電子采購

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[摘要]電子采購集計算機技術、多面體技術、數(shù)據(jù)庫技術、網(wǎng)絡技術、安全技術和密碼技術、管理科學、軟件科學以及社會經(jīng)濟學等多學科前沿技術于一體，是電子商務中的重要應用內(nèi)容。在市場競爭日趨激烈的今天，如何把握市場時機加快實施電子采購的步伐，是需要認真研究的課題。本文首先敘述了中鐵十二局電子采購的發(fā)展現(xiàn)狀,然后介紹了中鐵十二局進行電子招標的步驟，就目前存在的主要問題進行了分析，針對公司的具體情況，提出了改進的對策。

[關鍵詞]電子采購電子招標電子招標系統(tǒng)

隨著電子商務的發(fā)展，數(shù)字化、網(wǎng)絡化與信息化是21世紀的特征。因此，盡管目前國內(nèi)在信息技術和硬件設施等方面還存在很多問題，但電子采購作為電子商務的重要一環(huán)，越來越成為電子商務系統(tǒng)中不可或缺的重要平臺，并正成為企業(yè)有效降低制造成本、實施全球性戰(zhàn)略采購、提高國際競爭力的一個有效工具。

電子采購不僅包括在網(wǎng)絡上實施采購交易，同時還包括利用信息和網(wǎng)絡技術實現(xiàn)傳統(tǒng)采購全過程的各個環(huán)節(jié)；它是以采購為切入點，有效整合企業(yè)的資源，達到降低企業(yè)采購成本，提高企業(yè)核心競爭力的目的。因此，電子采購不僅僅是利用網(wǎng)絡和信息技術實現(xiàn)采購交易，同時還要利用網(wǎng)絡和信息技術，在企業(yè)運作的大背景之下對采購全過程進行有效的管理；企業(yè)采購電子化是企業(yè)運營信息化不可或缺的重要組成部分。

一、中鐵十二局電子采購的現(xiàn)狀

中鐵十二局集團有限公司為由中國鐵道建筑總公司控股的建筑施工企業(yè)，擁有鐵路工程施工總承包特級，房屋建筑、公路、水利水電、市政公用工程施工總承包一級及多項專業(yè)承包資質，公司通過運用電子采購對公司需要的物資進行采購，完善了采購組織機構，確保了采購物資質量，降低采購成本。

1.實施電子采購的方法

為了做好采購，結合現(xiàn)行鐵路物資管理體制和各企業(yè)采購現(xiàn)狀，公司主要開發(fā)了鐵路物資電子招標系統(tǒng)。其思路就是：以各企業(yè)目前采購中數(shù)量比例大且會越來越大，占用工作精力多，程序較規(guī)范的招標采購為切入點，引入互聯(lián)網(wǎng)絡技術，兩者結合，實現(xiàn)鐵路物資電子招標采購。

2.招標采購的具體程序

如果采購單位因人力或者技術原因無法自行辦理的，可以委托給社會中介機構。

(1)準備招標文件。招標文件是供應商準備投標文件和參加投標的依據(jù)，同時也是評標的重要依據(jù)，因為評標是按照招標文件規(guī)定的評標標準和方法進行的。招標文件也是簽訂合同所遵循的依據(jù)，招標文件的大部分內(nèi)容要列入合同之中。

(2)招標公告。采購單位在正式招標之前，應在招標采購網(wǎng)絡上公告。從招標公告到參加投標要留有充足的時間，讓投標供應商有足夠的時間準備投標文件。

(3)資料預審。對于大型或復雜的土建工程或成套設備，在正式組織招標以前，要對供應商的資格和能力進行預先審查。通過資格預審，縮小供應商的范圍，避免不合格供應商作無效支出，也減輕了單位的工作量。

(4)發(fā)售招標文件。如果通過資格預審程序的，招標文件可以直接發(fā)售給通過資格預審的供應商。招標文件的發(fā)售，采取先付錢后下載的方式，即當通過資格預審的供應商在給招標企業(yè)交納了標書費用之后，可以直接從網(wǎng)上下載該項目的標書。

(5)投標程序。①投標過程中，準備投標的供應商可以與招標企業(yè)針對該招標項目進行在線交流，即對招標企業(yè)的標書某些含糊的方面進行澄清，以便于投標的進行，同樣，招標企業(yè)也可以就招標項目的某些問題咨詢投標的供應商，詢問其可以提供產(chǎn)品或者服務的質量以及價格等。②在招標企業(yè)規(guī)定的投標截止日期前，準備投標的供應商可以在線上載自己的投標書至招標企業(yè)的數(shù)據(jù)庫，截止日期之后的投標文件，招標企業(yè)拒收。③投標文件的內(nèi)容應與招標文件的要求相一致，包括投標函，供應商資格、資信證明文件，投標項目文件及說明，投標價格等。

(6)開標程序。針對某個招標項目，此項目開標期間，招標企業(yè)從網(wǎng)上已經(jīng)交納投標保證金的投標企業(yè)的主要開標記錄，其內(nèi)容包括：項目名稱、招標號、招標公告的日期、投標供應商的名稱及報價等。所有已經(jīng)參與該項目的投標企業(yè)都可以在線瀏覽該信息。

