)。圖1反映了基于傳統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)的AIS采集、存儲和處理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的流程。

（二）傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)控制的局限性

如圖1所示，傳統(tǒng)AIS處理流程原封不動地保存了原始的會計循環(huán)，只是使用信息技術(shù)去自動化老式的會計工作流程。傳統(tǒng)AIS控制也正是基于圖1所表示的傳統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)而形成的。

1.從原始數(shù)據(jù)錄入到財務(wù)報表輸出，整個過程頻繁使用了大量的事務(wù)文件和工作文件對會計信息進行加工處理，最終財務(wù)報表的可依賴性取決于原始數(shù)據(jù)的可靠性。雖然使用了大量的中間文件，但這些文件內(nèi)容大多來自于同一數(shù)據(jù)源。例如，應(yīng)收賬款總賬及其所屬明細賬數(shù)據(jù)都來自同一銷售發(fā)票。由于存在“垃圾進，垃圾出”現(xiàn)象，當(dāng)業(yè)務(wù)過程發(fā)生了錯誤時，不管記錄、維護及報告過程使用的技術(shù)如何，都將造成報告錯誤。

2.分離職責(zé)和責(zé)任局限于使一個人的工作核查另外一個人的工作，著重于事后監(jiān)督，而忽視了事前預(yù)防。

3.沒有考慮到信息技術(shù)能夠減少業(yè)務(wù)活動中的人為錯誤，能夠?qū)I(yè)務(wù)與控制規(guī)則的符合程度進行監(jiān)控，而對會計數(shù)據(jù)進行重復(fù)記錄，對重復(fù)數(shù)據(jù)做大量調(diào)整、核對。這樣，既和現(xiàn)代企業(yè)對AIS的要求不相適應(yīng)，又影響系統(tǒng)的運行效率。

4.AIS專門從事收集和處理其他部門所創(chuàng)造的數(shù)據(jù)信息的工作，獨立于業(yè)務(wù)活動，是反映性的和糾正性的，無法檢查、控制、杜絕業(yè)務(wù)活動過程中發(fā)生的錯誤。

5.會計人員和審計人員在指導(dǎo)內(nèi)部控制制度的設(shè)計、實現(xiàn)、維護和評估時，根據(jù)會計管理工作的需要而設(shè)定，局限于會計工作的范圍?？刂瞥绦蚴蔷植啃缘?、階段性的，沒有考慮與可能跨越幾個職能部門的業(yè)務(wù)過程有關(guān)的種種風(fēng)險，無法對財務(wù)活動以外的其它活動的風(fēng)險進行控制，而其他活動的風(fēng)險往往間接或直接地導(dǎo)致了財務(wù)風(fēng)險的產(chǎn)生。

二、事件驅(qū)動型會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理流程

（一）業(yè)務(wù)過程與事件

業(yè)務(wù)過程是完成企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的一系列活動。事件是表示業(yè)務(wù)過程中的單一活動。一個企業(yè)的業(yè)務(wù)活動可分為業(yè)務(wù)事件、信息事件、決策與管理事件。業(yè)務(wù)事件是在業(yè)務(wù)過程中執(zhí)行的與向顧客提供商品和服務(wù)有關(guān)的業(yè)務(wù)活動；信息事件是指對信息進行收集、加工、存儲、維護、傳輸、報告等的處理活動；決策與管理事件是管理者或其他人在計劃、控制和評價業(yè)務(wù)過程時的決策活動，包括管理資源（人力、物力及資金）和制定戰(zhàn)略規(guī)劃等。（二）事件驅(qū)動型會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理流程

事件驅(qū)動體系結(jié)構(gòu)以業(yè)務(wù)過程和事件來構(gòu)造系統(tǒng)，它以各類經(jīng)濟活動事項為中心組織數(shù)據(jù)，并獨立于應(yīng)用程序之外，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)輸入一次，便可用于生成各種視圖驅(qū)動應(yīng)用所能提供的全部視圖。EDAIS是建立在事件驅(qū)動體系結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，在業(yè)務(wù)發(fā)生時收集業(yè)務(wù)事件的所有數(shù)據(jù)（如時間、地點、責(zé)任人和參與者、涉及到的資源與風(fēng)險等），把業(yè)務(wù)事件數(shù)據(jù)集成在數(shù)據(jù)倉庫里，同時利用信息生成工具對事件數(shù)據(jù)倉庫中的數(shù)據(jù)進行會計處理的。即按用戶需要產(chǎn)生各種報告視圖，如明細賬、分類賬和財務(wù)報表等，實現(xiàn)業(yè)務(wù)與會計的協(xié)同化處理。EDAIS數(shù)據(jù)處理流程如圖2。

