信息工程監(jiān)理和知識管理

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摘要:在信息化建設(shè)中實施工程監(jiān)理,是保障信息化建設(shè)質(zhì)量的約束機(jī)制。知識管理在信息化建設(shè)中的作用及在信息工程監(jiān)理過程中如何體現(xiàn),是提升監(jiān)理質(zhì)量的關(guān)鍵。本文探討了信息化建設(shè)及資源規(guī)劃和整合中知識管理的應(yīng)用及信息工程監(jiān)理過程中,實施知識管理的可能。本文構(gòu)架了一種信息工程監(jiān)理的知識結(jié)構(gòu)。

關(guān)鍵詞:知識管理知識化監(jiān)理知識結(jié)構(gòu)

信息工程監(jiān)理是最近幾年興起的保障信息化建設(shè)質(zhì)量的一種約束機(jī)制。它采用“五控兩管一協(xié)調(diào)”的控制模式,對業(yè)主、承建單位的項目行為實施監(jiān)督,保障信息化建設(shè)的質(zhì)量,避免“豆腐渣”工程,起著不可或缺的重要作用。

一、信息化建設(shè)與知識管理

信息化建設(shè)是以知識管理為核心,信息資源為基礎(chǔ),提高組織核心競爭力為目的的全面整合或再造組織業(yè)務(wù)流程的過程。知識管理是獲取、儲存、學(xué)習(xí)、共享、創(chuàng)新知識的管理控制過程。在信息化建設(shè)中,企業(yè)、政府等組織通過知識管理,從現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)中,挖掘、獲取并確定各類知識資源,定位擁有專業(yè)知識、經(jīng)驗的個體,將個體的知識、經(jīng)驗、信息提升為組織的知識資源,有序傳遞、整合、規(guī)劃和有效利用知識資源,有助于提高組織的整體業(yè)務(wù)、技術(shù)和管理水平。

在承建單位實施信息化建設(shè)中,知識管理是通過公司內(nèi)雇員、部門、可能的跨國公司合作、與業(yè)主的溝通協(xié)調(diào),傳遞、整合、有效利用本單位的知識資源,運(yùn)用信息技術(shù),通過設(shè)計最優(yōu)技術(shù)方案、控制施工質(zhì)量,共享和創(chuàng)造知識價值。

在信息化建設(shè)中,對組織內(nèi)各種各類知識進(jìn)行評估,挖掘、獲取真正有用的知識。知識不僅僅是信息,是顯性知識和隱性知識的集合。通過評估,區(qū)分知識和信息、知識管理和信息管理,以實現(xiàn)資源的充分開發(fā)與應(yīng)用。

整合或再造業(yè)務(wù)流程,是與知識管理密切相關(guān)的。1990年美國管理專家MichaelHammer提出了“業(yè)務(wù)流程重組”(BusinessProcessReengineeringBPR)的概念,它是以用戶需求為導(dǎo)向,信息化、知識化為基礎(chǔ),對用戶的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再思考、關(guān)鍵性的重新設(shè)計和根本的變革,從而獲得在成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度等方面業(yè)績的持續(xù)改善。在業(yè)務(wù)流程重組中,信息(知識)的獲取、分類、存儲、利用,只有與知識管理結(jié)合,才能夠發(fā)揮更有效的作用。

知識管理技術(shù)貫穿于信息化建設(shè)始終,它與信息技術(shù)相輔相成。在知識獲取、學(xué)習(xí)、共享、創(chuàng)新的過程中,整合各種信息技術(shù),構(gòu)建完整的知識管理體系,是知識經(jīng)濟(jì)時代信息技術(shù)的新發(fā)展。

二、信息資源規(guī)劃和整合

信息資源整合(InformationResourceIntegrating,IRI)的前提是進(jìn)行統(tǒng)一的信息資源規(guī)劃(InformationResourcePlanning,IRP),消除“信息孤島”,共享信息資源。信息資源的規(guī)劃是實施信息化工程的基礎(chǔ),IRP的基礎(chǔ)是建立信息資源管理基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn),IRI的實質(zhì)是通過信息技術(shù)改造、重建或重構(gòu)數(shù)據(jù)環(huán)境。信息產(chǎn)業(yè)部的《信息系統(tǒng)工程監(jiān)理暫行規(guī)定》中定義信息資源系統(tǒng)為“以信息技術(shù)為主要手段建立的信息資源采集、儲存、處理的資源系統(tǒng)”。

