人事檔案信息化管理淺談

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摘要：人事檔案的信息化管理和傳統(tǒng)的人事檔案管理工作存在著十分明顯的優(yōu)勢，例如信息輸入、查詢速度更快，更加有利于重要檔案的保存等等，主要分析了人事檔案信息化管理，以供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化管理；作用

當(dāng)前，我國的人事檔案管理信息化水平已經(jīng)得到了非常顯著的提升，但是這種信息化的程度還需要不斷的加強，所以其在發(fā)展空間方面也是十分廣闊，人事檔案管理工作在實際的操作中存在著非常強的完整性、流動性以及機密性。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式還是需要有非常大的人力和物力的投入，同時檔案保存的載體通常是紙張，無法在較長的時間內(nèi)完整保存。所以，人事檔案的信息化管理也就成為了一個重要的發(fā)展趨勢，人事檔案信息化管理之后，就可以使得人事檔案的利用效率得到顯著的提升，從而也使得熱人事檔案的潛在價值得到全面的提升。

1人事檔案管理工作的特點

1.1完整性。

人事檔案通常就是人事部門的人員根據(jù)當(dāng)前國家的相關(guān)政策，在人員的培養(yǎng)，任命上進(jìn)行適當(dāng)?shù)姆峙浜驼{(diào)整，其在人事管理當(dāng)中發(fā)揮著不容忽視的作用，借助翻閱人事檔案的記載，我們可以充分的了解到員工的個人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力以及工作中具體表現(xiàn)等一些比較核心的也比較重要的內(nèi)容。它能夠更加具體的真實的反映出員工的個人信息。

1.2客觀性。

這一特性人事檔案利用的一個重要的基礎(chǔ)和前提，人事檔案的內(nèi)容一定要具有完整性，只有這樣，才能更好的展現(xiàn)出材料自身的客觀性和真實性，從而為人事部門提供更加全面而優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1.3流動性。

人事檔案的管理和員工日常的人事管理應(yīng)該保持高度統(tǒng)一的狀態(tài)，只有這樣，才能更加顯著的發(fā)揮出人事檔案的實際作用。當(dāng)前，單位人員流動性明顯增強，除了一些國家機關(guān)的公務(wù)員和事業(yè)單位的帶編人員之外，企業(yè)尤其是私營企業(yè)人員的流動性更大，這樣就使得人事檔案的保管存在著非常大的難度，有時候會出現(xiàn)人檔分離的問題，這樣一來一方面會對單位工作人員的人事管理造成一定的問題，同時對員工日后工作的正常開展也會產(chǎn)生非常不利的影響，所以，在人事檔案管理工作中，我們必須要緊隨員工本人工作變動去對人事檔案管理工作進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。

1.4機密性。

人事檔案當(dāng)中的內(nèi)容涉及到的范圍相對比較廣，其中也可能會客觀的反映出一些比較重要的歷史事件，一些是政審調(diào)查本人或者是其家庭成員的資料，所以從某個角度上來說，人事檔案是一種機密性的文件，材料內(nèi)容一般情況下是不能外泄的。個人也沒有權(quán)利保存本人的人事檔案。如果我們需要對其進(jìn)行查閱，一定要出具正規(guī)的手續(xù)。人事檔案的這些特征也就使其特殊性和重要性得到了非常明顯的體現(xiàn)。在人事檔案管理工作中，我們必須要做好以下幾方面的工作。首先是要保證人事檔案保管的科學(xué)性和有效性。其次是將員工的各類材料要進(jìn)行全面的分類整理，同時還要在這一過程中做好存檔工作。第三，要制定出一個完善的人事檔案借閱和轉(zhuǎn)遞制度。第四，我們在實際的工作中一定要采取有效的措施做好紙質(zhì)檔案信息化處理工作。最后一點就是要在實際的工作中做好員工檔案的安全保密以及保存等多項工作。

