第三方物流管理信息系統(tǒng)規(guī)劃設(shè)計

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摘要：本文認(rèn)為，第三方物流管理信息系統(tǒng)設(shè)計是以計算機技術(shù)為支持，通過對物流配送的各環(huán)節(jié)進(jìn)行有限的資源最優(yōu)配置，主要包括物流管理信息系統(tǒng)中心和物流企業(yè)對外的web站點。文章提出，應(yīng)將開放性、協(xié)調(diào)性和有效性作為系統(tǒng)開發(fā)的總體目標(biāo)，系統(tǒng)應(yīng)包括客戶管理子系統(tǒng)、訂單管理子系統(tǒng)、倉庫管理子系統(tǒng)、配送管理子系統(tǒng)、經(jīng)營決策子系統(tǒng)、賬務(wù)管理子系統(tǒng)、系統(tǒng)管理子系統(tǒng)等。

關(guān)鍵詞：第三方物流,管理信息系統(tǒng),系統(tǒng)規(guī)劃

一、引言

第三方物流(TPL)是現(xiàn)代物流業(yè)發(fā)展的一種嶄新形態(tài)，日漸成為物流理論和實踐關(guān)注的重點。經(jīng)歷了短短十余年的發(fā)展，全世界的第三方物流市場已經(jīng)明顯表現(xiàn)出潛力大、漸進(jìn)性和高增長率的特征。第三方物流企業(yè)引進(jìn)先進(jìn)的信息處理技術(shù)，不僅會提高物流企業(yè)的自動化程度和信息共享度，提高工作效率，降低成本，更重要的是從根本上改變物流企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，有效地促進(jìn)物流企業(yè)各部門之間的協(xié)作，改進(jìn)物流企業(yè)與客戶的信息交流方式。

從對我國采用第三方物流服務(wù)企業(yè)調(diào)研的結(jié)果來看，有53%的企業(yè)對第三方物流服務(wù)覺得滿意，有47%不滿意，而不滿意的最主要原因是作業(yè)速度慢和物流信息不及時、不準(zhǔn)確，其次是作業(yè)差錯率高、運作成本高。由此可見，我國第三方物流企業(yè)的物流運作方式急需改進(jìn)，尤其是其物流信息能力。中國倉儲協(xié)會對全國物流供求狀況多次調(diào)查的結(jié)果也表明，物流信息成為運作質(zhì)量之后企業(yè)對現(xiàn)行第三方物流運作不滿意的主要原因之一。從其第三次調(diào)查中我們可以看出，在采用第三方物流的需求企業(yè)中，有67%的生產(chǎn)企業(yè)和54%的商業(yè)企業(yè)對第三方的物流服務(wù)感到滿意，有23%的生產(chǎn)企業(yè)和7%的商業(yè)企業(yè)對第三方的物流服務(wù)不滿意。不滿意的原因中，首先是因為作業(yè)速度慢和物流信息不及時、不準(zhǔn)確，其次是作業(yè)差錯率高、運作成本高。到第五次調(diào)查時，仍然是運作成本高和物流信息不準(zhǔn)確排在前兩位，如表1所示。

從中可看出生產(chǎn)企業(yè)和商業(yè)企業(yè)對第三方物流服務(wù)關(guān)心的首先是成本與運作質(zhì)量及包含物流信息在內(nèi)的運作能力等。

當(dāng)前第三方物流企業(yè)的競爭是圍繞著對信息資源的占有而展開的，因此建立高效、適用的管理信息系統(tǒng)是應(yīng)對挑戰(zhàn)、壯大自身的有效手段。如何建立合理、有效的第三方物流管理信息系統(tǒng)已成為擺在我們面前的非常迫切的任務(wù)。

