人事檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新路徑探索

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摘要：在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作模式下，檔案資料收集以及檢索的速度和效率都相對(duì)較低，人事檔案資源的利用效率受到局限，不利于人事管理工作的高效開展。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展、普及，人事檔案管理信息化建設(shè)受到廣泛關(guān)注，本文針對(duì)當(dāng)前人事檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的主要問題與不足展開分析，針對(duì)性地提出有效創(chuàng)新人事檔案管理信息化的路徑建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化；創(chuàng)新路徑

0前言

傳統(tǒng)人事檔案資料收集以及管理工作的效率普遍較低下，人事檔案資料檢索使用也不太方便，因此也難以有效服務(wù)人事管理的實(shí)際工作。如果一直保持這樣的現(xiàn)狀，必然導(dǎo)致人事檔案管理工作漸漸被邊緣化，更加難以引起各方面的關(guān)注與重視。基于此，必須順應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)，合理創(chuàng)新管理理念與模式，促進(jìn)人事管理工作的高效開展。

1人事檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義

1.1有利于提升人事檔案利用實(shí)效，彰顯人事檔案的價(jià)值

第一，在人事檔案管理中，使用信息技術(shù)可優(yōu)化服務(wù)方式，提高人事檔案查閱效率，同時(shí)還能有效地保護(hù)原始檔案資料，轉(zhuǎn)變被動(dòng)服務(wù)，提供主動(dòng)服務(wù)；第二，單位緊隨時(shí)代的發(fā)展步伐，嚴(yán)格落實(shí)人事檔案的要求，在此基礎(chǔ)上開展工作，針對(duì)健全人事檔案信息化發(fā)展，完善各方面制度，為人事檔案工作開展提供保障；第三，對(duì)單位人事檔案管理機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，在管理并使用人事檔案資源時(shí)，要盡可能使用科學(xué)化，信息化及規(guī)范化的方式，為單位人事管理工作提供服務(wù)。通過線上模式，單位人事部門就可及時(shí)了解人事檔案信息，從而盡快地提供人事決策。

1.2有利于減少人事檔案管理成本，確保工作可持續(xù)化開展

第一，通過信息化模式處理人事檔案，將人事檔案資料儲(chǔ)存在硬盤，云儲(chǔ)存終端或其它數(shù)字終端，提高空間使用率，減少管理和利用環(huán)節(jié)，從而達(dá)到線上一站式管理目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)線上一站式服務(wù)目標(biāo)，使管理成本更低；第二，單位人事檔案中有大量的信息和人事相關(guān)，社會(huì)價(jià)值較高。在檔案管理時(shí)，用信息技術(shù)可延長(zhǎng)保存時(shí)間，防止其破壞，為后續(xù)工作開展提供保障；第三，在將來，人事檔案信息量會(huì)越來越多，單位人事檔案管理者的壓力會(huì)增大，工作量同樣如此。加之依然用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式，必然會(huì)影響工作效率。根據(jù)當(dāng)前的時(shí)代背景看，在該領(lǐng)域中有必要引入信息技術(shù)。1.2.1人事檔案信息化建設(shè)內(nèi)容。（1）紙質(zhì)、膠片等人事檔案數(shù)字化針對(duì)人事檔案等載體上的信息，通過模擬數(shù)據(jù)，將其轉(zhuǎn)換成能通過計(jì)算機(jī)等讀寫設(shè)備進(jìn)行讀寫，或用0和1可表示的二進(jìn)制代碼，這樣的過程就是數(shù)字化。通過數(shù)字化處理，在儲(chǔ)存介質(zhì)中儲(chǔ)存人事檔案數(shù)字信息，或通過網(wǎng)絡(luò)化形式傳輸人事檔案信息。數(shù)字化之后，還能進(jìn)一步對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)化，通過該方式將其組織成具有有序結(jié)構(gòu)的人事檔案數(shù)字信息庫(kù)，并發(fā)揮計(jì)算機(jī)的輔助管理作用。人事檔案數(shù)字化的內(nèi)容較多，主要包括兩個(gè)部分，其中之一是檔案檢索工具，另外一方面是檔案全文內(nèi)容。在有的情況下，還可能會(huì)以當(dāng)前的“干部檔案數(shù)字化軟件”為基礎(chǔ)，對(duì)干部職工實(shí)體檔案進(jìn)行數(shù)字化，或?qū)⑵洳糠謨?nèi)容數(shù)據(jù)化；（2）數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)化對(duì)人事檔案進(jìn)行手部數(shù)字化處理后，可將其轉(zhuǎn)換成清晰度更高的圖像，或?qū)⑵滢D(zhuǎn)化成其它的多媒體數(shù)據(jù)，從而將其儲(chǔ)存在數(shù)字信息載體上，比如磁盤，固態(tài)硬盤及磁帶等，使其變成數(shù)字化檔案文件。無論是處理還是統(tǒng)計(jì)和分析人事檔案中的信息，假如要使用計(jì)算機(jī)，首先要把數(shù)字化之后的以圖像為主的數(shù)字檔案信息進(jìn)行轉(zhuǎn)化，使其成為內(nèi)容數(shù)據(jù)，這一環(huán)節(jié)就叫做人事檔案數(shù)據(jù)化。數(shù)據(jù)化之后，針對(duì)生成的數(shù)據(jù)化人事檔案，在統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)時(shí)，都可用計(jì)算機(jī)，從而達(dá)到知識(shí)面的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的共享，促進(jìn)人事檔案的信息化發(fā)展；（3）建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)將其中的內(nèi)容數(shù)據(jù)化后，還需抽取并集成多源異構(gòu)的多種源數(shù)據(jù)，明確結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，同時(shí)確定非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，接下來要對(duì)所有的數(shù)據(jù)進(jìn)行清洗，最終以選定的數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)，建立健全人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；（4）建立人事檔案數(shù)據(jù)化目錄建立根目錄指的是通過參考人事檔案的著錄規(guī)則及編目規(guī)則，同時(shí)參考我國(guó)制訂的《中國(guó)文獻(xiàn)編目規(guī)則》，對(duì)原有人事檔案檢索工具進(jìn)行還原，遵循方便檢索和查詢的原則，最終得到著錄詳、簡(jiǎn)級(jí)次得當(dāng)、完整的人事檔案數(shù)據(jù)化目錄。