三、事件驅(qū)動型會計信息系統(tǒng)的風(fēng)險

EDAIS的風(fēng)險除了財務(wù)風(fēng)險外，還有常常直接或間接地給企業(yè)帶來財務(wù)損失的其他業(yè)務(wù)的風(fēng)險，這些風(fēng)險可概括為：業(yè)務(wù)事件風(fēng)險、信息事件風(fēng)險及決策與管理事件風(fēng)險。每一個風(fēng)險都會波及到財務(wù)部門，帶來財務(wù)風(fēng)險。風(fēng)險的控制必須貫穿于各種事件之中，而傳統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)忽視了許多與財務(wù)資源有關(guān)的非財務(wù)風(fēng)險。

（一）業(yè)務(wù)事件風(fēng)險

業(yè)務(wù)事件風(fēng)險包括：業(yè)務(wù)事件發(fā)生在錯誤時間和地點；業(yè)務(wù)事件沒有適當(dāng)?shù)氖跈?quán)、操作順序錯誤、涉及錯誤的人員；業(yè)務(wù)事件涉及錯誤的資源類型與數(shù)量等。這些業(yè)務(wù)操作風(fēng)險用傳統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)AIS是很難檢測出來的。

（二）信息事件風(fēng)險

信息事件中蘊涵著信息收集、加工、存儲、維護、傳輸、報告等風(fēng)險。信息收集風(fēng)險是指對業(yè)務(wù)事件不能做出正確的判斷，對數(shù)據(jù)采用了不適當(dāng)?shù)谋磉_形式，從而導(dǎo)致事件數(shù)據(jù)記錄不完整、不準(zhǔn)確或無效；信息加工風(fēng)險是指不能對數(shù)據(jù)做出正確的選擇、排序、合并、更新、計算等；信息存儲風(fēng)險是指存儲哪些數(shù)據(jù)、存儲多長時間、采用什么樣的存儲方式等發(fā)生錯誤；維護風(fēng)險是指未察覺或未記錄組織的資源、參與者、時間、地點的變化；信息傳輸風(fēng)險是指信息在AIS內(nèi)部子系統(tǒng)間或AIS與其他系統(tǒng)間傳輸時，發(fā)生誤傳、盜竊、刪除、被非法篡改等；信息報告風(fēng)險是指報告輸出數(shù)據(jù)形式不當(dāng)、或匯總錯誤，或數(shù)據(jù)提供給未經(jīng)授權(quán)的單位或個人，或未及時提供數(shù)據(jù)。

（三）決策與管理事件風(fēng)險

決策與管理事件風(fēng)險包括：未能對未來事件做出正確的預(yù)測，致使計劃制定錯誤或不完善；由于規(guī)章制度不完善，指揮、協(xié)調(diào)、控制失效，計劃或決策方案沒有得到有效的執(zhí)行；由于對管理對象的狀態(tài)信息及管理決策目標(biāo)信息掌握不全，未能對經(jīng)營成果做出正確的評價。

四、事件驅(qū)動型會計信息系統(tǒng)控制

EDAIS控制是根據(jù)事件驅(qū)動體系結(jié)構(gòu)的特點而提出的，它把風(fēng)險的控制貫穿于企業(yè)業(yè)務(wù)過程的各個事件中，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)活動、信息處理、IT與風(fēng)險控制的集成。

（一）控制業(yè)務(wù)活動

1.控制交易風(fēng)險。建立在傳統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)上的AIS只能被動地接收各業(yè)務(wù)部門產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，是反映性的。一旦業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)操作出現(xiàn)問題而沒有被發(fā)現(xiàn)，必然要把錯誤的數(shù)據(jù)帶入AIS，而傳統(tǒng)AIS卻無法發(fā)現(xiàn)這些錯誤；EDAIS基于業(yè)務(wù)活動構(gòu)建系統(tǒng)，針對業(yè)務(wù)事件的各種可能風(fēng)險，設(shè)計交易授權(quán)、操作規(guī)程和業(yè)務(wù)執(zhí)行過程的控制規(guī)則。明確規(guī)定哪些人允許執(zhí)行哪些活動，接觸哪些資源，哪些事件應(yīng)在什么時間發(fā)生在何處。這樣，在業(yè)務(wù)發(fā)生之前便評估其風(fēng)險，從會計信息的源頭上控制風(fēng)險，防止業(yè)務(wù)事件、信息事件和決策與管理事件的錯誤和舞弊。

