檔案事務所管理

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一、檔案事務所的現(xiàn)狀分析

自1992年9月成立了浙江省的第一批地方性檔案事務所以來，全國到目前已有一百多家檔案中介機構。從目前有關資料來看，浙江

和上海的檔案中介機構起步較早，規(guī)模和數量都較大。除浙江、上海以外，全國各地相繼成立了檔案中介機構，如北京碧海蘭臺咨詢

有限公司、安徽曉榮檔案信息技術服務中心。但是需要指出的是，本文所要闡述的應該是真正意義上的檔案事務所，限于所掌握的資

料，我們將從比較成熟而一般又置身于檔案行政管理部門之下的檔案寄存中心入手來分析檔案事務所的現(xiàn)狀。

（一）檔案事務所的性質與目前存在的與檔案有關的社會服務組織的性質區(qū)別

檔案事務所應為面向社會服務的中介機構。它的性質和服務方式應與現(xiàn)在的比較完備的律師事務所相對一致。眾所周知，律師事

務所在改革開放后建立起來，隸屬于司法部門，后來脫離行政隸屬關系，獨立成為法人單位走入市場。在管理方面，目前已有律師行

業(yè)協(xié)會和相關執(zhí)業(yè)資格考試和注冊管理制度。

而我國檔案事務所發(fā)展太晚，目前也僅在上海、浙江一些地方出現(xiàn)了以咨詢?yōu)橹鞯臋n案事務所，并且還未形成規(guī)模，各項制度都

未完善。與此同時，我國又出現(xiàn)了一些與檔案相關的社會服務組織，如檔案寄存中心。這是目前在檔案界較引人注目的一種新型服務

方式，需要說明的是目前存在的寄存中心與我們所要論述的檔案事務所有很大差異。

1998年8月9日，深圳市檔案寄存中心是全國首家檔案寄存中心，其服務職能主要是將不具備充分保管條件及配備檔案保管主體成

本過高的國有與非國有及破產企業(yè)、社會團體、個人在工作、生產、經營等各項活動中形成的檔案，寄存在市檔案館中。在這里我們

要特別提到兩點：①深圳市檔案寄存中心隸屬于深圳市檔案局領導，并內設于市檔案館內。②深圳市檔案寄存中心的經費和資金運轉

基本上是靠市財政支出，并且有償服務收入全部上繳市財政局。我們完全可以看出深圳市檔案寄存中心不存在獨立性，不是獨自承擔

風險和資金運轉的機構，它完全不屬于社會服務中介機構，也只能說是檔案局（館）對社會服務的新形式。

上海出現(xiàn)的檔案事務所，對一些企業(yè)的重要項目檔案負責整理、編目、上架，從零散檔案到系統(tǒng)正規(guī)整理完畢，收取適當費用。

這類檔案事務所其實是真正意義上的檔案事務所的雛形，未能真正成為成熟的社會服務中介機構，必須在今后有更大的發(fā)展。

（二）檔案事務所產生的背景條件

1.政治體制改革和政府職能轉換是檔案事務所產生的先決條件。

我國政府在20世紀90年代的大改革中將政府一部分權力放開，將一部分領域推向社會公眾管理，這是大量社會中介機構產生的先

決條件，這其中不僅有比較完備、影響較大的律師事務所，也有在經濟領域日漸成熟的會計師事務所。不可否認的是，這些事務所都

進行了相應的改制，律師事務所從最初的司法部門中獨立出來，會計師事務所從政府財政部門中獨立出來。如果沒有這個大前提，檔

案事務所，包括檔案寄存中心這一過渡型的機構恐怕還是很難實現(xiàn)的。

2.經濟體制改革與發(fā)展是檔案事務所的催生劑。

我國自1978年改革開放以來，各種經濟形式迅速發(fā)展起來，原有的單一的經濟形式早被打破，不僅有國有經濟、民營經濟，還存

在著大量的混合型經濟形式。我國的檔案部門長期以來的服務和管理對象都僅僅局限在黨政部門和國有企事業(yè)部門，服務面窄，服務

水平低，服務條件比較落后，已難以滿足社會發(fā)展的需要。

與這種狀況同時出現(xiàn)的卻是社會對檔案管理的新要求。

(1)國有企業(yè)改革中，國有企業(yè)檔案存在管理不善乃至無處可歸的情況。在國有企業(yè)破產、拍賣、改組、兼并中，無論是企業(yè)經營

狀況和各種檔案，還是企業(yè)職工個人檔案管理都出現(xiàn)了矛盾。(2)非國有企業(yè)的檔案管理更顯混亂。由于一些用人單位希望減少管理成

本和用人方便，根本不接收檔案，造成一些流動人員檔案嚴重與人脫鉤。即便一些企業(yè)存在著專門檔案管理部門，也往往是辦公條件

和保管條件特別差，加上國家檔案管理部門對其也無直接管理業(yè)務，造成檔案管理混亂。

(3)一些社會團體及許多個人不具備保管檔案的充分條件。這主要體現(xiàn)在一些規(guī)模小，而檔案保管費用又相對比較高，無論是社會

團體還是個人都不想關注這個問題。

在這些新情況下，如果出現(xiàn)檔案事務所，并提供價格低廉的優(yōu)質服務，無疑是個好方法，并且檔案部門也可以通過對檔案事務所

的業(yè)務宏觀指導來達到對這部分檔案的管理。