2人事檔案管理信息化建設(shè)中常見的不足

2.1人事檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢

在我國(guó)，信息技術(shù)應(yīng)用普及于人事檔案資料管理方面起步較遲，這使得很多單位人事檔案信息化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程比較落后，對(duì)有關(guān)信息技術(shù)軟件的應(yīng)用也比較落后。一方面，可利用的數(shù)字化及信息化軟硬件不足，導(dǎo)致人事檔案管理由傳統(tǒng)模式向現(xiàn)代信息化模式轉(zhuǎn)型存在困難。一些單位并未配備人事檔案信息化管理的軟、硬件設(shè)施、設(shè)備，使得傳統(tǒng)紙質(zhì)版人事檔案資料很難快速、有效地轉(zhuǎn)化為數(shù)字化電子版檔案；另一方面，在人事檔案信息化管理人才嚴(yán)重不足。近年來，人事檔案的數(shù)量一直隨著單位的發(fā)展壯大而不斷增加，因此面對(duì)這些日漸增加的檔案資料應(yīng)當(dāng)如何高效處理，也是現(xiàn)代人事檔案管理人員需思考、研究的重要問題；

2.2人事檔案信息化建設(shè)體系不完善

現(xiàn)階段，一些單位內(nèi)部并未建立起健全、合理的人事檔案信息化管理的規(guī)范與制度，具體工作的開展存在很多問題，比如工作流程不清晰、工作內(nèi)容以及職責(zé)安排不合理等，這些問題都導(dǎo)致人事檔案管理信息化建設(shè)工作無法快速、高效地向前推進(jìn)。具體分析來看，首先是因頂層設(shè)計(jì)不夠完善，對(duì)信息化管理的具體規(guī)劃及思路不明確，要想開展信息化檔案管理工作，而管理人員卻并未樹立正確、科學(xué)的思想認(rèn)識(shí)，并為此感到無從下手。比如，針對(duì)圖片、音頻以及視頻等不同形式的人事檔案應(yīng)以哪一種格式來保存；人事檔案管理信息化建設(shè)工作的各項(xiàng)職責(zé)應(yīng)如何進(jìn)行有效分工；人事檔案管理信息化建設(shè)工作應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)的標(biāo)準(zhǔn)是什么等問題，這些都并未在制度規(guī)范中進(jìn)行充分體現(xiàn)[1]；其次，人事檔案管理的安全性存在漏洞，使得檔案管理的安全性風(fēng)險(xiǎn)有所上升，不利于信息化管理建設(shè)的推進(jìn)。當(dāng)下階段，單位更關(guān)注人事檔案資源利用情況，卻忽視安全管理，因此檔案安全管理工作無從保障。安全技術(shù)手段以及檔案管理措施缺乏科學(xué)性，并未針對(duì)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)落實(shí)加密管理舉措，同時(shí)也并未利用數(shù)字水印以及密鑰等技術(shù)做好加密管理工作。人事檔案資料并未及時(shí)進(jìn)行備份管理，導(dǎo)致一些檔案資料由于非法加密的影響而無法正?；謴?fù)；

