論建筑檔案管理工作

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一、建筑工程檔案的特點(diǎn)

建設(shè)工程檔案是指建設(shè)工程的立項(xiàng)審批、可行性驗(yàn)收、項(xiàng)目評(píng)估、論證、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、竣工驗(yàn)收及改擴(kuò)建等工作中形成的應(yīng)當(dāng)保存的各種文字、圖紙、圖標(biāo)、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的記錄。隨著工程建設(shè)規(guī)模的逐年擴(kuò)大，提高和監(jiān)督工程質(zhì)量的手段、措施不斷完善，建設(shè)工程檔案管理主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

1．建筑工程檔案具有單一獨(dú)立性、真實(shí)性、適用性等特點(diǎn)。檔案隨著工程建設(shè)同步完成的，反映了一個(gè)獨(dú)立建筑本身的整體性;檔案形成后需要工程質(zhì)量監(jiān)督單位進(jìn)行竣工驗(yàn)收，這就需要保證這些資料與工程實(shí)體一致;讓檔案考核工程建設(shè)、檢查工作建設(shè)，讓建筑工程檔案作為建筑的永久原始記錄。

2．建設(shè)工程檔案是建設(shè)工程質(zhì)量的反映。工程檔案是建設(shè)活動(dòng)的直接產(chǎn)物，全面的反映了工程建設(shè)的全過程，對(duì)建筑實(shí)體具有質(zhì)量責(zé)任監(jiān)督作用，一旦建筑工程質(zhì)量出現(xiàn)問題，可以從工程項(xiàng)目資料查找原因。

3．檔案質(zhì)量管理與工程管理相統(tǒng)一。施工單位從工程管理出發(fā)，建立健全建設(shè)工程檔案管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，隨著建筑工程的進(jìn)行，資料收集工作也在進(jìn)行。防止施工單位在建設(shè)初期不注重文件材料收集，到工程完工后，資料收集倉促，簽字、蓋章手續(xù)不全，影響了建設(shè)單位竣工備案和交付使用。

二、建筑工程檔案的歸檔范圍

1．綜合性文件資料。為了確保建筑工程檔案收集的全面、準(zhǔn)確，必須首先了解檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，了解檔案資料中應(yīng)收集的文件。在施工前，必須具有上級(jí)批準(zhǔn)進(jìn)行施工的文件，還有計(jì)劃任務(wù)書;地質(zhì)勘查單位提供的地質(zhì)、水文、氣象、地震等勘查文件;相關(guān)政府部門對(duì)工程開工的審批文件;工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同等綜合性文件資料。

2．土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料。在施工現(xiàn)場(chǎng)，檔案管理人員要深入施工一線，收集施工中的各項(xiàng)文件資料。如開工竣工報(bào)告，圖紙會(huì)審、變更、技術(shù)交底等材料，項(xiàng)目施工組織設(shè)計(jì)，監(jiān)理規(guī)劃，工程會(huì)議記錄等;施工中所用原材料、半成品的質(zhì)量檢驗(yàn)證明文件和試驗(yàn)文件;混凝土、砂漿配合比及試驗(yàn)報(bào)告;隱蔽工程驗(yàn)收記錄，沉降、位移、變形等觀測(cè)記錄等。要保證資料收集工作與施工進(jìn)度同步，防止施工完成后，資料收集不全、無簽字和蓋章等問題出現(xiàn)。

3．竣工圖。建筑工程檔案資料中包括各種圖紙資料，如總平面布置竣工圖、室外各種管線竣工圖、建筑工程竣工圖、裝飾工程竣工圖、結(jié)構(gòu)工程竣工圖、給排水工程竣工圖、空調(diào)通風(fēng)工程竣工圖等。

三、建筑工程檔案存在的問題及管理措施

1．存在的問題。

(1)忽視對(duì)檔案資料的使用。檔案管理部門忽視了檔案資料利用的宣傳工作，當(dāng)建筑出現(xiàn)質(zhì)量問題后，很少利用工程檔案查找原因，失去了檔案資料的作用。

