應收款系統(tǒng)相關問題

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摘要：應收賬是企業(yè)資產(chǎn)的一個重要組成部分,主要用于核算和管理企業(yè)與客戶之間的往來款項。本文主要針對用友ERP應收款系統(tǒng)賬務處理被忽視的有關問題進行分析,并提出了解決方法。

關鍵詞：ERP;應收款系統(tǒng);忽視

在用友ERP-U8管理系統(tǒng)中,應收款系統(tǒng)屬于財務管理中的組成部分,主要用于核算和管理企業(yè)與客戶之間的往來款項。

一、收款單據(jù)處理容易被忽視的問題及解決方法

收款單據(jù)處理主要是對結(jié)算單據(jù)(收款單、付款單即紅字收款單)進行管理。具體操作時應用以下方法解決問題:

(一)如何形成預收款

如果預收了一個客戶的款項,當時還沒有發(fā)生銷售業(yè)務,則可以錄入收款單,選擇款項類型為預收款,則將該筆款項全部作為預收款。若一筆款項中,既包含了客戶支付的應收款,又包含客戶提前支付的預收款,則可將此筆業(yè)務錄入收款單,表體分為兩條記錄,支付應收款部分款項類型為應收款,支付預收款部分款項類型為預收款。

(二)代付款的形成與處理

如果收到一個單位的一筆款項,但它是為另外一個單位付的款。這時有兩種處理方式:將付款單位直接記錄為另外一個單位,金額為代付金額(即是正常的收款單)。將付款單位仍然記錄為該單位,但通過在表體輸入代付客戶的功能處理代付款業(yè)務。這種方式的好處是既可以保留該筆付款業(yè)務的原始信息,又可以處理同時代多個單位付款的情況。

二、核銷處理容易被忽視的問題及解決方法

核銷處理指日常進行的收款核銷應收款的工作。系統(tǒng)提供手工核銷、自動核銷兩種方式。舉例:12月12日,銷售部收到某公司交來轉(zhuǎn)賬支票一張,金額78000元,用以歸還前欠貨款。這是一筆核銷應收款的業(yè)務。具體操作時應注意:

(一)手工核銷

1.手工核銷時一次只能顯示一個客戶的單據(jù)記錄,且結(jié)算單列表根據(jù)表體記錄明細顯示。當結(jié)算單有代付處理時,只顯示當前所選客戶的記錄。若需要對代付款進行處理,則需要在過濾條件中輸入該代付單位,進行核銷。

2.一次只能對一種結(jié)算單類型進行核銷,即手工核銷的情況下需要將收款單和付款單分開核銷。

3.手工核銷保存時,若結(jié)算單列表的本次結(jié)算金額合計大于或小于被核銷單列表的本次結(jié)算金額合計,系統(tǒng)提示用戶:結(jié)算金額不相等,不能保存。

4.核銷的記賬日期=處理時注冊日期。

5.若發(fā)票中同時存在紅藍記錄,則核銷時先進行單據(jù)的內(nèi)部對沖。

(二)自動核銷

1.自動核銷可對多個客戶進行核銷處理,依據(jù)核銷規(guī)則對客戶單據(jù)進行核銷處理。

2.自動核銷允許在取消操作中按客戶進行分別取消核銷處理。

三、轉(zhuǎn)賬處理容易被忽視的問題及解決方法

轉(zhuǎn)賬處理:在日常處理中,經(jīng)常會發(fā)生以下幾種轉(zhuǎn)賬處理的情況。應收沖應付:用客戶的應收賬款沖抵供應商的應付款項。應收沖應收:當一個客戶為另一個客戶代付款時,發(fā)生應收沖應收情況。預收沖應收:處理客戶的預收款和該客戶應收欠款的轉(zhuǎn)賬核銷業(yè)務。紅票對沖:當發(fā)生退貨時,用紅字發(fā)票對沖藍字發(fā)票。僅舉一例,其他同理。

舉例:12月18日,用某公司交來的20000元訂金沖抵其期初應收款項。這是一筆預收沖應收的業(yè)務。具體操作時應注意:第一,每一筆應收款的轉(zhuǎn)賬金額不能大于其余額。第二,應收款的轉(zhuǎn)賬金額合計應該等于預收款的轉(zhuǎn)賬金額合計。第三,在初始設置時,如果將應收科目和預收科目設置為同一科目,將無法通過預收沖應收功能生成憑證。第四,如果是紅字預收款和紅字應收單進行沖銷,要把過濾條件中的“類型”選為“付款單”。第五,如果有一筆預收款也可不沖應收款,待收到此筆貨款的剩余款項并進行核銷時,再同時使用此筆預收款進行核銷。

