檔案管理工作質(zhì)量提升路徑

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摘要：大數(shù)據(jù)時代來臨對各領(lǐng)域均造成深遠影響，檔案管理工作便屬于其中代表。基于此，簡單分析大數(shù)據(jù)背景下檔案管理特點，結(jié)合大數(shù)據(jù)背景下檔案管理面臨的機遇和挑戰(zhàn)，深入探討檔案管理工作質(zhì)量提升路徑，以供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理；檔案隊伍

受多樣的數(shù)據(jù)信息種類和規(guī)模影響，檔案管理工作的難度持續(xù)提升，為更好地滿足新時期的檔案管理要求，必須設法提升檔案管理工作質(zhì)量。但結(jié)合實際調(diào)研可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作無法適應大數(shù)據(jù)時代變化的情況較為常見，改變這一現(xiàn)狀，正是本文研究的目標所在。

一、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理特點

1.檔案數(shù)據(jù)可用性增強

大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息總量增加迅速，面對海量的檔案信息數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)檔案管理模式無法滿足全面整理、深度加工、安全存儲需要。通過在檔案管理工作中引入大數(shù)據(jù)理念和技術(shù)，廣泛搜集海量檔案數(shù)據(jù)并開展深度加工，通過篩選、整理得到更具價值的檔案，檔案參考價值能夠在大數(shù)據(jù)背景下顯著提升。

2.檔案管理復雜性提高

受快速增加的檔案數(shù)據(jù)總量影響，多樣化的檔案類型也同時出現(xiàn)，這使得檔案能夠更好地滿足不同人群需要，且會導致檔案管理工作復雜性提高。在分類高復雜性檔案的過程中，如無法準確控制檔案信息種類，很容易出現(xiàn)混亂問題，檔案數(shù)據(jù)復雜性也會隨之提升。面對大數(shù)據(jù)背景下過于龐雜的檔案，檔案工作需要借助專業(yè)分析工具，否則將無法快速判斷檔案數(shù)據(jù)價值，檔案管理工作難度將隨之提升。

3.檔案管理動態(tài)性增加

在大數(shù)據(jù)背景下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理逐漸被數(shù)據(jù)存儲取代，這使得檔案管理的空間和內(nèi)容實現(xiàn)一定拓展。對于不需要實質(zhì)存儲空間進行占用的檔案信息存儲來說，檔案數(shù)據(jù)整理和搜集受到的時空限制大幅降低，檔案人員能夠開展動態(tài)化的檔案數(shù)據(jù)搜集、整理、存儲。對于人事檔案管理來說，動態(tài)檔案數(shù)據(jù)的管理需要聚焦人員的招聘、入職、離職等環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)的檔案管理僅能夠記錄關(guān)鍵檔案信息，但大數(shù)據(jù)背景下的動態(tài)化檔案管理則能夠?qū)崿F(xiàn)應收盡收、應錄盡錄，真實和全面的檔案管理能夠由此實現(xiàn)。

4.檔案管理便捷性提升

對于傳統(tǒng)檔案管理中的資料搜集、整理等工作來說，大數(shù)據(jù)技術(shù)帶來的影響較為深遠，多元化的數(shù)據(jù)渠道豐富了檔案數(shù)據(jù)類型，同時涉及結(jié)構(gòu)和非結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)。相比僅能夠保管紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)檔案管理，大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理可依托云數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)更為便捷的視頻、音頻數(shù)據(jù)存儲，更為便捷的檔案管理可由此實現(xiàn)。在存儲不同類型數(shù)據(jù)后，檔案數(shù)據(jù)類型可通過管理需求開展針對性轉(zhuǎn)換，同時深度挖掘分類后的檔案數(shù)據(jù)，檔案管理工作的實效性也將進一步提升。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理面臨的機遇和挑戰(zhàn)

