市區(qū)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定

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第一章總則

第一條為了加強(qiáng)對(duì)本市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理,確保重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《廣東省檔案管理規(guī)定》、《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》、《國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法》、《國家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》和《國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等法律、法規(guī)、規(guī)章，結(jié)合我市實(shí)際，特制定本辦法。

第二條重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)管理過程中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄,是指建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式全部文件,包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目竣工文件和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等。

第二章各部門管理職責(zé)

第三條市及各區(qū)檔案行政管理部門主管本市、區(qū)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作,必須認(rèn)真履行監(jiān)督和指導(dǎo)的職能,把好項(xiàng)目檔案關(guān)，做好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案登記和報(bào)送工作，參加檔案專項(xiàng)驗(yàn)收及工程竣工驗(yàn)收工作。

在項(xiàng)目立項(xiàng)階段，市、區(qū)國家綜合檔案館應(yīng)向項(xiàng)目建設(shè)單位（業(yè)主、項(xiàng)目法人）提出并協(xié)商重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)館的移交接收范圍。

第四條項(xiàng)目主管部門要對(duì)市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo),做好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案登記，及時(shí)報(bào)送當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門，參加檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作。

第五條項(xiàng)目建設(shè)單位（業(yè)主、項(xiàng)目法人）要按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理檔案的原則，做好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料的形成、積累、整理、歸檔和保管工作；做好電子文件管理；做好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案登記和報(bào)送工作；負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)勘察設(shè)計(jì)單位、參建單位和監(jiān)理單位編制項(xiàng)目竣工文件和整理項(xiàng)目文件。

第三章檔案管理登記制度

第六條重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案既是重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的歷史記錄，也是項(xiàng)目投產(chǎn)后運(yùn)行、維修、管理、改擴(kuò)建和技改等工作的重要依據(jù)。為了及時(shí)掌握重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作情況，加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)，檔案行政管理部門、項(xiàng)目主管部門、項(xiàng)目建設(shè)單位要做好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的登記工作。

第七條*市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記范圍是包括國家、省、市發(fā)展和改革部門的國家、省、市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目名單的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目；市檔案行政管理部門每年公布需要登記的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目名單，并統(tǒng)一部署對(duì)全市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的登記工作；各項(xiàng)目主管部門的檔案機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目建設(shè)單位（業(yè)主、項(xiàng)目法人）和項(xiàng)目所在地的區(qū)檔案行政管理部門應(yīng)做好對(duì)本部門和本地區(qū)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記工作的組織、指導(dǎo)和監(jiān)督工作。

凡新建、在建、收尾和竣工試生產(chǎn)的國家、省、市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，按隸屬關(guān)系組織登記。屬于行業(yè)主管部門的，由項(xiàng)目主管部門的檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織填寫“重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表”，同時(shí)抄送項(xiàng)目所在地的區(qū)檔案行政管理部門，便于相互配合，監(jiān)督指導(dǎo)；屬于地方的，由項(xiàng)目所在地的區(qū)檔案行政管理部門負(fù)責(zé)組織填報(bào)。

第八條登記工作的要求

（一）項(xiàng)目主管部門檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)與市、區(qū)檔案行政管理部門互通情況，互相合作，以保證重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理登記完整、準(zhǔn)確。

（二）項(xiàng)目主管部門檔案機(jī)構(gòu)和市、區(qū)檔案行政管理部門對(duì)于新建項(xiàng)目應(yīng)按本辦法第七條及時(shí)組織監(jiān)督建設(shè)單位（或項(xiàng)目法人）做好檔案管理登記，建立檔案工作。

（三）要保證項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，特別要認(rèn)真做好項(xiàng)目檔案的預(yù)驗(yàn)收工作。項(xiàng)目主管部門檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)主動(dòng)與項(xiàng)目建設(shè)部門加強(qiáng)聯(lián)系，根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃工期和進(jìn)度，及時(shí)對(duì)登記的項(xiàng)目提出檔案驗(yàn)收要求。隸屬于地方的項(xiàng)目，市、區(qū)檔案行政管理部門應(yīng)按各自管理范圍，及時(shí)對(duì)登記的項(xiàng)目組織預(yù)驗(yàn)收。預(yù)驗(yàn)收結(jié)束后，驗(yàn)收組織單位應(yīng)按本辦法第七條及時(shí)做好項(xiàng)目檔案管理登記、報(bào)送工作。

（四）項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，應(yīng)按本辦法第七條及時(shí)做好項(xiàng)目檔案管理登記、報(bào)送工作。市、區(qū)檔案行政管理部門根據(jù)填表情況不定期地對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行抽查。