(2)忽視了檔案資料對(duì)相似工程的作用。對(duì)待相似工程，管理者沒有充分發(fā)揮檔案資料的參考作用。

(3)檔案編制人員專業(yè)技能欠缺，沒有認(rèn)真負(fù)責(zé)的完成工程檔案編制工作，造成檔案資料收集不規(guī)范，缺乏必要的真實(shí)性，不能達(dá)到檔案利用的效果。

(4)檔案管理人員對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)資料收集不夠重視。檔案管理人員對(duì)工作不負(fù)責(zé)任，不親臨現(xiàn)場(chǎng)了解一手施工資料，造成簽證資料和變更資料欠缺，對(duì)施工決預(yù)算有一定的影響。

(5)檔案管理人員收集資料倉促，整理、歸檔和移交過程不夠流暢，不能及時(shí)將檔案移交給檔案管理部門。

2．管理措施。

(1)建立健全檔案管理制度。為了加強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，施工單位必須根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)施工情況建立健全檔案管理制度、措施。同時(shí)要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項(xiàng)目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中應(yīng)該明確自己的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理工作，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)要完成文件資料的驗(yàn)收工作，建設(shè)遺留問題，保證歸檔質(zhì)量。

(2)進(jìn)行施工現(xiàn)場(chǎng)辦公工作。檔案管理人員必須跟著施工進(jìn)度進(jìn)行資料收集，在工程施工，尤其是關(guān)鍵工序和隱蔽工程施工中，必須進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，了解工程進(jìn)展情況，并做好詳細(xì)記錄，使得檔案管理工作走向良性循環(huán)的軌道上來。

(3)建立檔案檢索系統(tǒng)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理部門建立了現(xiàn)代化的檔案管理方法，開發(fā)了檔案檢索系統(tǒng)，將圖像檔案、影像檔案、電子文件檔案代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，加大了檔案收藏的信息量，同時(shí)提高了檔案管理部門協(xié)調(diào)工作能力，方便了檔案利用效率。

(4)及時(shí)做好傳遞和變更記錄。在施工過程中，可能會(huì)遇到設(shè)計(jì)不合理，無法進(jìn)行施工而必須進(jìn)行變更的情況，這就需要檔案管理人員及時(shí)進(jìn)行處理，保證檔案的完整性、有效性，只有充分了解工程中的變化情況，才能防止這些資料的丟失和損毀。

(5)提高檔案管理人員的素質(zhì)。增強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)，嚴(yán)格履行職責(zé)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員的培訓(xùn)，讓他們了解檔案收集和管理過程中會(huì)形成那些類型的文件，哪些是屬于有保存價(jià)值的檔案，使得檔案管理人員有理論、懂技術(shù)、會(huì)管理、業(yè)務(wù)精，從而提高檔案管理隊(duì)伍的管理服務(wù)水平，采用科學(xué)的管理方法，更好的服務(wù)于建設(shè)工程檔案管理工作，同時(shí)檔案管理人員要更新觀念，提高認(rèn)識(shí)，變被動(dòng)為主動(dòng)，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)和掌握有關(guān)法律法規(guī)的內(nèi)容和主管部門的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運(yùn)用，提高檔案管理工作的水平。

(6)嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收質(zhì)量關(guān)。嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗(yàn)收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。竣工驗(yàn)收時(shí)，建設(shè)單位應(yīng)該按照國(guó)家檔案局重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目整體驗(yàn)收的組織原則，對(duì)工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使竣工材料做到真實(shí)、完備、及時(shí)，歸檔范圍符合要求。檔案驗(yàn)收的重點(diǎn)是檢查項(xiàng)目前期文件、隱蔽工程材料和竣工圖的編制，必須將工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步，保證建筑工程檔案符合移交要求。

四、結(jié)語

建筑工程檔案管理工作在工程建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用，需要各個(gè)部門加強(qiáng)配合，采取積極有效的方法和措施，才能提高工程建設(shè)檔案的質(zhì)量，使得建筑工程檔案對(duì)城市建設(shè)發(fā)揮更好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。