3.現(xiàn)有的其它社會服務中介機構的成熟運行是檔案事務所產生的現(xiàn)實依據。

我國目前大量存在的律師事務所和會計師事務所及一些房產交易所等都具備豐富的管理經驗、成熟的管理模式、良好的經濟效益

和良性的運轉，為我國加快檔案事務所建設提供參照模式和實踐依據。

4.檔案寄存中心的健康發(fā)展與合理改制將是檔案事務所發(fā)展的動力和希望。

目前我國以深圳為代表的檔案寄存中心獲得社會承認和歡迎，也為建立完備的檔案事務所探索出許多寶貴的實踐經驗?？梢韵嘈?/p>

隨著檔案寄存中心的逐步發(fā)展與今后的合理體制，檔案寄存中心將是檔案事務所發(fā)展的動力和希望，目前社會各界和檔案部門應全力

做好檔案寄存中心的工作。

（三）檔案事務所在發(fā)展中存在的問題

1.檔案事務所的性質和成立條件無具體依據。

目前僅有的關于檔案的法律不僅很少，而且內容都比較陳舊無法適應現(xiàn)在建立檔案事務所的發(fā)展需要，并且相對地專門立法工作

需要更長時間。

這種狀況將使檔案事務所缺乏法律依據，很難獲得廣大群眾和有關部門的支持。因此為檔案事務所定性和明確規(guī)定成立條件已是

十分必要的工作。

2.國家檔案管理部門目前未對檔案事務所的發(fā)展及行業(yè)管理標準制定詳細、科學的方案。

檔案事務所的產生、發(fā)展不僅要有立法機關在法律上的保障，更需要檔案管理部門制定出針對本部門行業(yè)的方案，這是檔案管理

部門的具體使命。檔案部門有必要針對這種情況就建立全國性的行業(yè)指導協(xié)會，就檔案事務所執(zhí)業(yè)人員的資格認證、獲取及運轉的具

體條件和具體責任等情況向有關立法部門提出積極的建議并參與相關法律的制訂。

3.在全社會大力宣傳利用檔案的社會意識，積極引導社會公眾關心和支持檔案事務所事業(yè)的建設。

二、檔案事務所的業(yè)務展望

1.對有關檔案的咨詢、指導工作。

這是檔案中介機構的一項基本工作，也是現(xiàn)階段檔案中介機構的主要服務方式。

檔案事務所可接受被委托人的請求就有關檔案存在的問題提供咨詢服務，解決其保管檔案中的問題；同時也可同有關單位和個人

建立起穩(wěn)定的協(xié)作關系，由檔案事務所人員定期或不定期上門指導其檔案收集、整理和保管業(yè)務，提高其檔案保管和利用水平。

2.對企業(yè)檔案做出定升級、ISO質量論證工作。

(1)在我國傳統(tǒng)的計劃經濟管理體制中，國家對企業(yè)管得太多，企業(yè)各項工作缺乏自主性、獨立性和創(chuàng)造性，其中也包括企業(yè)的檔

案工作，隨著我國經濟管理體制的改革，國家對企業(yè)大大放權，由過去的微觀管理轉為現(xiàn)在的宏觀調控，企業(yè)自主權有了很大的提高

。但同時政府對企業(yè)的行政干預依然存在，在企業(yè)的檔案工作中，這也有所體現(xiàn)，像目前對企業(yè)檔案工作的檢查評比、升級定級、評

先獎優(yōu)等都明顯地帶有傳統(tǒng)行政管理的色彩，這一切都與我國正在進行的國有企業(yè)改革中要求減少政府對企業(yè)的直接干預背道而馳，

使得企業(yè)在應對激烈的市場競爭的同時還不得不將一部分精力用于應付這些額外的行政干預，從而部分地削弱了企業(yè)的競爭力。但我

們也要認識到，如果政府對企業(yè)的檔案工作完全放開，讓企業(yè)完全自主地管理本企業(yè)的檔案，企業(yè)就有可能忽視對檔案的管理，導致

企業(yè)檔案工作水平的下降，從而損害我國的整個檔案工作的基礎。而檔案事務所正是解決這一矛盾的理想方式，政府將以前對企業(yè)的

檔案管理轉由檔案事務所來協(xié)調解決，真正減少對企業(yè)的行政干預，讓企業(yè)完全按照市場方式進行運轉，這必將促進我國市場經濟體

制的完善和發(fā)展。

(2)由于激烈的市場競爭，眾多企業(yè)充分認識到要想提高自己的市場競爭力，必須提高管理水平，提出了“向管理要效益”的口號

，企業(yè)檔案也是企業(yè)發(fā)展的一項衡量指標，企業(yè)的全面管理必須依靠高等級的企業(yè)檔案。因此近年來興起的對企業(yè)管理水平進行控制

的ISO9000國際質量標準體系中也包含了檔案管理這一部分，但我們注意到，在目前的ISO9000認證工作中，負責檢查企業(yè)檔案工作的

ISO工作組成員相對缺乏系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識，因此他們的鑒定結果也必將是不全面的；而檔案事務所中的執(zhí)業(yè)人員都經過了嚴格的考

核，有相應的專業(yè)知識，由他們對企業(yè)的檔案工作進行綜合的評定，并為ISO工作小組提供檔案方面的意見應更為合理