二、從供應(yīng)鏈角度對第三方物流管理信息系統(tǒng)的再造分析

供應(yīng)鏈管理主要是通過供應(yīng)鏈中前饋的信息流和反饋的物流、信息流，將供應(yīng)商、制造商、分銷商等直到最終用戶連成一體，對包括訂貨、銷售、庫存管理、運輸、倉儲、客戶服務(wù)各方面進(jìn)行綜合一體化的管理，從而使供應(yīng)鏈上各節(jié)點企業(yè)分擔(dān)的職能集成而形成一個整體性的管理模式。它要求對企業(yè)供應(yīng)鏈中的信息流、物流和資金流、增值流、業(yè)務(wù)流以及協(xié)作伙伴關(guān)系等進(jìn)行設(shè)計、規(guī)劃和控制，將供應(yīng)商、制造商、分銷商直到最終用戶連接成一個整體，達(dá)到對彼此間物流業(yè)務(wù)流程的無縫連接，從系統(tǒng)優(yōu)化角度來達(dá)到一種集成性的供應(yīng)鏈管理控制，并據(jù)之來實現(xiàn)價值增值。

處于供應(yīng)鏈中游的第三方物流企業(yè)應(yīng)當(dāng)發(fā)揮其物流銜接的功能，在對其物流運作實現(xiàn)信息化操作的基礎(chǔ)上，應(yīng)建立可與供應(yīng)鏈上下游各節(jié)點進(jìn)行數(shù)據(jù)交互與傳遞的數(shù)據(jù)平臺，通過信息技術(shù)和信息系統(tǒng)的支持，與供應(yīng)鏈上的業(yè)務(wù)伙伴和下游顧客及時地共享物流供需信息，從而整合其供應(yīng)鏈上的各方物流資源。

從實現(xiàn)供應(yīng)鏈管理的角度考慮，第三方物流企業(yè)應(yīng)形成網(wǎng)絡(luò)化的物流管理信息系統(tǒng)，加強對整個供應(yīng)鏈物流環(huán)節(jié)的信息交流，達(dá)到與供應(yīng)商或廠商及外協(xié)物流伙伴、下游顧客之間的供應(yīng)鏈信息的處理與共享，同時通過建立基于Web的物流交易系統(tǒng)，以物流訂單為驅(qū)動簡化物流交易流程，從而有效地實現(xiàn)對其物流業(yè)務(wù)的一體化協(xié)作。

三、供應(yīng)鏈角度下第三方物流業(yè)務(wù)運作模式分析

在對信息系統(tǒng)分析和規(guī)劃之前，我們必須詳細(xì)地了解第三方物流的實際作業(yè)流程，并對每個相關(guān)的環(huán)節(jié)進(jìn)行具體分析，這樣才能開發(fā)出適合企業(yè)實際情況的第三方物流管理信息系統(tǒng)。

供應(yīng)鏈中第三方物流基本作業(yè)流程為：第三方物流企業(yè)接受客戶的配送請求后，進(jìn)行有關(guān)的訂單審核、分類等處理，并根據(jù)訂單安排貨物進(jìn)出庫，擬定配送計劃，力求按照客戶需求將貨物準(zhǔn)確、及時地從市場供應(yīng)方送達(dá)市場需求方(如圖1所示)。

第三方物流的具體作業(yè)流程主要包括以下幾個方面的內(nèi)容。

1．訂單處理

訂單處理是整個配送中心業(yè)務(wù)的開始，也是信息系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的起點。高效的訂單處理是整個信息系統(tǒng)成功的關(guān)鍵，訂單業(yè)務(wù)貫穿于整個物流供應(yīng)鏈的每個環(huán)節(jié)。物流中心只有在接收到客戶的有效服務(wù)請求后，才能繼續(xù)開展配送、運輸工作。訂單的接收主要應(yīng)通過互聯(lián)網(wǎng)來實現(xiàn)，也可以通過電話、傳真等其他手段，但在這種情況下，需要人工錄入訂單信息。

2．身份驗證

一個可靠的系統(tǒng)應(yīng)在接收訂單時對客戶的身份進(jìn)行驗證，只有身份驗證通過后才能為之提供服務(wù)，否則需要與客戶進(jìn)行進(jìn)一步的聯(lián)系，讓客戶修正或注冊?？蛻粼谕ㄟ^配送中心的服務(wù)器注冊登記時，必須提供一些有用的信息，如公司聯(lián)系電話、公司所在地點等。

3．信息分類管理

由于客戶的來源不同，所以應(yīng)對不同服務(wù)類型加以區(qū)分，同時客戶請求需及時響應(yīng)，還要對配送的貨物數(shù)量、類型、運輸方式等進(jìn)行分類整理。