2.職責(zé)分離。EDAIS職責(zé)分離除了維持傳統(tǒng)的監(jiān)督與檢查功能外，更注重提高效率與預(yù)防錯誤的發(fā)生。它能夠通過共同數(shù)據(jù)倉庫整合、連接與協(xié)調(diào)各類平衡的活動，實現(xiàn)相關(guān)業(yè)務(wù)事件的相互牽制與自動核對。例如，當(dāng)銷售業(yè)務(wù)發(fā)生時，可以把其數(shù)據(jù)直接輸入到數(shù)據(jù)倉庫，并直接與收款業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行自動核對，確保無誤后，再進行會計處理，而不必像傳統(tǒng)AIS那樣，由會計部門分別接收各業(yè)務(wù)活動數(shù)據(jù)，并進行核對與處理，這樣，既提高了組織運行的效率和有效性，又提高了系統(tǒng)控制的質(zhì)量。

（二）把控制嵌入事件中，實現(xiàn)實時控制

傳統(tǒng)AIS作為收集與處理其他業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的一個獨立系統(tǒng)而存在，控制范圍局限于會計部門，控制時間滯后于業(yè)務(wù)事件；EDAIS將業(yè)務(wù)事件與信息事件進行整合，能把控制規(guī)則嵌入到系統(tǒng)的記錄過程、維護過程和報告過程中，使控制程序和規(guī)則成為業(yè)務(wù)過程及信息過程中不可分割的職能，防止發(fā)生錯誤或舞弊。在信息處理時，檢查和管理與事件相關(guān)的處理規(guī)則、控制程序和政策，實現(xiàn)對業(yè)務(wù)與信息處理的實時控制。但是，為了實現(xiàn)系統(tǒng)控制的適應(yīng)性，控制程序和規(guī)則要隨企業(yè)戰(zhàn)略、組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)過程和使用的信息技術(shù)的變化而改變。

（三）審計監(jiān)督

傳統(tǒng)AIS是從手工AIS中發(fā)展而來的，僅僅收集業(yè)務(wù)事件的財務(wù)數(shù)據(jù)，還有一些重要的非財務(wù)數(shù)據(jù)被分割后，保存在各業(yè)務(wù)部門的子系統(tǒng)中。這樣，作為審計線索的業(yè)務(wù)事件數(shù)據(jù)通常被分割存放在組織的各個不同的職能領(lǐng)域。審計與會計人員進行審計監(jiān)督時，要到各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)查找信息，然后在數(shù)量巨大的電子憑證和電子文件之間進行拼湊。這種事后的審計與監(jiān)督工作，難度大，可信度低；在EDAIS中，每一個業(yè)務(wù)事件的有關(guān)資源、事件、參與者和地點的數(shù)據(jù)元素都通過記錄過程收集在數(shù)據(jù)倉庫里。采用并行審計技術(shù)在AIS中嵌入審計模塊，從數(shù)據(jù)倉庫中獲取業(yè)務(wù)事件的全息數(shù)據(jù)，既可測試系統(tǒng)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)規(guī)則的符合性，又可為審計與會計人員提供追蹤與監(jiān)督業(yè)務(wù)過程的全面、詳細的電子審計線索，而且，還可允許使用各種詳細的聯(lián)機數(shù)據(jù)來進行審計分析和評估。

（四）簡化中間處理步驟，降低控制難度

由圖1可知，傳統(tǒng)AIS中間處理步驟和物理文件多，而且與企業(yè)其他系統(tǒng)間的耦合度低，系統(tǒng)間協(xié)調(diào)性差，數(shù)據(jù)傳輸難度大；EDAIS收集描述業(yè)務(wù)活動的各種多維數(shù)據(jù)并存儲在數(shù)據(jù)倉庫中，按照信息需求，建立信息報告工具，直接輸出各種信息報表，大大減少了中間的處理步驟和物理文件數(shù)量。既減少了物理文件被非法篡改、盜用、攻擊、刪除的機會，又降低了AIS與其它信息系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的傳遞頻率，從而降低了控制難度。