在信息化建設(shè)中,信息資源規(guī)劃是很重要的一環(huán)。在組織的生產(chǎn)、經(jīng)營、服務(wù)活動中,會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)、資料、指標(biāo)、圖紙、報表及其它顯性資源,也存在各種各類的知識、擁有專業(yè)知識和經(jīng)驗的個體等隱性資源。信息資源規(guī)劃是對實施信息化后產(chǎn)生、控制、使用這些資源進(jìn)行識別和分類;評估、挖掘、獲取、共享各類知識;對承載信息資源的信息基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行分析、設(shè)計和指導(dǎo)。

(一)信息資源規(guī)劃的主要任務(wù)

信息資源規(guī)劃的任務(wù)是對支撐業(yè)務(wù)流程的邏輯相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類,建立具有結(jié)構(gòu)化、標(biāo)準(zhǔn)化、一致性的共享數(shù)據(jù)庫。分析業(yè)務(wù)流程重組后產(chǎn)生、控制和使用的數(shù)據(jù),了解各種數(shù)據(jù)的內(nèi)容、范圍、可靠性等,理解數(shù)據(jù)的共享要求和應(yīng)用策略以及數(shù)據(jù)使用中的問題,使信息資源規(guī)劃能夠滿足數(shù)據(jù)資源的管理要求。

(二)信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)

信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)是指決定信息系統(tǒng)質(zhì)量的、進(jìn)行信息資源開發(fā)利用的基本標(biāo)準(zhǔn)。威廉·德雷爾1985年在其《數(shù)據(jù)管理》專著中總結(jié)了信息資源管理的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)———數(shù)據(jù)管理五項標(biāo)準(zhǔn),內(nèi)容如下:

1.數(shù)據(jù)元素標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)據(jù)元素(DataElements)是信息資源中最小的信息單位,是抽象的數(shù)據(jù)對象。它的質(zhì)量是構(gòu)建穩(wěn)定的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)的關(guān)鍵。數(shù)據(jù)元素標(biāo)準(zhǔn)包括數(shù)據(jù)元素命名標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)數(shù)據(jù)元素識標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)元素一致性標(biāo)準(zhǔn)。

2.信息分類編碼標(biāo)準(zhǔn)。是信息標(biāo)準(zhǔn)中的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)。信息分類編碼(InformationClassifyingandCoding)的對象,是一些最重要的數(shù)據(jù)元素,自動處理、檢索、存儲和傳輸信息的質(zhì)量及效率與這些元素緊密相關(guān)。信息分類是根據(jù)信息內(nèi)容的屬性或特征,將信息按一定的原則和方法進(jìn)行區(qū)分和歸類,并建立一定的分類系統(tǒng)和排列順序,便于管理和使用信息。信息編碼就是在信息分類的基礎(chǔ)上,將編碼對象賦予有一定規(guī)律性的、易于計算機(jī)和人識別和處理的符號。信息分類編碼工作要確定每個編碼對象的編碼規(guī)則、碼表結(jié)構(gòu)和代碼表。

3.用戶視圖標(biāo)準(zhǔn)。用戶視圖(UserView)是一些數(shù)據(jù)元素的集合,表示用戶對信息需求和數(shù)據(jù)實體的最終解釋。用戶視圖是數(shù)據(jù)的系統(tǒng)外在表現(xiàn)形式,是系統(tǒng)的輸入、輸出媒介和手段。用戶視圖與外部數(shù)據(jù)流是同一詞,來自某個數(shù)據(jù)源或流向某個數(shù)據(jù)接收端的數(shù)據(jù)流。常用的用戶視圖有紙面的,如圖紙、單證、表單、報表、賬冊等;有電子的,如屏幕格式等。