2.3數(shù)字型人事檔案的立卷歸檔工作不科學(xué)

人事檔案資料的價(jià)值非常重要，人事檔案資料的全面系統(tǒng)性、完整準(zhǔn)確性等，都會(huì)對(duì)其利用環(huán)節(jié)帶來直接影響。但是，目前一些單位人事檔案資料收集、整理、歸檔等各項(xiàng)工作的組織開展缺乏科學(xué)性，所以不利于人事檔案信息化建設(shè)的效率與質(zhì)量提升。一方面人事管理系統(tǒng)并未直接與人事檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，數(shù)據(jù)無法實(shí)踐即時(shí)互通，很多人事信息不能同步，使得人事檔案信息數(shù)據(jù)更新遲滯。而且系統(tǒng)間存在著一定的壁壘限制，導(dǎo)致人事檔案管理員無法及時(shí)對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行補(bǔ)錄以及上傳等操作；另一方面，人事部門對(duì)新接收的各種檔案資料信息，并未及時(shí)與人事檔案信息管理部門進(jìn)行對(duì)接，使得檔案資料的額數(shù)字化轉(zhuǎn)化與系統(tǒng)錄入工作受到影響，不利于人事檔案管理信息化建設(shè)的有效進(jìn)行；

2.4檔案管理手段落后，信息化開發(fā)力度不足

根據(jù)當(dāng)前人事檔案管理員的情況看，他們的人事檔案管理技能不夠?qū)I(yè)，專業(yè)知識(shí)也較匱乏，而且并未參與過專業(yè)培訓(xùn)，這造成他們?cè)趯?shí)踐過程中工作效果不盡人意。在部分單位，還缺乏先進(jìn)的人事檔案管理設(shè)備，在人事檔案管理方面，也沒有明確的保障措施，例如防火、防潮，其人事檔案管理水平過差。不僅如此，在人事檔案信息開發(fā)時(shí)，單位其實(shí)也不夠積極、主動(dòng)，大部分管理工作者缺乏主動(dòng)意識(shí)，只有在需要的情況下，他們才會(huì)去查詢，而且涉及的信息都非常簡(jiǎn)單，比如個(gè)人簡(jiǎn)歷，并未通過人事檔案進(jìn)行人才的選拔和挖掘等。

3人事檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新路徑

3.1深入推進(jìn)人事數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高效化的目標(biāo)

當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷快速發(fā)展，信息技術(shù)水平不斷提升，人事檔案管理信息化建設(shè)是大勢(shì)所趨。所以單位應(yīng)積極加強(qiáng)人事檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，為未來的檔案管理工作及檔案利用工作打好基礎(chǔ)。首先，應(yīng)重視加強(qiáng)相關(guān)軟件設(shè)備、設(shè)施的投入與配置，不斷完善人事檔案信息化管理的環(huán)境條件。結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際以及人事檔案管理工作任務(wù)量以及難度等采購(gòu)相應(yīng)的軟、硬件設(shè)施、設(shè)備，充分促進(jìn)紙質(zhì)人事檔案資料高效轉(zhuǎn)化為數(shù)字化電子版檔案，為促進(jìn)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的完善提供有利條件；其次，通過聘請(qǐng)專業(yè)的兼職人才，促進(jìn)人事檔案信息數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作的高效開展，還可借助服務(wù)外包等多元模式，建立與專業(yè)機(jī)構(gòu)的合作關(guān)系，簽訂保密協(xié)議，促進(jìn)人事檔案管理數(shù)字化處理工作效率和質(zhì)量提升[2]；

3.2完善人事檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的目標(biāo)