1.機遇

檔案管理在大數(shù)據(jù)時代面臨著一系列新機遇，主要包括：第一，存儲空間提升。在傳統(tǒng)的黨校檔案管理工作中，僅能夠保存較為珍貴的檔案資料，但隨著黨校規(guī)模擴大，大幅增長的檔案信息已無法由傳統(tǒng)檔案管理方式管理。通過引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，實現(xiàn)更大容量的信息存儲，黨校檔案資源完整存儲需要可由此順利滿足；第二，提供高水平服務。傳統(tǒng)檔案管理多采用紙質(zhì)和電子形式存儲，前者在存儲空間和檢索方面存在限制，后者在利用深度和橫向聯(lián)系方面存在不足，二者均無法滿足新時期黨校事業(yè)發(fā)展需求。通過應用大數(shù)據(jù)技術(shù)，以往檔案管理存在的不足能夠有效解決，在大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)支持下，檔案價值能夠通過檔案工作更充分挖掘，更高水平的檔案服務可由此實現(xiàn)。

2.挑戰(zhàn)

檔案管理在大數(shù)據(jù)時代面臨的挑戰(zhàn)也需要得到重視，包括：第一，理念創(chuàng)新。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，黨校檔案人員更多關(guān)注存儲、整理、管理等基礎(chǔ)性工作，但對于存在龐大檔案資源的大數(shù)據(jù)時代，存儲、整理、管理等工作的界限開始模糊，檔案人員在檔案數(shù)據(jù)的調(diào)用和分析中需要全面應用大數(shù)據(jù)技術(shù)，這需要其升級工作理念，重構(gòu)工作方式、流程及邏輯；第二，安全挑戰(zhàn)。對于涉及復雜敏感信息的大數(shù)據(jù)來說，大數(shù)據(jù)背景下檔案密閉存在方式已經(jīng)被改變，信息泄露問題很容易出現(xiàn)，這與大數(shù)據(jù)背景下檔案管理常用的云存儲、軟硬磁盤等技術(shù)的存在直接關(guān)聯(lián)，為避免檔案數(shù)據(jù)泄露等問題出現(xiàn)，必須重點關(guān)注檔案安全；第三，人才挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)背景下檔案管理對人才存在較高需求，因此，必須做好檔案人才隊伍建設，大力培養(yǎng)復合型的檔案人才，這類人才需要同時掌握檔案專業(yè)知識和大數(shù)據(jù)技術(shù)，由此引發(fā)的挑戰(zhàn)也需要引起重視。

三、檔案管理質(zhì)量提升路徑

1.升級檔案管理意識

為保證檔案管理工作適應大數(shù)據(jù)背景，黨校檔案管理需要設法升級檔案管理意識，保證檔案管理相關(guān)人員真正認識到大數(shù)據(jù)對檔案管理工作的影響，同時樹立更高的檔案管理工作目標。大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作發(fā)展不僅需要關(guān)注硬件設施升級，同時還需要設法提升檔案人員的思想意識水平并樹立大數(shù)據(jù)檔案管理意識，保證檔案管理能夠與大數(shù)據(jù)時代實現(xiàn)緊密結(jié)合。為充分應用大數(shù)據(jù)技術(shù)，黨校檔案管理人員可以充分結(jié)合實際需求，形成檔案服務意識和大數(shù)據(jù)思維，進而主動參與檔案管理現(xiàn)代化模式建設，這一過程中，檔案人員服務意識持續(xù)升級極為關(guān)鍵，只有真正形成大數(shù)據(jù)檔案管理意識，大數(shù)據(jù)技術(shù)才能夠更好地得到利用，最終實現(xiàn)檔案服務能力提升。此外，檔案管理意識升級還需要同時關(guān)注檔案管理組織的優(yōu)化和調(diào)整，在黨校內(nèi)部建立專業(yè)的檔案部門，負責統(tǒng)一管理檔案，同時形成具體的檔案管理要求和標準，統(tǒng)一檔案工作流程、格式，并將該工作納入黨?？冃Э己梭w系，進而更好地提升檔案人員的責任心和思想意識水平，黨校內(nèi)部也能夠同時形成人人建檔、存檔、管檔、歸檔的新檔案管理格局，更好地適應大數(shù)據(jù)時代的挑戰(zhàn)。