第九條為確保重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的正常秩序，任何部門和單位不得向重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目收取任何名目的工程檔案保證金和任何形式的檔案管理費(fèi)用。

第四章檔案資料整理、歸檔要求

第十條項(xiàng)目建設(shè)單位（業(yè)主、項(xiàng)目法人）、籌建部門、勘察單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位要把項(xiàng)目建設(shè)文件材料（包括電子文件）的形成、積累、整理和歸檔工作納入項(xiàng)目建設(shè)管理的工作程序，列入工程技術(shù)人員的職責(zé)范圍，并有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施。

第十一條項(xiàng)目建設(shè)單位（業(yè)主、項(xiàng)目法人）要確定重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作“以一流工程建一流檔案”的目標(biāo)，負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)勘察設(shè)計(jì)單位、施工單位和監(jiān)理單位編制項(xiàng)目竣工文件和整理項(xiàng)目文件。

在簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)訂立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項(xiàng)目文件以及所提交文件的整理、歸檔和移交的義務(wù)。

項(xiàng)目文件的收集、整理、歸檔和項(xiàng)目檔案的移交應(yīng)與項(xiàng)目的立項(xiàng)準(zhǔn)備、建設(shè)和竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。

項(xiàng)目建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位和材料、構(gòu)件及設(shè)備供應(yīng)單位應(yīng)根據(jù)本辦法的要求，完成各自職責(zé)范圍或合同規(guī)定的竣工文件的編制和項(xiàng)目文件整理、歸檔工作。

檔案分類、整理、歸檔按《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(DA/T28-*)執(zhí)行。

第十二條項(xiàng)目建設(shè)單位（業(yè)主、項(xiàng)目法人）各機(jī)構(gòu)、各施工承包單位、監(jiān)理單位應(yīng)在建設(shè)項(xiàng)目完成后應(yīng)將經(jīng)整理、編目的項(xiàng)目文件按合同協(xié)議規(guī)定的要求，向項(xiàng)目建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔。

根據(jù)基本建設(shè)程序和項(xiàng)目特點(diǎn)，歸檔可按階段分期進(jìn)行，也可在單項(xiàng)工程或單位工程完成并通過竣工驗(yàn)收后與竣工驗(yàn)收文件一并歸檔。

歸檔文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，應(yīng)記述和反映建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工及竣工驗(yàn)收的全過程，真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映項(xiàng)目建設(shè)過程和竣工時(shí)的實(shí)際情況，圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備,文件質(zhì)量應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。

勘察、設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理單位需要向項(xiàng)目建設(shè)單位（業(yè)主、項(xiàng)目法人）歸檔的文件，應(yīng)按國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定要求單獨(dú)立卷歸檔。

外文資料應(yīng)將題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文，經(jīng)翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。

第十三條項(xiàng)目文件的歸檔審查工作，施工單位在項(xiàng)目竣工文件收集，編制和整理后，應(yīng)依次由竣工文件的編制方、質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理部門對(duì)文件的完整、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查或三方會(huì)審，經(jīng)項(xiàng)目建設(shè)單位（業(yè)主、項(xiàng)目法人）確認(rèn)并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄全部交項(xiàng)目建設(shè)單位（業(yè)主、項(xiàng)目法人）檔案管理機(jī)構(gòu)。

第五章項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收

第十四條檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分。未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。

第十五條項(xiàng)目法人應(yīng)將項(xiàng)目檔案工作納入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃和管理程序，與項(xiàng)目建設(shè)實(shí)行同步管理，建立項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和相關(guān)人員崗位責(zé)任制。

第十六條項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的組織:

（一）市政府及其計(jì)劃投資主管部門組織驗(yàn)收的項(xiàng)目，由市檔案行政管理部門組織項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收；

（二）跨市、區(qū)項(xiàng)目，由市檔案行政管理部門組織項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收；

（三）區(qū)屬項(xiàng)目，由區(qū)檔案行政管理部門組織項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收；

（四）市檔案行政管理部門對(duì)項(xiàng)目區(qū)主管部門檔案機(jī)構(gòu)、區(qū)檔案行政管理部門組織的項(xiàng)目檔案驗(yàn)收進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。項(xiàng)目區(qū)主管部門、區(qū)檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)驗(yàn)收前的咨詢、指導(dǎo)，必要時(shí)可組織預(yù)檢。

