檔案信息電子化

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一、檔案信息電子化的現(xiàn)狀

1檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

2在我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

3標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

4檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

5檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。三、檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：

1可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館室對計算機的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

3檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費，但目前乃至今后一個相當(dāng)長的時期內(nèi)，企望國家給檔案部門撥較多的經(jīng)費進行信息編輯是不現(xiàn)實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

4檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

5檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎(chǔ)。