2.健全檔案管理體系與機制

為更好地迎接大數(shù)據(jù)時代的挑戰(zhàn)，黨校檔案管理工作還需要設法健全檔案管理體系與機制。對于黨校檔案管理來說，檔案管理體系健全并非一朝一夕之功，而是屬于系統(tǒng)性、長期性工作，因此，在關(guān)注大數(shù)據(jù)時代變化的同時，還需要關(guān)注國家檔案事業(yè)發(fā)展與改革方向，同時充分結(jié)合黨校檔案管理實際情況，進而完成階段性規(guī)劃制定，分解檔案信息化管理體系建設的不同階段目標及任務，最終明確體系建設的具體路徑。但值得注意的是，在體系建設的過程中，需要充分結(jié)合檔案管理實際工作情況，進而形成較為靈活的體系建設路徑，這一過程中檔案人員需要充分積累崗位經(jīng)驗，同時學習國內(nèi)外先進經(jīng)驗，更好地解決工作中遇到的實際問題；在健全體系的同時，還需要關(guān)注機制的健全，機制健全應多方面應用大數(shù)據(jù)技術(shù)，進而針對性地設計新型檔案管理機制并將其落到實處，保證良好環(huán)境下檔案管理工作能夠持續(xù)完善，同時，提升檔案管理工作效率。為適應大數(shù)據(jù)時代，黨校檔案管理人員需要形成檔案數(shù)據(jù)共享認知，進而提升自身工作水平，更好為檔案使用者提供服務，這一過程需要結(jié)合具體的使用需求，打造共享服務平臺，充分貫徹檔案數(shù)據(jù)共享理念。具體實踐可以與不同地區(qū)、不同行業(yè)的檔案管理部門開展合作，在保證檔案安全的同時共同進行檔案系統(tǒng)開發(fā)，進而更好地滿足不同檔案的數(shù)據(jù)需求。通過檔案系統(tǒng)進行檔案數(shù)據(jù)的查詢和利用，身份驗證可使用大數(shù)據(jù)安全技術(shù)，同時考慮引入?yún)^(qū)塊鏈等新型技術(shù)，通過分級授權(quán)、利用，數(shù)據(jù)安全能夠更好的得到保障，檔案數(shù)據(jù)互聯(lián)共享服務機制可由此順利形成。

3.打造智慧檔案管理平臺

在打造檔案共享服務平臺的同時，還需要聚焦智慧檔案管理平臺的建設，這是由于檔案管理工作在大數(shù)據(jù)背景下不僅需要簡單羅列檔案數(shù)據(jù)，同時還需要依托各類大數(shù)據(jù)技術(shù)更為廣泛地收集檔案數(shù)據(jù)，并開展深度加工和全面應用，圍繞檔案數(shù)據(jù)開展的智慧化管理及應用探索極為關(guān)鍵。為提升黨校檔案管理工作的技術(shù)水平，智慧檔案管理平臺的建設存在尤為重要，該平臺能夠為檔案管理工作提供充足輔助，保證工作高效、高質(zhì)完成。具體的智慧檔案管理平臺打造應結(jié)合黨校需求，進而實現(xiàn)智能化檔案管理，具體的平臺打造需要關(guān)注頂層設計、底層設計、功能設計、應用設計，集成當時數(shù)據(jù)存儲和傳遞功能、監(jiān)管檔案數(shù)據(jù)安全、基于用戶需要針對性設計功能均屬于其中關(guān)鍵，通過打造完整而系統(tǒng)的智慧檔案管理平臺，保證檔案管理能夠更好地在大數(shù)據(jù)時代發(fā)揮自身功能。此外，在智慧檔案管理平臺支持下，黨校檔案人員還可以開展雙向數(shù)據(jù)化管理探索，在平臺中錄入檔案數(shù)據(jù)，應用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展結(jié)構(gòu)化分析，最終通過結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)形式存儲檔案，數(shù)字化檔案管理可由此進一步推進。在統(tǒng)計和分析檔案數(shù)據(jù)的過程中，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠更有層次地提供數(shù)據(jù)服務，這種服務不僅能夠滿足基本的用戶檔案數(shù)據(jù)需求，還可同時考慮用戶檢索周邊檔案數(shù)據(jù)的需要，以此形成檔案管理綜合性體系，即可實現(xiàn)綜合性和持續(xù)性的檔案管理發(fā)展，在雙向數(shù)據(jù)化管理支持下，檔案數(shù)據(jù)存儲周期延長、檔案數(shù)據(jù)檢索效率提升、用戶數(shù)據(jù)應用需求更好得到滿足均能夠順利實現(xiàn)。