4.概念數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)。概念數(shù)據(jù)庫(ConceptualDatabase)是用戶對數(shù)據(jù)存儲的最終解釋。用戶的信息需求,應(yīng)首先界定概念數(shù)據(jù)庫。概念數(shù)據(jù)庫是綜合信息資源用戶的數(shù)據(jù)要求構(gòu)成的全局?jǐn)?shù)據(jù)庫,表示數(shù)據(jù)庫的整體數(shù)據(jù)組織狀況和邏輯結(jié)構(gòu)。

5.邏輯數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)。邏輯數(shù)據(jù)庫(LogicalDatabase)是系統(tǒng)分析設(shè)計人員的解釋。在關(guān)系數(shù)據(jù)庫模型中,邏輯數(shù)據(jù)庫是一組規(guī)范化的基本表(BaseTable),是從概念數(shù)據(jù)庫中映射出的所需信息。邏輯數(shù)據(jù)庫表示的是局部數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫邏輯結(jié)構(gòu)。

(三)信息資源規(guī)劃方案

在定義數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上,制定信息資源規(guī)劃方案,為業(yè)務(wù)流程重組提供依據(jù),為系統(tǒng)設(shè)計提供基礎(chǔ)。

在信息資源規(guī)劃中,將隱性資源轉(zhuǎn)變?yōu)轱@性資源,有序傳遞、整合、規(guī)劃和有效利用各類知識資源。因此,信息資源規(guī)劃是資源的知識管理規(guī)劃。信息技術(shù)的投資,可能不會給企業(yè)帶來明顯的效益,因為基于信息的競爭優(yōu)勢正在逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榛谥R管理的競爭優(yōu)勢,以信息資源規(guī)劃為核心的信息系統(tǒng)規(guī)劃,如果不實施知識管理,將不會產(chǎn)生顯著的信息化效益。

(四)資源整合

資源整合是信息資源規(guī)劃的關(guān)鍵。不僅僅信息整合,也包括各類顯性、隱性知識的整合。如何在整合各類知識資源中創(chuàng)新,是信息資源規(guī)劃的主要目的。在資源規(guī)劃中,既要考慮信息化建設(shè)前期的知識挖掘、分類、整合;也要考慮信息化實施過程中形成的各類資源的收集、分類、整合,如何有序傳遞、有效利用;

還應(yīng)考慮后信息化應(yīng)用過程中將要形成的分散的、孤立的、相互關(guān)聯(lián)的各類資源的整合。通過資源整合,實現(xiàn)資源最大可能的高度共享和有效利用,使內(nèi)容和服務(wù)提升到新的高度,消滅大量存在的“信息孤島”或“信息煙囪”,獲得信息價值的最大化;使信息技術(shù)的投資獲得增量,將潛在價值轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)發(fā)展的動力。

三、基于知識管理的信息工程監(jiān)理

在信息化建設(shè)中,采用全面質(zhì)量管理的思想。實施全面質(zhì)量管理,是信息工程監(jiān)理的控制目標(biāo)。美國質(zhì)量管理專家費根鮑姆(A.V.Fergenbaum)于20世紀(jì)60年代提出的全面質(zhì)量管理思想,是隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和經(jīng)營管理的需要逐步發(fā)展起來的現(xiàn)代化質(zhì)量管理學(xué)科。其深刻內(nèi)涵已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出一般意義的質(zhì)量管理領(lǐng)域,而成為一種綜合的、全面的經(jīng)營管理方式和理念。

如何在信息化建設(shè)中實行全面質(zhì)量管理,以保障信息系統(tǒng)工程的質(zhì)量,是需要在實踐中探索和研究的。信息化建設(shè)監(jiān)理機(jī)制是保障信息系統(tǒng)工程質(zhì)量的重要手段,“三控、二管、一協(xié)調(diào)”及知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)和安全控制是監(jiān)理的核心,也是在監(jiān)理過程中實行全面質(zhì)量管理的核心。