2人事檔案信息化管理的必要性

第一，人事檔案管理工作需要進(jìn)行大量的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計幾乎由人工來完成，效率非常低，而且即使能夠及時的統(tǒng)計出數(shù)量，也無法對數(shù)據(jù)進(jìn)行快捷全面的分析，因此必須應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)。信息技術(shù)中有很多統(tǒng)計軟件，將相關(guān)數(shù)據(jù)信息輸入其中，可以直接統(tǒng)計出相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)，非常方便，還有一些統(tǒng)計分析軟件，將相關(guān)的信息數(shù)據(jù)輸入其中，系統(tǒng)會自動給出分析結(jié)果，檔案管理人員可以依據(jù)統(tǒng)計分析結(jié)果制定檔案管理措施。信息化技術(shù)的應(yīng)用，使得傳統(tǒng)的封閉式的檔案管理，轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃邮焦芾恚@對我國人事檔案管理事業(yè)的發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。第二，信息化技術(shù)應(yīng)用在人事檔案管理，不僅能夠減少管理資金，也能夠挖掘出人事檔案更多的潛在價值。人事檔案是一種特殊的文件資料，其主要記錄了個人的實踐活動。利用信息化技術(shù)能夠及時地有效地更新人事檔案，領(lǐng)導(dǎo)通過人事檔案能夠了解到員工的最新情況，這對人才的選拔起到了積極的作用。

3提高人事檔案信息化管理水平的方法

3.1增強人事檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的力度。

人事檔案要想更好的保證其信息化建設(shè)的質(zhì)量和水平就一定要擁有較為完善的信息化基礎(chǔ)設(shè)施，其中最為關(guān)鍵的一個基礎(chǔ)設(shè)施就是信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，檔案管理工作者在實際的工作中一方面要熟練的掌握一些檔案管理方面的知識，同時還要掌握一些計算機網(wǎng)絡(luò)的技能，對信息網(wǎng)絡(luò)開展日常化的檢查，如果在這一過程中發(fā)現(xiàn)了一些問題，我們需要對原來的系統(tǒng)進(jìn)行更新處理，這樣才能更好的保證無紙化辦公的質(zhì)量和水平，此外，其也是人事檔案信息化管理得以實現(xiàn)的一個重要的條件。

3.2加大信息資源投入。

首先，檔案管理工作人員，必須對人事檔案進(jìn)行有效的鑒定，將不符合歸檔要求的檔案進(jìn)行篩選，同時重點的人事檔案要重點管理保護(hù)，這樣才能提高信息化技術(shù)應(yīng)用的價值；其次，提高信息數(shù)字化的投入力度，因為人事檔案的信息數(shù)字化，直接反映出人事檔案信息化水平，是人事檔案信息化建設(shè)體系中重要一個環(huán)節(jié)，為此，人事檔案管理部門要積極的應(yīng)用信息數(shù)據(jù)庫技術(shù)，最大程度的提高人事檔案的服務(wù)質(zhì)量；最后，重點對歸檔進(jìn)行管理，同時對電子檔案的各方面工作都要進(jìn)行監(jiān)督，將有價值的電子檔案收藏起來，并且采取相應(yīng)的保護(hù)手段，保證重點的電子人事檔案信息真實，準(zhǔn)確、完整，不會被泄露出去或者惡意竊取。

3.3加快實體管理向信息管理轉(zhuǎn)變的速度。

盡管我國有很多檔案管理部門，對于人事檔案已經(jīng)實現(xiàn)了信息化管理，但是并不徹底，絕大多數(shù)情況下，依然以實體管理為主，因此檔案管理部門必須轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理方式，由實體管理逐漸的實現(xiàn)信息化管理。比如信息化檢索查詢，同時將人事檔案存儲到統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫軟件中，制定規(guī)范的制度進(jìn)行管理，并且按照使用權(quán)限來實現(xiàn)安全保密，這樣人事檔案中數(shù)據(jù)就能夠在內(nèi)部局域網(wǎng)中有效的發(fā)行，用戶登錄相關(guān)的網(wǎng)站就能夠獲得相關(guān)的數(shù)據(jù)信息?，F(xiàn)代社會人事檔案的重要性已經(jīng)凸顯出來，尤其是數(shù)據(jù)信息對各個行業(yè)發(fā)展都異常重要，因此人事檔案的利用顯得非常重要。人事檔案信息化管理是檔案事業(yè)法轉(zhuǎn)過程中非常重要的一個內(nèi)容，它也是當(dāng)前檔案工作發(fā)展的一個方向，如果檔案管理部門在實際的工作中還在使用傳統(tǒng)的檔案管理方式，就無法滿足社會發(fā)展的需要，所以我們必須要積極的發(fā)展人事檔案信息化管理，為人們提供更加高效和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，加大人才培養(yǎng)力度，只有這樣，才能更好的實現(xiàn)人事檔案管理的信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

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[2]趙楨.淺析高校干部人事檔案信息化建設(shè)[J].網(wǎng)友世界，2013（9）：

作者：安正信 單位：圖們市旅游局信息中心