4.升級檔案管理方式

檔案管理方式升級在大數(shù)據(jù)時代也存在較高必要性，具體升級可聚焦以下幾方面要點：第一，開展標準化的遠程調(diào)控檔案管理。依托大數(shù)據(jù)環(huán)境，需設法解決黨校檔案管理工作長期存在的標準化、規(guī)范化方面的不足，因此需要針對性優(yōu)化和規(guī)范檔案管理流程，并保證檔案數(shù)據(jù)收集、應用各環(huán)節(jié)的內(nèi)部資源共享，以此提升工作效率。遠程調(diào)控檔案管理還需要聚焦存儲方法優(yōu)選，應關(guān)注機械光盤存儲、硬盤存儲、云備份存儲、網(wǎng)絡云端存儲等不同存儲方式的優(yōu)缺點，進而最優(yōu)化選擇存儲方式，更好地提升管理工作的標準化水平；第二，反饋檔案數(shù)據(jù)管理。對于黨校檔案管理工作來說，大數(shù)據(jù)背景下的反饋檔案數(shù)據(jù)管理也需要得到重視。大數(shù)據(jù)背景下黨校需要通過硬件升級方式形成檔案大數(shù)據(jù)管理環(huán)境，該環(huán)境能夠?qū)n案管理進行一定反饋，這一過程需要關(guān)注大數(shù)據(jù)環(huán)境存在的安全性方面欠缺，同時提升檔案人員安全意識。基于大數(shù)據(jù)反饋和安全教育，檔案人員能夠更深入認識到自身工作的重要性，進而真正全身心投入工作，更好地利用大數(shù)據(jù)背景下升級的檔案管理軟硬件設備設施，這一過程需設法樹立檔案人員的終身學習意識，促使其主動參與到檔案管理新理論、新方法的學習，進而更好地滿足黨校檔案管理工作需要；第三，聚焦“垃圾數(shù)據(jù)”清除。海量信息屬于大數(shù)據(jù)的基本特征，考慮到海量數(shù)據(jù)會在基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案管理工作中產(chǎn)生，對于其中很多長時間存儲、不具備利用價值的檔案數(shù)據(jù)，可以將其稱為“垃圾數(shù)據(jù)”，如這類數(shù)據(jù)大量堆積，黨校檔案管理工作將受到一定影響，如導致檔案數(shù)據(jù)檢索速度下降、檔案數(shù)據(jù)獲取準確性下降、檔案管理平臺維護難度提升等。因此，黨校檔案管理人員需要定期開展“垃圾數(shù)據(jù)”處理，進而更好地打造安全、高速的大數(shù)據(jù)檔案環(huán)境。

