高職檔案監(jiān)管反思

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本文作者：張學東作者單位：廊坊廣播電視大學

電子檔案的科學化歸檔

電子文件是20世紀90年代出才開始使用的詞匯，是一種通過數(shù)字電腦進行操作、傳輸與處理的文件，并具有文件的一般定義。與紙質檔案相比，電子文件由計算機網絡生成，具有非人工識讀性，只能采用計算機讀取的方式提供信息，它的內容只能通過機器來利用。電子文件對系統(tǒng)的依賴性，它的生成、利用、管理要在相應的系統(tǒng)環(huán)境下完成。

1、建立健全電子文件歸檔制度。電子文件的收集歸檔涉及的人多，必須靠制度約束，要納入學校工作程序。檔案管理工作人員負責收集，對未聯(lián)網的計算機要人對人收集，從具備用專用軟盤到定期收集，分別建立戶頭全面跟進，對電子文件的存儲介質、存儲格式、光柵圖像格式、文本文件等做出詳細的歸檔標準。只有規(guī)范的電子文件，才能更加長期保管和利用。

2、主動與電子文件的形成部門配合，共同制定相關標準，并嚴格執(zhí)行。由于電子文件的管理工作跨部門，標準化所涉及的種類多，范圍廣，標準化工作的難度大大超過紙質文件。

3、建立完善的電子文件管理系統(tǒng)。電子文件的收集與電子文件管理系統(tǒng)不可分離。電子文件從形成到銷毀或永久保存是一個完整的運動過程，這個過程可以納入統(tǒng)一的電子文件管理系統(tǒng)中。因而，收集電子文件必須注意其完整性，電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)與內容同樣重要。電子文件的背景信息收集應在電子文件形成時就開始著手，這涉及到識別與標記電子文件，涉及到將電子文件與背景相連接。在某些情況下，還需要將關鍵的背景信息植入到元數(shù)據(jù)中或電子文件自身中來達到這一目的。

4、電子文件的標準化著錄。電子文件有可讀性的要求，在技術不斷升級的情況下，需要對其進行不斷的復制和遷移。電子文件不可能不變，在變化中維護其真實性的方法之一就是對電子文件和電子文件管理活動進行著錄，所以電子文件的著錄不僅是編制檢索工具的手段，同時還起到維護電子文件真實性的作用。為保證著錄信息的準確，減少重復勞動，在電子文件形成之時由形成者完成一些著錄項目的編制工作，這一功能要設計到電子文件管理系統(tǒng)中，由系統(tǒng)給形成者提要求。為了方便電子文件形成部門的著錄，保證這項工作的標準化，以便檔案部門將著錄數(shù)據(jù)納入統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫中。

電子檔案管理的安全性

1、加強對電子檔案工作的領導。高職院校要明確分管領導，確定電子文件報送員和審核員，做好電子檔案的管理、維護等日常工作，同時上報的文件進行審核把關，以便正常開展工作，確保電子文件檔案安全保管。

2、加強對電子檔案管理流程的控制。檔案工作人員要把需要和可能實現(xiàn)的管理功能盡早實現(xiàn)，要考慮到電子文件信息易更改、易流逝，如果還像過去一樣，按照生成、積累、立卷、鑒定、歸檔、分類、著錄等順序按部就班地管理電子文件，那么結果很可能是很多工作還未來得及開展之前，電子文件就被更改甚至刪除了，導致文件流失、失真等現(xiàn)象的發(fā)生，造成重復勞動。

3、加強對新型載體的安全使用。隨著計算機存貯技術的多樣化和存貯載體的不斷更新，檔案工作者要注意跟蹤技術的新發(fā)展，并對檔案信息新載體的使用和保管方法進行實驗論證，深人研究，以保證檔案的安全可靠和長久保存。

4、加強對電子檔案的保護。電子文件存在許多安全隱患，如非法用戶的攻擊，病毒的侵害，系統(tǒng)本身的缺陷，各種誤操作等等。因此，必須做好計算機安全防護工作，設立防火墻，安裝網絡病毒實時監(jiān)控軟件，設置嚴密的權限管理系統(tǒng)，以及采用硬盤鏡像和雙機容錯等，以確保電子文件的安全。