(7)評標程序。開標后，招標企業(yè)選擇本行業(yè)的專家，并給這些專家賦予權限，以便其進入招標采購評標系統(tǒng)進行評標。評標必須以招標文件為依據(jù)，不得采用招標文件以外的標準和方法進行評標，凡是評標中需考慮的因素都必須定入招標文件中。評標專家在線考察該招標項目的投標企業(yè)信息之后，可以在線與投標企業(yè)以及招標企業(yè)進行交流，以澄清某些事實。然后，評標專家可以在線提交評標結果，并輸入評標結果理由。至此，整個招標采購程序完成，招標企業(yè)可以從后臺瀏覽專家評標結果及理由信息，為本企業(yè)整個招標采購提供采購決策依據(jù)。

二、中鐵十二局電子采購中存在的問題

電子采購改變傳統(tǒng)的貿(mào)易形態(tài)，具有十分誘人的前景，公司也開始認識到電子采購的重要性，并逐步學會利用internet來降低公司的采購成本，提高公司資源配置等各方面的效率。但在發(fā)展電子采購過程中，仍存在很多障礙。

1.公司高層領導的認知程度還不夠

電子采購的發(fā)展離不開信息化基礎設施、網(wǎng)絡安全及物流配送體系，這一點對主要靠技術推動而形成的中國電子采購來說顯得尤其重要。我公司屬于國有公司，大多數(shù)的領導年齡較高，對于互聯(lián)網(wǎng)、電子商務等新事物認知度較低，這阻礙了他們對電子商務的深入認識。公司里面采購部門職責簡單，不受重視，更沒有認識到采購的戰(zhàn)略地位。而且在人才問題上，公司最頭痛的是缺少既懂技術又懂行業(yè)技術的復合性人才。一方面是難以招到優(yōu)秀人才，另一方面，內(nèi)部人才流失現(xiàn)象十分嚴重，一些年輕的業(yè)務骨干，很難長期留在國有公司。

2.招標環(huán)境的制約

招標采購一般是一項比較龐大的活動，牽涉面廣、費時間、費精力、成本高。因此招標采購適宜于比較重大的項目中，或者影響比較深遠的項目中。就目前我國招標采購的發(fā)展狀況而言，還是存在一些不足的地方，而我們公司的招標采購也有所局限，雖然招標采購應該遵循公平、公正、公開的原則，而且國家也有頒布招投標法，可是目前還沒有完全有效的監(jiān)督部門或措施來針對我們進行招標采購進行規(guī)范化的監(jiān)督，雖然在減少“暗箱”操作方面有了很高的成效，但是仍然不能完全杜絕。

3.采購質量的限制

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，伸手要指標的時代已過去，集采專供的物資品種愈來愈少（如新一輪鐵路資產(chǎn)經(jīng)營責任制116號文件只規(guī)定了柴油、鋼軌、輪軸、電車線承力索和一項配件A類五大品種），企業(yè)物資采購自主權完全得到落實，需以更大的主動性工作才可能保證本企業(yè)物資供應。而質量可靠的原材料、零部件是公司產(chǎn)品質量的基本保證，然而目前市場處于過剩狀態(tài)，每項產(chǎn)品生產(chǎn)企業(yè)魚龍混雜，進而影響最終行車安全，責任極其重大。

三、完善中鐵十二局電子采購的方法

1.加強高層領導對電子采購的重視

信息化是社會發(fā)展的必然，是新經(jīng)濟的主體，要想實現(xiàn)真正實時的網(wǎng)上交易，要求網(wǎng)絡有非?？斓捻憫俣群洼^高的寬度，這必須有硬件給高速網(wǎng)絡提供支持。公司管理者的態(tài)度對于任何信息化項目實施的成敗都是一個關鍵因素。因此，要加強公司領導對電子采購的重視。公司應該從戰(zhàn)略角度高度重視電子采購的重要作用，重視電子采購人員的素質。電子采購的發(fā)展離不開高度熟練的技術人員參與，應該對公司人員加強有關網(wǎng)絡知識的教育和培訓工作，培養(yǎng)既懂電子商務技術，又懂金融、商貿(mào)知識的跨領域的專門人才。

2.制定招標采購的管理方法

電子招標不同于傳統(tǒng)的招標工作，它通過網(wǎng)絡將投標過程中的各個角色，如供應商、采購方、招標機構、評標專家、監(jiān)督機構等連接起來的一種招標方式。為了做好電子招標的各項工作，充分發(fā)揮電子招標的優(yōu)勢，需要加強招標采購的相關制度，建立完善的評比機構和監(jiān)督機構，并結合國家頒布的招投標法，對電子招標進行規(guī)范化的監(jiān)督和管理。

3.選擇最佳貨物來源

在運用電子招標采購進行采購時，公司與供應商之間建立了一種協(xié)調關系，公司通過在網(wǎng)上對商家的產(chǎn)品目錄、新品推薦、網(wǎng)上廣告等公共信息進行瀏覽來選擇商家，還可以通過對貨比三家，對各種型號產(chǎn)品的性能、價格等進行詳細的了解和比較，尋找產(chǎn)品質量好，價格又優(yōu)惠而且各方面信譽比價好的商家與其進行交易。

電子采購將從根本上改變了商務活動的模式。它不僅將間接商品和服務采購過程自動化，極大地提高了效益，降低了采購成本，而且使公司在一定程度上避免了因信息不對稱引起的資源浪費，有利于社會資源的有效配置，從此使公司更具有戰(zhàn)略性的眼光進行采購。公司通過使用電子招標系統(tǒng)，不僅能減少中間流通環(huán)節(jié)，進行更有效和針對性的營銷，密切與客戶的關系，贏得更廣泛的動態(tài)、實時交易能力和更大的市場機會，因此在逐漸發(fā)展的過程中，在整個采購模式下，所占的比率必然越來越高。