4．庫存管理

庫存管理主要是對整個庫存商品的現(xiàn)狀進(jìn)行跟蹤調(diào)查和全面管理，包括入庫管理、出庫管理、庫存盤點。第一，入庫管理是對進(jìn)入倉庫的貨物信息進(jìn)行收集(如登記、分類)，為今后的配送做準(zhǔn)備；第二，出庫管理是結(jié)合配貨處理來協(xié)同實現(xiàn)的，在接受訂單和配送請求后，根據(jù)訂單上的要求發(fā)放貨物，并記錄配送的相關(guān)信息；第三，庫存盤點是對倉庫中現(xiàn)有商品的現(xiàn)狀進(jìn)行管理。以便隨時了解能否滿足配送的需求。

5．配送、運輸處理

配送系統(tǒng)是對具體客戶的訂單進(jìn)行系統(tǒng)處理后界于訂單處理和庫存處理、運輸處理之間的一個處理系統(tǒng)。系統(tǒng)根據(jù)訂單要求，再結(jié)合庫存狀況進(jìn)行配貨處理或者聯(lián)系供應(yīng)商采購，并對處理結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)的分類，或者向需求方發(fā)貨。配送、運輸處理是一個復(fù)雜的系統(tǒng)處理，因為第三方物流公司所面對的客戶分布在不同的區(qū)域，物流中心必須掌握每個配送點的實時狀況，然后通過決策系統(tǒng)的分析判斷后，制訂一個可靠、經(jīng)濟的配送計劃，由相應(yīng)的配送點或者整合其他供應(yīng)鏈中企業(yè)的資源來完成。

6．財務(wù)結(jié)算

第三方物流的財務(wù)結(jié)算與其他交易的計算方式一樣，一般都是通過在銀行設(shè)立專門賬戶，憑借配送單據(jù)，通過網(wǎng)絡(luò)或其他方式，將款項劃至中心賬戶。需要說明的是，這種結(jié)算方式是建立在雙方誠信的基礎(chǔ)之上的。

7．決策分析

決策分析的目的是為了讓企業(yè)以較小的成本完成更優(yōu)質(zhì)的配送任務(wù)。決策分析內(nèi)容一般包括配送站點的決策、庫存量的決策、車輛調(diào)度、外協(xié)合作商選擇、客戶管理等。

8．經(jīng)營管理

經(jīng)營管理是指管理人員通過各種方法來實現(xiàn)配送中心效率的管理，并制訂恰當(dāng)?shù)慕?jīng)營決策方案。根據(jù)各種信息與報表，包括配送統(tǒng)計數(shù)據(jù)、客戶對配送服務(wù)的反應(yīng)報告、配送商品次數(shù)及所需時間報告、配送商品的失誤率、倉庫庫存情況、設(shè)備損壞及維修報告、設(shè)備成本分析、人力資源分析等作出決策。

四、第三方物流管理信息系統(tǒng)總體規(guī)劃設(shè)計

1．第三方物流管理信息系統(tǒng)總體規(guī)劃的目標(biāo)

第三方物流管理信息系統(tǒng)(ManagementInformationSystems，MIS)的系統(tǒng)設(shè)計是以計算機技術(shù)為支持，通過對物流配送的各環(huán)節(jié)進(jìn)行有限的資源最優(yōu)配置。一般說來，第三方物流管理信息系統(tǒng)功能包括兩方面：一方面是物流管理信息系統(tǒng)中心，另一方面也是物流企業(yè)對外的Web站點。客戶通過瀏覽器能與服務(wù)器進(jìn)行通信，提供動態(tài)信息交互和信息服務(wù)，并在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)對訂單下達(dá)、實時查詢等業(yè)務(wù)的支持。因此，系統(tǒng)應(yīng)把開放性、協(xié)調(diào)性、有效性作為系統(tǒng)開發(fā)的總體目標(biāo)。