5.提升風險防控水平

對比傳統(tǒng)檔案管理工作可以發(fā)現(xiàn)，大數(shù)據(jù)背景下檔案管理存在不同的管理模式，電子化管理模式取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式，但同時催生的檔案保密和安全問題也需要引起重視。在大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理探索中，必須做好安全管理，提升檔案管理的風險防控水平，具體需要引入精細化管理模式，把握大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作細節(jié)。具體實踐需要開展全鏈條的檔案管理風險隱患排查，同時分析可能存在的風險，制定科學、實用的管控措施及方案。對于檔案資料和檔案管理流程，需通過自動監(jiān)控設備設施進行監(jiān)管，監(jiān)管需要全天候24小時開展，避免安全監(jiān)管漏洞出現(xiàn)。考慮到黨校電子檔案總量快速增長，還應關(guān)注安全存儲體系建設，更好地打造安全的電子檔案存儲空間，同時優(yōu)選多樣化的存儲方式，真正滿足安全、實用等檔案存儲需求。此外，為更好地保證檔案安全，還需要聚焦容災備份工作，對于出現(xiàn)較大損害的檔案數(shù)據(jù)庫，運轉(zhuǎn)可通過異地保存的檔案資源恢復，相關(guān)損失和影響能夠降到最低。

6.建立大數(shù)據(jù)檔案隊伍

為適應大數(shù)據(jù)時代挑戰(zhàn)，黨校檔案管理工作必須高度關(guān)注大數(shù)據(jù)檔案人才的引進和培養(yǎng)，進而大力開展大數(shù)據(jù)檔案隊伍建設。對于大數(shù)據(jù)背景下黨校檔案管理工作來說，大數(shù)據(jù)檔案隊伍建設屬于基礎(chǔ)性工程，直接影響檔案工作水平，因此，需要重點培養(yǎng)兼具數(shù)據(jù)思維和專業(yè)知識的檔案人才。具體的隊伍建設可從大數(shù)據(jù)素養(yǎng)方面入手，同時設法提升檔案人員的大數(shù)據(jù)應用能力。對于黨?，F(xiàn)有的檔案人員，需要為其提供繼續(xù)教育培訓，包括現(xiàn)代化知識、電腦技能、管理科學、外語等，查漏補缺式培訓則需要圍繞各類管理人才和專業(yè)人才進行。黨校還需要結(jié)合大數(shù)據(jù)背景下自身的檔案管理需要引進專業(yè)人才，如專門從社會和高校招聘大數(shù)據(jù)專業(yè)人員，以此實現(xiàn)對檔案隊伍的擴充。大數(shù)據(jù)人才需要具備數(shù)據(jù)分析能力，如統(tǒng)計學、數(shù)學、自然語言處理、數(shù)據(jù)分析等，這種大數(shù)據(jù)獲取能力可較好服務于黨校檔案管理，通過綜合應用計算機知識和技術(shù)，即可滿足海量檔案數(shù)據(jù)的收集、整理及存儲需要，為相關(guān)行為和決策提供數(shù)據(jù)支持?；诰唧w需求，專業(yè)人才還需要借助技術(shù)進行大數(shù)據(jù)分析，如通過相關(guān)模型和方法進行分析并生成分析報告，實際問題解決可由此獲得依據(jù)。此外，黨校檔案部門還需要與外界開展合作，通過借智、借才方式更好地開展檔案管理工作，隊伍的團隊合作精神培養(yǎng)也需要同時得到重視，這關(guān)系著大數(shù)據(jù)背景下檔案數(shù)據(jù)分析任務能否高效高質(zhì)完成。

四、結(jié)論

綜上所述，檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時代需要有所變化。在此基礎(chǔ)上，本文涉及的升級檔案管理意識、健全檔案管理體系與機制、打造智慧檔案管理平臺、升級檔案管理方式、提升風險防控水平、建立大數(shù)據(jù)檔案隊伍等內(nèi)容，則提供了可行性較高的檔案管理工作升級路徑。為更好適應大數(shù)據(jù)時代，黨校檔案管理工作還需要關(guān)注檔案數(shù)據(jù)分布式存儲、檔案安全管理環(huán)境創(chuàng)造。

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作者:張曉晨