人事檔案管理信息化建設(shè)工作的有效開展和落實(shí)，必須要把握關(guān)鍵要點(diǎn)，針對(duì)工作的內(nèi)容、流程以及職責(zé)等做好細(xì)化，防止出現(xiàn)盲目、混亂的情況。要加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)的優(yōu)化與完善，加強(qiáng)配套制度的建設(shè)。結(jié)合檔案管理方面的法律規(guī)范要求，根據(jù)單位自身發(fā)展實(shí)際，建立完善的人事檔案管理制度。制度建設(shè)過程中要注意把握重點(diǎn)，一方面要積極促進(jìn)人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化發(fā)展，針對(duì)不同形式的檔案資料要統(tǒng)一信息化保存的格式。還要加強(qiáng)人事檔案管理部門和單位其它部門間的權(quán)責(zé)劃分，彼此要進(jìn)行協(xié)作配合，建立和諧、有序的檔案管理機(jī)制。對(duì)檔案立卷以及歸檔等工作必須統(tǒng)一具體標(biāo)準(zhǔn)，防止后期因標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一導(dǎo)致重復(fù)勞動(dòng)問題。深入加強(qiáng)檔案信息化管理的安全保障建設(shè)，設(shè)置安全管理制度，科學(xué)應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)中的潛在安全風(fēng)險(xiǎn)?？山柚鷶?shù)字密鑰、水印等安全技術(shù)，加強(qiáng)人事檔案數(shù)據(jù)信息的安全管理，及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，做好事后防控，保障檔案資料萬無一失[3]；

3.3創(chuàng)新信息化檔案管理理念

要?jiǎng)?chuàng)新信息化檔案管理工作理念，為信息時(shí)代的人事檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展奠定重要的理念基礎(chǔ)，引導(dǎo)人事檔案管理工作朝著數(shù)字化、現(xiàn)代化和質(zhì)量化的方向發(fā)展。在人事檔案管理工作過程中，相關(guān)管理人員要以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)思想，對(duì)人事檔案信息化管理工作給予高度的重視；同時(shí)，檔案管理人員要樹立創(chuàng)新意識(shí)，敢于拼搏和研發(fā)，管理理念要不斷與時(shí)俱進(jìn)，提升管理工作的實(shí)效性，以便于盡可能地解決人事檔案管理存在的諸多問題；

3.4落實(shí)動(dòng)態(tài)化檔案管理機(jī)制

人事檔案的信息化管理工作雖有相關(guān)的要求，但并不局限于一個(gè)固定的模式，原則上要求檔案管理應(yīng)以全面反映出組織內(nèi)部的各種綜合情況與動(dòng)態(tài)變化歷程。因此，有必要以此為目標(biāo)構(gòu)建動(dòng)態(tài)化檔案管理的信息化機(jī)制。利用信息化平臺(tái)做好人事檔案的同步更新與共享，確保人事檔案信息真實(shí)地反映組織所需的各種數(shù)據(jù)資料。對(duì)企業(yè)而言，對(duì)人事檔案的管理應(yīng)將其原始資料詳盡整理，并構(gòu)建專屬檔案，加大對(duì)人事檔案管理的關(guān)注力度，借信息化手段推動(dòng)檔案材料的不斷更新；

3.5嚴(yán)格立卷歸檔工作，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化的目標(biāo)

為有效維護(hù)人事檔案資料的機(jī)制，加強(qiáng)管理效率，一定要重視人事檔案資料的立卷與歸檔工作。針對(duì)零散無序的人事信息資料及時(shí)收集整理，完善人事檔案的具體內(nèi)容。借助現(xiàn)代信息技術(shù)手段對(duì)人事管理系統(tǒng)及人事檔案系統(tǒng)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，促進(jìn)數(shù)據(jù)信息生成、同步以及錄入等環(huán)節(jié)能實(shí)現(xiàn)完成一站式，有效提升人事檔案信息整理歸檔的效率與效果；同時(shí)，還要注意提升管理人員人事檔案歸檔的工作意識(shí)，這樣可保障檔案資料能及時(shí)、有效地錄入信息數(shù)據(jù)庫(kù)，促進(jìn)人事檔案更加全面系統(tǒng)、完整精準(zhǔn)。因此對(duì)具體工作環(huán)節(jié)的要求和標(biāo)準(zhǔn)必須進(jìn)行細(xì)化、明確，劃分清晰的權(quán)責(zé)分工，防止出現(xiàn)責(zé)任推諉等問題。日常工作過程中，積極落實(shí)人事檔案數(shù)字化內(nèi)容的建設(shè)，既要保障建設(shè)，還要重視加強(qiáng)檔案資料的有效利用，充分保障人事檔案資料立卷、歸檔以及利用等完整過程中都能做到及時(shí)、有效、準(zhǔn)確、完整、規(guī)范、有序；