(1)系統(tǒng)開放性。由于供應(yīng)鏈管理模式很強調(diào)整個供應(yīng)鏈上物流提供和需求的有機統(tǒng)一，因此為滿足第三方物流各部門及其外協(xié)物流伙伴的共同物流協(xié)作計劃需要，系統(tǒng)必須具有一定的開放性。也就是說，第三方物流管理信息系統(tǒng)不應(yīng)再是一個封閉式的孤島系統(tǒng)，而必須是建立在互聯(lián)網(wǎng)之上的開放式和集成化的供應(yīng)鏈信息系統(tǒng)，通過信息的高度共享和交互與供應(yīng)商、外協(xié)物流合作伙伴、顧客保持較好的溝通和聯(lián)系。

(2)系統(tǒng)各節(jié)點的適用性。第三方物流管理信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)適應(yīng)企業(yè)單個業(yè)務(wù)分布和整體物流運作的要求。從企業(yè)運作角度來看，應(yīng)當(dāng)提供整體物流決策所需要的業(yè)務(wù)信息管理與分析以及物流決策的支持界面和全程反饋的管理界面；而對其外協(xié)物流合作伙伴則主要提供制訂分配物流計劃信息與作業(yè)進(jìn)度信息反饋操作界面；對企業(yè)客戶則提供具體的訂單接收、運作安排計劃信息和查詢接口界面。

(3)平臺的可擴充性。平臺的可擴充性包括兩個層面：一是空間上的可擴充性；二是時間上的可擴充性?？臻g上的可擴充性是指平臺能夠?qū)崿F(xiàn)不同地理位置上的規(guī)模拓展，因為物流系統(tǒng)設(shè)施(如倉庫)在空間上的變動很大，因此，物流信息平臺必須適應(yīng)物流設(shè)施的地域變化。時間上的可擴充性是指當(dāng)用戶需求、技術(shù)進(jìn)步、企業(yè)組織結(jié)構(gòu)隨著時間的變化而變化時，系統(tǒng)能夠?qū)ΜF(xiàn)有的某些功能模塊進(jìn)行改造或增加某些功能模塊，以適應(yīng)新的變化。

2．第三方物流管理信息系統(tǒng)的流程分析

一般來說，物流管理信息系統(tǒng)的功能包含以下幾個部分：(1)訂單管理：使用通訊技術(shù)如郵件、傳真和EDI或EOS登錄和維護(hù)訂單信息。(2)倉儲管理：包括物品入庫、物料在庫移動、簽收等環(huán)節(jié)。(3)運輸管理：包括運輸單證的形成、裝車計劃、制定路線等。(4)包裝管理：包括換裝、分裝、再包裝等活動。(5)情報功能：包括與上述各項活動有關(guān)的計劃、預(yù)測及有關(guān)費用情況。(6)財務(wù)管理：設(shè)計成本核算、運費計算等。

第三方物流管理信息系統(tǒng)除了傳統(tǒng)的儲存、運輸、配送服務(wù)具有相應(yīng)的功能外，應(yīng)當(dāng)還提供集成化的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，如通過Internet與供應(yīng)鏈上的客戶進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，及時了解不同配送站點的庫存數(shù)量、所有設(shè)備和人員的使用狀況、供應(yīng)鏈中供應(yīng)商和協(xié)作商的信息，并能根據(jù)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行市場預(yù)測和決策等，這些功能都是現(xiàn)代化的物流配送系統(tǒng)的核心和出發(fā)點。

在系統(tǒng)地分析了供應(yīng)鏈環(huán)境中第三方物流的實際作業(yè)流程后，我們可以得到第三方物流的管理信息流程，該流程是建立在全面了解、分析第三方物流企業(yè)實際作業(yè)流程基礎(chǔ)之上的。現(xiàn)在我們分析一下管理信息系統(tǒng)的處理流程，如圖2所示。