(五)市及各區(qū)檔案行政管理部門、項(xiàng)目主管部門檔案機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目建設(shè)單位（業(yè)主、項(xiàng)目法人）、勘察單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位要協(xié)助上級(jí)檔案行政管理部門做好在*市內(nèi)的國家、省重點(diǎn)項(xiàng)目的檔案管理工作。

第十七條項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組的組成:

（一）市檔案行政管理部門組織的檔案驗(yàn)收，驗(yàn)收組由市檔案行政管理部門、項(xiàng)目市主管部門等單位組成。

（二）項(xiàng)目區(qū)主管部門檔案機(jī)構(gòu)組織檔案驗(yàn)收的項(xiàng)目，驗(yàn)收組由項(xiàng)目區(qū)主管部門檔案機(jī)構(gòu)及項(xiàng)目所在區(qū)檔案行政管理部門等單位組成。

（三）凡在城市規(guī)劃范圍內(nèi)的項(xiàng)目，驗(yàn)收組成員應(yīng)包括項(xiàng)目所在地的城建檔案接收單位。

（四）驗(yàn)收組人數(shù)為不少于5人的單數(shù)，驗(yàn)收組組長(zhǎng)由驗(yàn)收組織單位人員擔(dān)任。必要時(shí)可邀請(qǐng)有關(guān)專業(yè)人員參加驗(yàn)收組。

第十八條項(xiàng)目法人應(yīng)向項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組織單位報(bào)送檔案驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告，并填報(bào)《國家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收申請(qǐng)表》（表略）。驗(yàn)收組織單位在收到申請(qǐng)報(bào)告的10個(gè)工作日內(nèi)應(yīng)作出答復(fù)。

第十九條項(xiàng)目檔案驗(yàn)收要求:

（一）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收3個(gè)月之前完成。

（二）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收以驗(yàn)收組織單位召集驗(yàn)收會(huì)議的形式進(jìn)行。

（三）檔案驗(yàn)收組全體成員參加項(xiàng)目檔案驗(yàn)收會(huì)議，項(xiàng)目法人、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理和生產(chǎn)運(yùn)行管理或使用單位的有關(guān)專業(yè)人員列席會(huì)議。

（四）檢查項(xiàng)目檔案采用質(zhì)詢、現(xiàn)場(chǎng)查驗(yàn)、抽查案卷的方式。抽查檔案的數(shù)量為項(xiàng)目檔案總卷數(shù)的15%。抽點(diǎn)為項(xiàng)目前期管理性文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等。

（五）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收應(yīng)根據(jù)DA/T28-*《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》，對(duì)項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行評(píng)價(jià)。

第二十條驗(yàn)收結(jié)果分為合格與不合格。驗(yàn)收組半數(shù)以上成員同意通過驗(yàn)收的為合格。

第二十一條檔案驗(yàn)收合格的項(xiàng)目，由驗(yàn)收組出具檔案驗(yàn)收意見。

第二十二條檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，由驗(yàn)收組提出整改意見，要求項(xiàng)目法人于項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前對(duì)存在的問題限期整改，并進(jìn)行復(fù)查。復(fù)查后仍不合格的，不得進(jìn)行竣工驗(yàn)收。驗(yàn)收組提請(qǐng)有關(guān)部門對(duì)項(xiàng)目法人通報(bào)批評(píng)，造成檔案損失的應(yīng)依法追究有關(guān)人員責(zé)任。

第二十三條在對(duì)每一重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收時(shí)，驗(yàn)收人員要認(rèn)真履行職責(zé)對(duì)應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料加以驗(yàn)收。組織重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收時(shí)，按《國家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》執(zhí)行。

第六章檔案的移交、收集

第二十四條項(xiàng)目參建單位應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)，將工程立項(xiàng)至竣工全過程的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案按要求立卷整理后，向有關(guān)項(xiàng)目建設(shè)單位（業(yè)主、項(xiàng)目法人）檔案部門移交。

項(xiàng)目建設(shè)單位（業(yè)主、項(xiàng)目法人）應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后6個(gè)月內(nèi)，將工程立項(xiàng)至竣工全過程的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案按要求立卷整理后，向有關(guān)城建檔案部門移交。移交時(shí)應(yīng)明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等，并有完備的清點(diǎn)、簽字等交接手續(xù)。并報(bào)有關(guān)的檔案行政管理部門備案。

第二十五條為了豐富國家綜合檔案館館藏，市、區(qū)國家綜合檔案館要注意接收有地方特色重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)館（主要是接收重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的竣工圖）。已實(shí)現(xiàn)“綜合檔案館、城建檔案館、房產(chǎn)檔案館”合一的，則不在此列。