3.6提升信息化檔案管理系統(tǒng)水平

在人事檔案管理過程中，主要載體是信息化檔案管理系統(tǒng)。信息化檔案管理系統(tǒng)的主要優(yōu)勢(shì)包括兩方面，首先，幫助人們減少獲得信息的時(shí)間成本；其次，信息不但不會(huì)混亂，還能隨時(shí)整合和完善。要將系統(tǒng)的作用發(fā)揮出來，首先要準(zhǔn)備好基礎(chǔ)性硬件設(shè)備，同時(shí)還應(yīng)具備完善的軟件設(shè)施，從而提高系統(tǒng)操作的便捷性；此外，為進(jìn)一步提高信息化檔案管理系統(tǒng)水平，還需合理分類人事檔案，及時(shí)錄入信息數(shù)據(jù)，為所需信息的存儲(chǔ)、調(diào)取、查閱、分析等奠定良好的基礎(chǔ)；

3.7打造優(yōu)質(zhì)人事檔案管理隊(duì)伍

當(dāng)今時(shí)代，人力資源管理正朝向現(xiàn)代化方向迅猛發(fā)展，對(duì)人事檔案管理質(zhì)量要求的提升為大勢(shì)所趨，而要想有效保證人事檔案管理質(zhì)量的提升，勢(shì)必需依賴檔案管理人員綜合素質(zhì)的不斷增強(qiáng)。畢竟檔案管理的信息化要依賴檔案管理人員具有良好的綜合素質(zhì)；

3.8加強(qiáng)人事檔案管理信息化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全

信息化下的人事檔案管理必將涉及網(wǎng)絡(luò)安全問題，這就需在建設(shè)人事檔案信息化的同時(shí)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全方面的工作。首先，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)測(cè)，在共享網(wǎng)絡(luò)設(shè)備上安裝入侵檢測(cè)系統(tǒng)，隨時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)交互進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，一旦發(fā)現(xiàn)安全隱患，立刻發(fā)出警報(bào)并啟動(dòng)應(yīng)急措施；其次，需對(duì)不同的信息類型進(jìn)行安全等級(jí)劃分，設(shè)置查閱限制，通過一對(duì)一的賬號(hào)密碼實(shí)現(xiàn)身份確認(rèn)，防止人事檔案的破壞的泄露；最后，設(shè)立軟件系統(tǒng)的訪問限制，通過防火墻等方式控制訪問行為。用以上方法加強(qiáng)人事檔案管理信息化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全。人事檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息數(shù)字化，這是一項(xiàng)耗時(shí)長(zhǎng)、系統(tǒng)性且復(fù)雜程度很高的工作，需檔案管理部門工作人員的積極參與及單位各部門全體人員的積極配合。要對(duì)檔案管理部門在信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題給予高度重視，適時(shí)采取針對(duì)性的措施，推動(dòng)人事檔案信息化的建設(shè)，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。

4結(jié)語

新時(shí)期背景下，充分發(fā)揮信息技術(shù)手段的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)人事檔案管理工作高效開展，創(chuàng)新人事檔案管理工作的路徑，是現(xiàn)階段人事檔案管理發(fā)展的主要方向。人事檔案管理人員必須從思想層面正確認(rèn)識(shí)人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性，發(fā)揮信息化以及數(shù)字化技術(shù)的重要作用，促進(jìn)人事檔案管理工作更好地為人事管理工作服務(wù)，深入推動(dòng)人事檔案信息化管理體系的科學(xué)建設(shè)與完善，加強(qiáng)人事檔案資料的數(shù)字化管理建設(shè)，健全人事檔案管理的機(jī)制和系統(tǒng)，加強(qiáng)立卷以及歸檔工作的規(guī)范化開展，保障人事檔案管理效率和效果的全面提升。

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作者:鐘紫 單位:廣東嘉應(yīng)學(xué)院