四、壞賬處理容易被忽視的問題及解決方法

壞賬處理主要包括壞賬計提、壞賬發(fā)生、壞賬收回等。具體操作時應注意:

(一)計提壞賬準備

系統(tǒng)提供計提壞賬的方法。以應收賬款百分比法為例。1.初次計提時,首先應在初始設置進行設置。設置內(nèi)容包括提取比率、壞賬準備期初余額。2.應收賬款的余額默認值為本會計年度最后一天的所有未結(jié)算完的發(fā)票和應收單余額之和減去預收款數(shù)額。

(二)壞賬收回處理

在錄入一筆壞賬收回的款項時,應該注意不要把該客戶其他的收款業(yè)務與該筆壞賬收回業(yè)務錄入到同一張收款單中。舉例:12月20日,某客戶付了一筆貨款,同時還付了一筆以前的壞賬款項,這時,應錄入兩張收款單,分別記錄收到的貨款和收到的壞賬款項。另外,壞賬收回制單不受系統(tǒng)選項中“方向相反分錄是否合并”選項控制。

(三)壞賬制單處理

1.制單日期系統(tǒng)默認為當前業(yè)務日期。制單日期應大于等于所選單據(jù)的最大日期,但小于等于當前系統(tǒng)日期。2.如果同時使用了總賬系統(tǒng),且總賬選項要求制單序時,所輸入的制單日期應該滿足制單日期序時要求:即大于同月同憑證類別的最大日期。

在應收款管理的各個業(yè)務處理環(huán)節(jié),都可能由于各種各樣的原因造成操作失誤,為方便修改,系統(tǒng)提供取消操作功能,可將其恢復到操作前的狀態(tài)。操作步驟:在菜單條上選取〖其他處理〗-〖期末處理〗-〖取消操作〗。取消操作類型包括取消核銷、取消壞賬處理、取消匯兌損益、取消票據(jù)處理、取消并賬等幾類。取消操作一般受一定條件限制。僅舉一例,其他同理。在具體操作時不能取消操作的原因總結(jié)如下:如果選擇恢復票據(jù)處理前狀態(tài),第一,如果票據(jù)日期在已經(jīng)結(jié)賬的月份內(nèi),不能被恢復。第二,如果票據(jù)在處理后已經(jīng)制單,應先刪除其對應的憑證,再進行恢復。第三,票據(jù)轉(zhuǎn)出后所生成的應收單如果已經(jīng)進行了核銷等處理,則不能恢復。第四,票據(jù)背書的對象如果是應付賬款系統(tǒng)的供應商,且應付賬款系統(tǒng)該月份已經(jīng)結(jié)賬,則也不能恢復。第五,票據(jù)計息和票據(jù)結(jié)算后,如果又進行了其他處理,例如票據(jù)貼現(xiàn)等,則也不能恢復。

六、月末結(jié)賬處理容易被忽視的問題及解決方法

月末結(jié)賬:如果確認本月的各項處理已經(jīng)結(jié)束,可以選擇執(zhí)行月末結(jié)賬功能。當執(zhí)行了月末結(jié)賬功能后,該月將不能再進行任何處理。在具體操作時不能進行月末結(jié)賬的原因總結(jié)如下:第一,如果這個月的前一個月沒有結(jié)賬,則本月不能結(jié)賬。第二,應收款系統(tǒng)與銷售系統(tǒng)集成使用,應在銷售系統(tǒng)結(jié)賬后,才能對應收款系統(tǒng)進行結(jié)賬處理。第三,如果本月的結(jié)算單還有未審核的,不能結(jié)賬。第四,如果當月總賬系統(tǒng)已經(jīng)結(jié)賬,那么不能執(zhí)行應收款系統(tǒng)取消結(jié)賬功能。

【參考文獻】

[1]用友軟件股份有限公司編.ERP財務管理系統(tǒng)應用專家實驗教程[M].北京:中國物資出版社,2004.

[2]王新玲,汪剛.會計信息系統(tǒng)實驗教程[M].北京:清華大學出版社2006(9).