談提升職校教學檔案管理有效途徑

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一、職業(yè)院校在教學檔案管理中存在的問題

（一）教學檔案不完整

教學檔案中所包括的最主要的內(nèi)容就是教師的具體教學活動，但是由于很多職業(yè)院校只注重對對教學和教育工作的管理，對教學檔案的收集和歸檔工作卻不夠重視，導致很多教學檔案沒有被及時、完整的整理起來，造成教學檔案的缺失，從而給教學檔案的利用和保管造成嚴重的障礙。

（二）院校相關人員對教學檔案的管理缺乏重視

近幾年來，職業(yè)院校的競爭越來越激烈，培養(yǎng)高質(zhì)量的、為社會所需要的人才成為各職業(yè)院校的競爭主題。因此導致很多職業(yè)院校只注重宏觀的教學管理工作，對于應當重視的教學檔案的管理工作卻未給予充分的重視。因而，對大部分職業(yè)院校來說，教學檔案的管理都是學校管理工作中的一個相當薄弱的環(huán)節(jié)。教學檔案管理的地位不高，相關人員管理意識薄弱，責任不清，教學檔案發(fā)揮不了其應有的重要作用。職業(yè)院校對教學檔案的資金投入和精力投入都不足。

（三）教學檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高

學校的教學檔案管理工作不僅是一門科學，也是一項專門的技術。因此，檔案管理人員必須具備一定的專業(yè)知識和技能，才能做好檔案管理工作。但是，從現(xiàn)階段國內(nèi)的大部分職業(yè)院校來看，職業(yè)院校的檔案管理工作在人員配備上，尚缺乏具備專業(yè)素養(yǎng)的管理人員，大部分檔案管理工作都由其他部門的人員兼職，導致檔案管理工作漏洞頗多，對檔案的有效利用也大打折扣。

（四）教學檔案管理的信息化程度較低

隨著科技的發(fā)展，檔案管理的信息化程度也越來越高，信息化技術的運用會給檔案管理工作帶來相當多的便利，尤其是對計算機技術的廣泛應用，使檔案管理工作更加規(guī)范、系統(tǒng)和科學。但是，現(xiàn)在很多院校在檔案管理工作上延續(xù)的還是傳統(tǒng)的管理模式，不僅檔案管理的難度會逐漸增加，更是難以對教學檔案進行有效利用。

二、職業(yè)院校加強對檔案管理的措施

（一）強化教學檔案管理意識，健全檔案管理制度

作為教學管理中的重要組成部分之一，教學檔案的管理工作必須引起院校內(nèi)相關人員的高度重視，將檔案管理納入教學管理制度和教學工作計劃之中。提高廣大教職工的歸檔意識，養(yǎng)成隨時、及時歸納檔案的習慣。根據(jù)國家對教學檔案管理工作的要求和政策，學校要制定切實可行的教學檔案管理的規(guī)章制度，強化相關人員的檔案管理意識，提高教職工的自覺歸檔意識，從制度上對檔案管理工作的有序進行進行保障。

（二）提高教學檔案的管理質(zhì)量

要確保教學檔案的完整、齊全，提高檔案管理工作的質(zhì)量，必須在教學檔案的形成之初，就及時進行收集和整理。學校的檔案管理制度要依據(jù)《檔案法》來制定，在教學檔案的實施細則中，要明確歸檔流程和歸檔范圍，以此來確保教學檔案的完整性和真實性，真正提高教學檔案管理工作的質(zhì)量。

（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)

院校要建立一支高素質(zhì)的專業(yè)化技術較強的教學檔案管理隊伍，必須有目的、有計劃的加強對教學檔案管理人員的業(yè)務培訓和專業(yè)學習，使他們掌握教學檔案管理工作的專業(yè)理論和專業(yè)知識。檔案管理人員要能夠熟練運用教學檔案管理工作的方法和原則，在實際的工作中不斷提高教學檔案管理工作的技能和水平。要熟悉教學檔案的具體內(nèi)容和范圍，還要熟悉教學材料的特點和規(guī)律，確保教學檔案的準確、完整、規(guī)范和系統(tǒng)。

（四）加強對教學檔案的信息化建設

現(xiàn)代社會已經(jīng)步入了信息化時代，職業(yè)院校的教學檔案也越來越多，傳統(tǒng)的手工管理模式不僅工作效率低下，還極容易出現(xiàn)人為失誤，對教學檔案的查閱和利用也造成了一定程度上的困難，顯然已經(jīng)不適應學校的現(xiàn)代管理模式和形式的發(fā)展了。從國外的發(fā)展經(jīng)驗來看，教學檔案信息化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，能夠在很大程度上提高教學檔案的管理效率，還能夠?qū)虒W檔案在最大限度上實現(xiàn)資源利用進而共享。同時，也能夠通過對現(xiàn)代信息技術的運用，加強教學檔案管理的安全性。

三、結語

教學檔案是科研和教學活動進行的前提和基礎，能夠為教學工作提供依據(jù)和參考。加強職業(yè)院校的檔案管理工作，能夠有效的推進職業(yè)教育的進程，提高職業(yè)院校的教育質(zhì)量。高質(zhì)量的教學檔案管理工作能夠為學校的教學和教育活動更好的服務。因此，職業(yè)院校必須根據(jù)學校的具體情況切實加強對學校教育檔案的管理工作，為學校進行科學決策服務，為教師的科研、教學服務，為學生的實習、學習以及課外實踐活動服務。

作者：張玉軍單位：濮陽市高級技工學校