(一)全面質(zhì)量管理的定義

全面質(zhì)量管理在ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)中的定義為:“一個組織以質(zhì)量為中心,以全員參與為基礎(chǔ),目的在于通過讓顧客滿意和本組織所有成員及社會受益而達(dá)到長期成功的管理途徑”。在知識經(jīng)濟(jì)時代,這種管理應(yīng)向知識管理延伸和發(fā)展。建立知識管理體系,是提高企業(yè)競爭力、推動企業(yè)發(fā)展的動力。實施全面質(zhì)量管理就是建立質(zhì)量控制的知識管理體系。

知識管理貫穿信息化建設(shè)的始終,在全面質(zhì)量管理過程中得到體現(xiàn)。通過知識管理,幫助企業(yè)從已存在的信息中挖掘、分析、整合有用的知識,發(fā)現(xiàn)和創(chuàng)造新的知識,提升質(zhì)量管理的質(zhì)量。信息化的特征是技術(shù)和服務(wù),在知識管理中實現(xiàn)創(chuàng)新是信息化發(fā)展的源動力。

(二)信息工程的知識化監(jiān)理的內(nèi)涵

信息工程的知識化監(jiān)理,融合個人知識(經(jīng)驗、專業(yè)、技術(shù)等)積累和企業(yè)知識(記錄、文檔、文化等)積累,使質(zhì)量管理不僅僅停留在文檔化、參數(shù)化、流程化、制度化的作業(yè)中,而具有質(zhì)的提高,促進(jìn)個人知識和企業(yè)知識的相互轉(zhuǎn)化。

在監(jiān)理過程中,促成業(yè)主與承建方、業(yè)主與監(jiān)理方、業(yè)主與業(yè)主、承建方與監(jiān)理方之間的知識轉(zhuǎn)移。在信息化建設(shè)中,由于業(yè)主缺乏相應(yīng)的技術(shù)、知識、經(jīng)驗等準(zhǔn)備,監(jiān)理的介入可以幫助業(yè)主與承建方溝通,了解承建方的技術(shù)路線、設(shè)計思想、公司實力、技術(shù)服務(wù)和支持等;幫助業(yè)主與已實施信息化的企業(yè)交流,學(xué)習(xí)經(jīng)驗、吸取教訓(xùn)、規(guī)避風(fēng)險;提供對承建方的評價、解決方案的評價、項目實施方法的評價、項目階段和完成的評價以及技術(shù)服務(wù)和支持的評價等;提供風(fēng)險管理、質(zhì)量管理、進(jìn)度管理、投資管理、安全管理、文檔管理等相應(yīng)知識。在這個過程中,完成了多樣性、多方位、多層次的知識轉(zhuǎn)移。

信息工程監(jiān)理在信息化工程中,通過實施零缺陷、戴明環(huán)、6σ等全面質(zhì)量管理方法和ISO9000質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn),提高對質(zhì)量、質(zhì)量管理的認(rèn)識,形成以知識管理為基礎(chǔ)的質(zhì)量管理作業(yè)流程,保證信息工程的質(zhì)量。實現(xiàn)信息和知識資產(chǎn)的積累和保存,促進(jìn)內(nèi)部信息和知識的流通,達(dá)成組織內(nèi)部知識的共享。

四、信息工程監(jiān)理的知識結(jié)構(gòu)

(一)信息工程監(jiān)理的總體架構(gòu)

信息工程監(jiān)理的總體架構(gòu)由5部分構(gòu)成:⑴監(jiān)理目標(biāo)是信息系統(tǒng)工程總體目標(biāo)和任務(wù),包括五個階段,即項目孵化、規(guī)劃設(shè)計、項目實施、驗收測試和運(yùn)行維護(hù);⑵監(jiān)理范圍,即監(jiān)理職能×監(jiān)理內(nèi)容;⑶監(jiān)理實施;⑷監(jiān)理支撐;⑸系統(tǒng)評測。

(二)信息系統(tǒng)工程監(jiān)理的知識結(jié)構(gòu)

信息系統(tǒng)工程監(jiān)理的知識結(jié)構(gòu),由5個維度的知識空間組成:

1.監(jiān)理范圍。這個知識維度是由監(jiān)理職能和監(jiān)理內(nèi)容構(gòu)成的一個矩陣。監(jiān)理范圍是信息系統(tǒng)工程監(jiān)理知識結(jié)構(gòu)的核心,其它知識元素都是以監(jiān)理范圍為中心,輻射信息系統(tǒng)工程整個生命周期。

信息系統(tǒng)工程監(jiān)理包含7項職能:決策與領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃與設(shè)計、組織與人事、協(xié)調(diào)與溝通、控制與監(jiān)督、投資、評測與創(chuàng)新。主要內(nèi)容包括:質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、投資控制、安全控制、知識產(chǎn)權(quán)控制、信息管理、合同管理、組織協(xié)調(diào)。

2.監(jiān)理目標(biāo)。與信息系統(tǒng)工程監(jiān)理總體架構(gòu)中監(jiān)理目標(biāo)是對應(yīng)的。這個知識維度主要包含兩個內(nèi)容:

(1)信息系統(tǒng)工程的總目標(biāo)。這個總目標(biāo)因項目的不同而存在差異。信息系統(tǒng)工程監(jiān)理根據(jù)不同項目的特點,協(xié)助用戶在目標(biāo)選擇、制定中,考慮系統(tǒng)的前瞻性、實用性、先進(jìn)性、可靠性、安全性、業(yè)務(wù)流程重組或再造等。監(jiān)理的目標(biāo)就是支持和保證這個總目標(biāo)成功實現(xiàn)。

(2)信息系統(tǒng)工程的任務(wù)。信息系統(tǒng)工程的主要任務(wù)包括項目孵化、規(guī)劃設(shè)計、項目實施、測試驗收、運(yùn)行維護(hù)等。監(jiān)理的目標(biāo)就是保證工程項目各個階段任務(wù)目標(biāo)、質(zhì)量目標(biāo)、進(jìn)度目標(biāo)、投資目標(biāo)、安全目標(biāo)、知識產(chǎn)權(quán)目標(biāo)的順利實現(xiàn)。

3.監(jiān)理實施。在這個知識維度中,根據(jù)工程的特點、用戶的需求、進(jìn)度的安排、資金運(yùn)用及相關(guān)條件等,并參照信息系統(tǒng)工程生命周期內(nèi)的各個階段劃分監(jiān)理實施各階段。監(jiān)理的實施一般分為4個階段:前期準(zhǔn)備、監(jiān)理規(guī)劃、過程控制、監(jiān)理結(jié)束。但監(jiān)理實施的階段劃分并不一定與信息系統(tǒng)工程生命周期各階段有對應(yīng)關(guān)系。

4.系統(tǒng)評測。這個知識維度強(qiáng)調(diào)信息系統(tǒng)工程生命周期中各個階段的質(zhì)量評價、風(fēng)險評估、安全評測等。評測是在監(jiān)理范圍的知識維度內(nèi)調(diào)控。

5.監(jiān)理方法論。在監(jiān)理范圍內(nèi),根據(jù)項目特點,為實現(xiàn)監(jiān)理目標(biāo)采用的知識原理、方法、設(shè)施、工具、法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等的集合,是實施監(jiān)理的依據(jù)和手段。

信息系統(tǒng)工程監(jiān)理知識結(jié)構(gòu)一般是按照各個維度的知識展開,但5個維度的知識不是相互孤立的,它們之間相互滲透、相互融合。由此構(gòu)成信息系統(tǒng)工程監(jiān)理知識空間。

信息工程監(jiān)理,是我國獨特的項目管理約束機(jī)制。實施知識化監(jiān)理,是項目管理的延伸和發(fā)展。監(jiān)理單位應(yīng)注重信息化過程中,在以信息資源規(guī)劃為核心的信息化規(guī)劃中展現(xiàn)的知識特點、知識結(jié)構(gòu)和知識轉(zhuǎn)移等,注重企業(yè)內(nèi)部外部的知識積累和共享,用知識指導(dǎo)監(jiān)理。實現(xiàn)監(jiān)理過程的知識管理,極大提高信息工程的質(zhì)量。

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