(1)客戶提交配送訂單：(2)客戶中心對客戶進(jìn)行身份認(rèn)證，驗證通過后進(jìn)入下一步，客戶中心也可及時反饋物流信息給客戶，以方便客戶查詢：(3)訂單模塊存儲訂單信息，并進(jìn)行分類整理；(4)根據(jù)訂單要求向決策中心發(fā)送相關(guān)信息；(5)決策模塊查閱庫存信息、人員設(shè)備信息及其他運輸、倉儲外協(xié)合作商和供應(yīng)商數(shù)據(jù)，并分析經(jīng)營管理的歷史數(shù)據(jù)，然后作出決策反應(yīng)，并提交到配送中心；(6)配送中心向相應(yīng)的配送站或者外協(xié)商和供應(yīng)商進(jìn)行配貨、送貨、退貨返回等：(7)運輸點執(zhí)行配送任務(wù)；(8)財務(wù)管理模塊通過網(wǎng)上或其他方式進(jìn)行財務(wù)結(jié)算。

當(dāng)然，在實際的作業(yè)過程中還涉及到其他的作業(yè)管理，如庫存盤點、入庫管理、人事管理、設(shè)備管理、客戶管理、系統(tǒng)維護(hù)等等。

3．第三方物流管理信息系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)

第三方物流管理信息系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)可以劃分為四個層次：數(shù)據(jù)管理層、業(yè)務(wù)處理層、決策管理層及戰(zhàn)略管理層。

我們可以歸納出系統(tǒng)的總體功能模塊。功能主要包括：

(1)客戶管理子系統(tǒng)：客戶登陸管理、客戶資料管理、客戶身份驗證、客戶查詢、客戶關(guān)系管理；(2)訂單管理子系統(tǒng)：訂單的接收、分類整理、查詢；(3)倉庫管理子系統(tǒng)：入庫管理、出庫管理、庫存盤點、倉庫優(yōu)化管理、貨物查詢管理：(4)配送管理子系統(tǒng)：配貨管理、送貨管理、運輸跟蹤管理、運輸調(diào)度管理、運輸線路決策、配送站點決策；(5)經(jīng)營決策子系統(tǒng)：反饋信息管理、合作商管理、供應(yīng)商管理、市場預(yù)測管理、市場信息管理、企業(yè)內(nèi)部信息管理(包括企業(yè)介紹、經(jīng)營理念、法律法規(guī)、市場報價等)；(6)賬務(wù)管理子系統(tǒng)：成本預(yù)算管理、客戶財務(wù)結(jié)算、供應(yīng)商財務(wù)結(jié)算、合作商財務(wù)結(jié)算、財務(wù)統(tǒng)計管理、各子系統(tǒng)人力資源管理、人事考勤管理、設(shè)備維護(hù)維修管理；(7)系統(tǒng)管理子系統(tǒng)：用戶管理、數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)設(shè)置、文檔管理、查詢打印服務(wù)等。

根據(jù)以上功能分析，可以將第三方物流的物流管理信息系統(tǒng)描述如圖3所示。

五、結(jié)論

就我國目前對第三方物流管理信息系統(tǒng)的研究現(xiàn)狀來看，存在著一些不足，主要體現(xiàn)在兩個方面。一是把一般物流管理系統(tǒng)中都具備的內(nèi)容歸結(jié)為第三方物流管理信息系統(tǒng)的內(nèi)容；二是系統(tǒng)規(guī)劃和功能結(jié)構(gòu)劃分上還有欠缺。本文從第三方物流管理信息系統(tǒng)規(guī)劃目標(biāo)出發(fā)，結(jié)合第三方物流理論及其運作模式，從供應(yīng)鏈角度對第三方物流業(yè)務(wù)流程和信息系統(tǒng)流程進(jìn)行分析，在其管理信息系統(tǒng)的規(guī)劃中考慮到了供應(yīng)商、客戶、外協(xié)物流合作伙伴之間的信息傳遞，突出了第三方物流的業(yè)務(wù)特點。

出于應(yīng)對物流跨國化、提高物流競爭力的需要，第三方物流企業(yè)有必要從供應(yīng)鏈管理的角度對其管理信息系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)劃分析，應(yīng)用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建基于web的物流管理信息系統(tǒng)，與供應(yīng)鏈上下游節(jié)點各自的信息系統(tǒng)實現(xiàn)必要的銜接。在企業(yè)、外協(xié)物流合作伙伴和客戶之間實現(xiàn)信息在整個供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)上的采集、傳遞和分析，從而實現(xiàn)對物流運作全過程的信息化管理。